Обязанность по использованию онлайн-касс была закреплена законодательно еще в 2017 году – тогда и начался переход предпринимателей на новую контрольно-кассовую технику. Процесс этот был постепенным и постепенно охватывал все новые категории ИП. Предприниматели без наемного персонала получили максимальную отсрочку в установке онлайн-касс - до 1 июля 2021 года. Сегодня они также должны их использовать, однако выбор и особенности оборудования для ИП без персонала имеет свою специфику.
Индивидуальные предприниматели, реализующие товары и услуги в таких сферах как розничная торговля, торговля онлайн, вендинг и общественное питание, уже давно перешли на контрольно-кассовую технику установленного образца. С июля это стало обязательным и для ИП без наемных сотрудников, ведущих бизнес в следующих сферах:
При этом иметь свой офис предпринимателю совершенно необязательно. ИП может работать и на дому и реализовывать сделанную своими руками продукцию через интернет, однако все расчеты с покупателями обязательно проводятся через кассу.
Сегодня обязанность по установке контрольно-кассовой техники зависит, в том числе, и от использования налогового режима. После отмены режима ЕНВД (единого налога на вмененный доход) с 1 января 2021 года работать через онлайн-кассу обязаны индивидуальные предприниматели, зарегистрированные на ПСН (патентной системе налогообложения), УСН (упрощенной системе налогообложения), ЕСХН (едином сельскохозяйственном налоге) и, разумеется, ОСН (общей системе налогообложения).
Однако в 2019 году был введен еще один льготный налоговый режим - налог на профессиональный доход (НПД) или самозанятость. Зарегистрированные в этом качестве предприниматели освобождены от использования онлайн-кассы, однако воспользоваться НПД можно только в следующих случаях:
В случае соответствия всем этим критериям можно оформиться как самозанятый. Сегодня эта процедура максимально упрощена: регистрация осуществляется даже через интернет.
От проведения оплаты через контрольно-кассовую технику по-прежнему освобождаются работающие в следующих сферах:
Подробнее о том, кто освобожден от использования онлайн-кассы, можно прочитать в статье 2 Федерального закона №54-ФЗ.
Если предприниматель и род его деятельности не подпадают ни под одну из категорий, перечисленных выше, он все же может обойтись без онлайн-кассы. Легально это можно сделать двумя способами.
В этом случае необходимо заключить договор с курьерской службой и приобрести мобильную кассу. Этот способ позволяет выдавать покупателю чек с реквизитами продавца в соответствии с законодательством. Однако выбор способов оплаты будет ограничен: покупатель сможет заплатить только курьеру. Кроме того, если вы не реализуете какие-либо товары или изделия, в курьерах у вас просто не будет необходимости.
Этот способ также подойдет для тех, кто занимается продажей каких-либо товаров. В этом случае вы регистрируетесь на партнерском сайте (торговой площадке) и реализуете продукцию через онлайн-кассу партнера, отчисляя определенную комиссию. При этом оплата проходит от маркетплейса, а не от конкретного покупателя, да и на чеке также указываются реквизиты торговой площадки.
Итак, если у вас все же есть обязательства по установке онлайн-кассы, первое, чем необходимо заняться – это выбором ККТ, соответствующей задачам вашего бизнеса. Очевидно, что дорогие аппараты с обширным функционалом для небольшого ИП не требуются: в большинстве случаев достаточно приобрести бюджетную кассу с минимальным набором опций и с расчетом на такой же клиентопоток. В зависимости от специфики вашего предприятия вы можете выбрать подходящую ККТ определенного типа.
Представляют собой моноблочные аппараты с небольшим (зачастую монохромным дисплеем). Также оснащены кнопочной клавиатурой, встроенными принтером чеков (на 50-100 операций в сутки) и отсеком для фискального накопителя. Как правило, имеют минимальный набор функций, работают от самого простого ПО. Подходят для индивидуальной реализации товаров и оказания услуг, торговли на выезде и с прилавка, а также мелких розничных точек.
Для более масштабного предприятия, предполагающего необходимость в количественном учете товаров, подойдут мобильные устройства на базе планшета с цветным сенсорным экраном и термопринтером для чеков, работающие от аккумуляторных батарей. Как правило, оснащены достаточным объемом памяти, в некоторых случаях – эквайринговым модулем для приема карт. Могут работать как на фирменном ПО, так и на популярных ОС типа Android.
Для небольших бутиков, кондитерских и цветочных магазинов могут использоваться и смарт-терминалы. Такие кассы по своему устройству похожи на мобильные, однако отличаются большими размерами экрана, имеют несколько интерфейсов и расширенный функционал и могут использоваться не только в мобильном, но и в стационарном режиме.
Подбор онлайн-кассы для индивидуальных предпринимателей, работающих без найма персонала, имеет свои особенности. Специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие критерии:
Как правило, для ведения микробизнеса не требуется дорогое и сложное ПО с большим набором функций. Современные смарт-терминалы и мобильные кассы уже оборудованы предустановленным софтом – и в большинстве случаев этого вполне достаточно, поскольку все необходимые функции в нем реализованы. Их перечень обычно включает:
Покупка онлайн-кассы – далеко не конечный пункт в подготовке оборудования для работы ИП без найма персонала. Следующее, о чем необходимо позаботиться – это покупка фискального накопителя и оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Фискальный накопитель необходим для взаимодействия с ОФД и последующей передачи данных о продажах в органы ФНС. Приобрести его можно как в комплекте с онлайн-кассой, так и отдельно. При этом вы сами можете выбрать сроки его действия – как правило, это 12, 15 или 36 месяцев.
Квалифицированная электронная подпись потребуется вам для совершения ряда важных операций онлайн – в первую очередь это постановка контрольно-кассовой техники на учет в ФНС, заключение договора с оператором фискальных данных и заверение электронных документов. Оформить ее можно в специализированном удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию Министерства цифрового развития.
Когда онлайн-касса и фискальный накопитель куплены, а КЭП оформлена, можно переходить к регистрации и подготовке ККТ к работе. Как правило, она включает несколько этапов.
С 1 июля 2021 года все индивидуальные предприниматели, работающие без найма персонала, должны были вести свою деятельность через онлайн-кассу. Для тех, кто не выполнил требования законодательства, предусмотрена ответственность согласно статье 14.5 КоАП РФ.
При фиксации первого нарушения ИП должен будет заплатить штраф в размере 25-50% (но не менее 10 тысяч рублей) от неучтенной через онлайн-кассу выручки. При повторном нарушении, а также полученной мимо ККТ выручке в размере от 1 миллиона рублей ФНС может приостановить предпринимательскую деятельность на срок до 90 дней.
Приобретение и установка онлайн-кассы для ИП без работников может занять определенное время. Однако возможность вести свою деятельность законно, в комфортном режиме и со своевременной уплатой налогов без необходимости регулярно посещать ФНС становится ценным преимуществом.