Контрольно-кассовая машина (ККМ) является устройством, необходимым для расчетов с покупателями в соответствии с федеральным законом №54ФЗ. Современная техника выполняет ряд важнейший функций - от регистрации продаж товаров и факта оказания услуг до отправки данных через оператора ОФД в налоговую. Все ККМ подлежат обязательной регистрации в реестре ФНС России. Для этого существует свой порядок, о котором мы поговорим подробнее.
Под контрольно-кассовыми машинами подразумевается сразу несколько видов устройств, способных осуществлять расчетные операции. В настоящее время аббревиатура ККМ практически выведена из оборота, и сейчас везде чаще можно увидеть сокращение ККТ – контрольно-кассовая техника, что, по сути, означает то же самое. Остановимся подробнее на наиболее востребованных сегодня видах оборудования.
Представляют собой компактные и недорогие устройства и способны работать независимо от ПК, поскольку оснащены собственным дисплеем, клавиатурой и чековым принтером. Питание автономной онлайн-кассы возможно как от аккумулятора, так и от сети. Имеют возможности передачи фискальных данных в ФНС, могут быть оборудованы разъемами для подключения других устройств (к примеру, сканера со штрих-кодом) и отлично подходят для выездной торговли. Однако к их серьезным недостаткам можно отнести неспособность работать с маркированными товарами.
Представляют собой усовершенствованную автономную ККТ, которая, тем не менее, обладает всем требуемым функционалом – оформление покупок, формирование чеков и их корректировка перед печатью, работа с базами данных и регистрация платежей по картам. Также способны сохранять и передавать информацию посредством фискального накопителя. Сегодня особенного востребованы малым бизнесом, по своему устройству и функциональности находятся где-то между автономными онлайн-кассами и смарт-терминалами и, в отличие от первых, могут работать с товарами с маркировкой.
Смарт-терминал – онлайн-касса, работающая базе планшетного компьютера с сенсорным экраном. На технику устанавливают специальное ПО, облегчающее работу кассира, и позволяющее проводит огромное количество операций и, кроме того, смарт-терминал уже совместим с современными облачными решениями в сфере товароучета. Устройство ККМ позволяет подключить к ней все необходимое оборудование, включая чековый принтер и сканер штрих-кодов. Смарт-терминалы радуют компактностью, отсутствием огромного количества проводов и возможностью установки в помещениях любой площади.
Данная разновидность онлайн-кассы представляет собой небольшое устройство кубической формы без монитора или клавиатуры – для работы его подключают к ПК, планшету или другому устройству с установленным кассовым ПО. К преимуществам ФР относят высокую скорость печати чека и впечатляющий рабочий ресурс. данное оборудование используется в магазинах с большим клиентопотоком, а также в случае проведения операций, которые невозможны на автономных кассах или смарт-терминалах.
POS-моноблок относится к наиболее продвинутому сегодня виду кассового оборудования. Оснащен достаточно большим и ярким сенсорным дисплеем и ОС с высокой производительностью, обеспечивающую простую установку кассового программного обеспечения. Несмотря на обширный функционал, ряд моноблоков также требует покупки фискального регистратора и чекового принтера для выдачи чеков покупателям и отправки данных через ОФД.
В отличие от моноблоков POS-системы представляют собой уже целый многофункциональный комплекс, обеспечивающий оперативную обработку информации и быстрые расчеты с покупателями в условиях любого клиентопотока. Обязательными компонентами системы считаются:
Наиболее эффективные комплексы также включают:
Сегодня ККТ должна работать везде, где осуществляются любые расчеты с покупателями – это магазины любой направленности и предприятия общественного питания, салоны красоты и сервис-центры, службы доставки и такси, и так далее.
С 2017 года был объявлен постепенный переход на онлайн-кассы для различных категорий предпринимателей. Каждые полгода ККТ обязаны были устанавливать очередные виды физических и юридических лиц. Последняя отсрочка – до 1 июля 2021 года – касалась ИП без найма работников, продающих товары собственного производства, оказывающих услуги или выполняющих какие-либо работы. Однако сегодня они уже должны вести расчет через онлайн-кассы.
Однако сегодня по-прежнему существуют категории, полностью освобожденные от применения любых ККМ. К ним относятся:
От применения онлайн-кассы также остаются освобождены:
Уточнить, кому не требуется устанавливать онлайн-кассы или ККМ, можно в п.2 статьи 2 закона №54-ФЗ – там представлен полный перечень компаний и предпринимателей, освобожденных от этой обязанности.
К выбору ККМ и ККТ в принципе стоит относиться серьезно: спонтанная покупка такого оборудования может привести к сложностям и дополнительным расходам в дальнейшем. Как правило, специалисты рекомендуют ориентироваться на ряд критериев, позволяющих сделать выбор более точным.
Если ваш бизнес стабилен или имеет серьезные перспективы, то вы вполне можете позволить себе покупку ККМ, цена на которые стартует от 10 тысяч рублей и варьируется в зависимости от функционала и производительности. Также стоит заложить в бюджет и средства на годовой контракт с оператором фискальных данных, настройку техники и покупку специализированного ПО – это, как минимум, еще 5-10 тысяч рублей.
Если вы еще только начинаете собственное дело, стоит подумать о покупке ККМ в рассрочку или о ее аренде. Такой вариант более рационален, поскольку позволяет сберечь средства для развития бизнеса с нуля.
Этот фактор прежде всего влияет на выбор онлайн-кассы по производительности. Так, если у вас небольшой магазин или компания, и проходимость не более 100 человек за смену, то вы вам вполне будет достаточно смарт-терминалов, печатающих чеки со скоростью до 70 мм/с.
Если клиентопоток средний, присмотритесь к оборудованию со скоростью печати 75-100 мм/с. Для обслуживания крупных торговых точек, популярных заведений общественного питания и востребованных компаний по оказанию услуг используют фискальные регистраторы с высокой производительностью и скоростью печати чека от 200 мм/с.
Это может показаться странным, но ширина ленты, которую вы будете использовать для печати, также имеет значение. Так, в большинстве случаев используется лента со стандартной шириной 57-58 мм, однако если в ассортимент включены спиртные напитки, вам необходимо привести информацию на чеке в соответствие с требованиями системы ЕГАИС – а для этого потребуется более широкая лента и, соответственно, ККМ, которая может с ней работать. Примером такой техники можно назвать фискальный регистратор Ритейл-01Ф, способный печатать чеки на ленте 80 мм.
Выбор онлайн-кассы во многом зависит и от характера вашего бизнеса. Так, если он подразумевает выездную торговлю, курьерские или иные транспортные услуги, то лучше остановиться на мобильных решениях – автономной ККТ или смарт-терминалах с достаточно мощным аккумулятором. Также стоит позаботиться и о возможности приема безналичных платежей. В этом случае стоит выбрать онлайн-кассу с эквайрингом – к примеру, POScenter-Bank-Ф.
Если вам требуется стационарное оборудование для обычного магазина, где не планируются выезды, то вы вполне можете выбрать ККТ с питанием от электросети. Некоторые из них также оснащены аккумуляторами для автономной работы, обеспечивающими функционирование техники даже при отключении электричества.
Данный критерий подразумевает максимальную эргономичность оборудования. Если помещение, где вы планируете разместить ККМ, имеет достаточно солидную площадь, вы можете выбрать вариант практически любого размера. Однако если места совсем немного, стоит подобрать более компактную модель – не исключено, что даже с возможностью монтажа на вертикальной поверхности. Изучите каталоги производителей более внимательно: для некоторых моделей предусмотрены весьма удобные держатели.
Чем больше ассортимент магазина, тем производительнее должна быть кассовая техника. Так, для крупных торговых сетей независимо от предлагаемых ими товаров – будь то бытовая химия, продукты питания или стройматериалы – обычно предлагают современные и функциональные POS-системы, которые отличаются не только обширным перечнем опций, но и способностью обрабатывать сотни, а иногда и тысячи товарных позиций. Для ритейла данного типа требуется техника с объемом оперативной памяти не менее 2 ГБ.
Если ваш магазин отличается более скромным масштабом и ассортиментом, или вы владеете небольшой фирмой по оказанию услуг, вам вполне подойдут смарт-терминалы – более компактные и доступные по цене, но при этом не менее функциональные.
Не менее важным фактором для приобретения контрольно-кассовой техники являются и особенности конкретного бизнеса. Рассмотрим этот момент более детально:
После покупки кассового оборудования важно точно знать, как зарегистрировать ККМ в Федеральной налоговой службе – иначе говоря, поставить ее на учет. Сегодня подать заявление можно и удаленно – для этого вам потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, регистрация в личном кабинете ФНС России и действующий заключенный контракт с оператором фискальных данных. При этом важно выбрать оператора, включенного в специальный реестр ФНС: если ОФД нет в перечне, у него нет прав на обработку фискальных данных.
Для подачи заявки на регистрацию кассы необходимо действовать в следующем порядке:
В параметрах заявления требуют указать:
Место установки вашего кассового оборудования можно выбрать только из справочника ФИАС – Федеральной информационной адресной системы. Перед тем как регистрировать ККМ, необходимо посетить сайт и проверить в базе наличие адреса или как минимум улицы, на которой будет располагаться ваша компания или офис. Если адреса в справочнике ФИАС нет, необходимо отправить в администрацию района регистрации компании заявку на включение объекта в адресную систему. К заявке потребуется приложить правоустанавливающие документы.
Также в электронный бланк заявления потребуется внести наименование ОФД, с которым у вас заключен договор – для этого достаточно выбрать оператора из списка. Далее заявление необходимо завизировать электронной подписью и отправить на проверку в ФНС. Если все сделано верно, и проверка будет пройдена успешно, в вашем личном кабинете появится карточка ККТ с присвоенным ей регистрационным номером.
Сегодня по-прежнему возможна очная подача заявления на постановку ККМ на учет в любом отделении надзорного органа. После подачи «бумажного» заявления необходимо отслеживать его в личном кабинете: как правило, срок его обработки составляет до 5 рабочих дней.
Когда заявление будет обработано, в ЛК появится статус «Присвоен регистрационный номер ККТ». Далее необходимо пройти фискализацию – завершить регистрацию кассового оборудования. Делается это следующим образом:
Если фискализация пройдена корректно, касса готова к работе – вы можете вести расчеты с клиентами.
Наличие контрольно-кассовых машин – обязательное условие для ведения бизнеса в нынешних реалиях. Правильный выбор оборудования, его своевременная регистрация и правильная настройка позволят вести свое дело эффективно и не испытывая проблем с отчетностью.