Постепенный переход бизнеса на онлайн-кассы продолжается уже 5 лет, с 2016 года. На этот период для каждой категории ИП были установлены свои сроки и условия перехода на ККТ данного типа, и последней датой стало 1 июля 2021 года. Теперь все индивидуальные предприниматели и компании (за исключением тех, кто освобожден по законодательству и самозанятых) должны вести расчеты через кассы с подключением к ОФД. Остается лишь грамотно выбрать модель и своевременно поставить ее на учет в ФНС России.
Правила применения онлайн-касс для индивидуальных предпринимателей
Согласно ФЗ №54 ККТ с подключением к оператору фискальных данных сегодня используют:
- компании и предприниматели, ведущие свою деятельность в таких режимах как УСН, ОСНО и ПСН;
- продавцы подакцизной продукции – в том числе алкогольной;
- интернет-магазины;
- ИП, использующие вендинг;
- заведения общепита;
- прочие предприниматели и владельцы компаний с наемным персоналом.
Сегодня весь бизнес, которому было предписано перейти на ККТ с фискальным накопителем до 1 июля 2021 года, подчиняются определенным правилам установки онлайн-касс, указанных в федеральном законе:
- Покупка оборудования, соответствующего требованиям закона №54-ФЗ. Перед тем, как приобрести кассу, необходимо убедиться, что она включена в реестр кассовых аппаратов, одобренных ФНС, иначе передавать данные через ОФД посредством кассы не получится.
- Выбрать ОФД. Оператора фискальных данных также стоит подбирать в реестре ФНС, после чего заключить договор и оплатить услуги ОФД в соответствии с выбранным тарифом.
- Настроить работу ККТ через интернет. В зависимости от типа кассы это может быть сеть 4G, Wi-Fi или проводное соединение по Ethernet.
- Поставить ККТ на учет в налоговый орган. Вы можете сделать это лично в ближайшем отделении ФНС или же онлайн в личном кабинете на портале nalog.ru.
Требования к контрольно-кассовой технике для ИП
Все требования к ККТ регламентируются ст. 4 ФЗ № 54. Ключевая особенность касс, соответствующих требованиям законодательства, - это обязательное и постоянное соединение с интернетом для стабильной передачи данных о платежах оператору фискальных данных, который, в свою очередь, обеспечивает доступ к этой информации налоговым органам.
В самой кассе за передачу данных отвечает фискальный накопитель – своего рода чип памяти с криптографической защитой данных. Именно ФН собирает, обрабатывает и хранит всю информацию о совершенных через кассу операциях. Отправка сведений в ОФД с накопителя автоматизирована, поэтому дополнительные действия для этого не требуются.
Кроме того, онлайн-касса должна выполнять следующие функции:
- поддерживать актуальную версию ФН и соответствующий требованиям законодательства формат фискальных данных (ФФД);
- формировать и отправлять покупателям электронные чеки либо ссылки на электронный чек на указанный номер мобильного телефона;
- прописывать в чеке QR-код – сегодня он является обязательным реквизитом, содержащим зашифрованные сведения о платеже;
- информировать кассира о непереданных в ОФД отчетах.
При возникновении технического сбоя или проблем с подключением ККТ накапливает фискальные данные, а при восстановлении соединения – сразу же передает ОФД все накопленные отчеты. При получении недостающих данных оператор сразу же передает подтверждение на кассу.
Требования к фискальному накопителю
ФН необходим для сбора, отправки, хранения и защиты информации. При этом срок действия накопителя ограничен и может составлять 13, 15 либо 36 месяцев. При этом чип со сроком работы с данными в 36 месяцев обязателен для предприятий сферы услуг, а также компаний на спецрежимах налогообложения, включая патентный, «упрощенку» и ЕСХН. Исключение составляют:
- продавцы, реализующие продакцизную продукцию;
- предприниматели, чей бизнес носит сезонный характер;
- платежные агенты и субагенты;
- компании и ИП, совмещающие ОСНО и спецрежим.
Подробнее требования к фискальным накопителям изложены в статье 4.1 ФЗ № 54.
Онлайн-кассу можно приобрести в комплекте с фискальным накопителем или купить его отдельно. Однако комплект, как правило, обходится значительно дешевле.
Нужны ли онлайн-кассы для индивидуальных предпринимателей на «упрощенке»?
Работа через онлайн-кассу стала обязательной для работающих на УСН «доходы» и «доходы минус расходы» с 2017 года. В 2019 году к ним присоединились и ИП, работающие на том же режиме в сфере услуг – а это предприниматели на режиме ЕНВД, ПСН и патенте без нанятых сотрудников. С 2021 года все ИП, осуществляющие деятельность в данных режимах налогообложения, обязаны использовать ККТ с фискальным накопителем.
Как оформить онлайн-кассу для ИП на сайте ФНС России
При покупке кассового оборудования предпринимателю необходимо получить регистрационную карточку в ФНС России, причем это можно сделать даже удаленно, посетив личный кабинет на сайте nalog.ru. Однако необходимо учесть, что для оформления и регистрации онлайн вам потребуется электронная подпись.
Порядок регистрации ККТ для ИП практически не отличается от алгоритма действий для юридических лиц:
- Авторизация в личном кабинете на сайте ФНС.
- Вход в раздел «Учет ККТ» с выбором пунктов «Зарегистрировать ККТ» и «Заполнить вручную». При необходимости можно загрузить заполненную форму заявки.
- Проверка корректности указанных сведений. Особое внимание стоит обратить на правильность заполнения таких пунктов как место установки онлайн-кассы, фабричные номера техники и фискального накопителя, режим работы ИП и режим налогообложения, а также сведения об операторе фискальных данных.
- Отправка заявления. Онлайн-заявку подписывают электронной подписью и отправляют на рассмотрение. Отследить статус заявки можно в разделе «Информация о прохождении документов, отправленных в ФНС». После проведения проверки ККТ получает свой регистрационный номер (РНМ).
- Фискализация онлайн-кассы. Оборудование подключают к ПК, запускают специальную утилиту и выбирают пункт «Зарегистрировать». При этом важно правильно указать РНМ, ИНН владельца и сведения об ОФД – в противном случае придется менять ФН.
После успешного прохождения фискализации касса создает отчет, который потребуется для завершения регистрации в ФНС. Оно осуществляется в следующем порядке:
- В форме регистрации выбирается пункт «Завершить».
- В открывшемся окне вводятся данные из отчета.
- Выбирается кнопка «Подписать и отправить».
Когда все проверки будут завершены, налоговый инспектор отправит в личный кабинет ИП регистрационную карточку ККТ. После ее получения касса готова к работе.
Выбор онлайн-кассы для ИП
При подборе контрольно-кассовой техники важно ориентироваться на особенности ведения бизнеса. Как правило, рекомендуется обратить максимум внимания на следующие факторы:
- Тип подключения к интернету. Наиболее стабильное соединение обеспечивают проводное подключение Ethernet или беспроводно по Wi-Fi, однако они подходят в первую очередь для стационарных онлайн-касс. Для выездной торговли стоит присмотреться к ККТ, имеющим модуль связи через 4G или со встроенными специальными программами.
- Особенности товароучета. Если вам требуется полноценный и всесторонний учет, подразумевающий использование широкого перечня макетинговых инструментов, то стоит выбрать фискальный регистратор либо смарт-терминал, который подключается к управляющему устройству – это может быть ПК, POS-система или планшет.
- Возможность работы с ЕГАИС. Актуально для ритейлеров, занимающихся реализацией алкогольной продукции. Устройства с такой функцией могут иметь разную скорость работы и функционал для печати чеков – выбор ККТ делается в зависимости от объема продаж и потока клиентов.
В зависимости от специфики работы ИП выбирают и разновидность устройства:
- Такси. Для работающих в сфере перевозок достаточно простой онлайн-кассы с поддержкой как Wi-Fi, так и 4G для поддержки сигнала интернета в любых условиях.
- Логистика. Здесь чаще всего используют мобильные терминалы и ньюджеры.
- Выездная торговля. Оптимальное решение для такого бизнеса – мобильные онлайн-кассы с мощными батареями и широким диапазоном рабочих температур.
- Продуктовые магазины формата «у дома». Чаще всего в таких торговых точках используют смарт-терминалы и фискальные регистраторы, подключаемые к ПК.
- Заведения общественного питания. Для кафе и ресторанов подойдут специализированные решения – в том числе POS-системы и терминалы с эквайрингом.
Онлайн-кассы для ИП: приблизительные расценки
В зависимости от производительности и комплектации стоимость онлайн-касс для ИП может колебаться в диапазоне от 15 до 30 тысяч и даже выше. Чтобы избежать переплаты за ненужный функционал, необходимо тщательно изучить потребности своего бизнеса и определить, какие именно задачи должна решать кассовая техника, и какие опции важны для вас в первую очередь.
Помимо покупки онлайн-кассы в бюджете также необходимо предусмотреть следующие расходы, связанные с ККТ:
- фискальный накопитель – 6-12 тысяч рублей;
- оплата услуг оператора фискальных данных – 2,5-3,5 тысячи рублей в год;
- USB-токен для хранения электронной подписи – от 3 тысяч рублей;
- услуги по настройке и установке ККТ – приблизительно 2 тысячи рублей;
- затраты на интернет.
Работа через онлайн-кассу имеет массу преимуществ как для клиентов, так и для самих предпринимателей. Выбрав оборудование, полностью соответствующее потребностям бизнеса, и подключив его по всем правилам, вы можете вести дела в частично автоматизированном режиме, сосредоточившись на более актуальных задачах.