Онлайн-касса для магазина: особенности выбора, регистрации и настройки ККТ в 2022 году

Необходимость использовать контрольно-кассовую технику уже не новость для предпринимателей. Более того – сегодня ее установили уже все, кто хочет вести бизнес на законных основаниях. Однако на всякий случай еще раз разберем, как правильно подобрать и зарегистрировать ваше оборудование, чтобы работать на нем без каких-либо проблем.

Онлайн-кассы: преимущества и недостатки

В числе безусловных плюсов современной контрольно-кассовой техники можно назвать:

• простоту ведения налогового учета без необходимости вести большое количество документации и часто посещать ФНС;
• возможность настройки в точном соответствии с задачами бизнеса;
• интеграция с любыми сервисами, необходимыми для той или иной деятельности;
• предоставление покупателям чеков в двух форматах – бумажном или электронном;
• возможность аренды или рассрочки, если приобрести ККТ на данный момент невозможно по каким-либо причинам;
• проведение оплаты любыми способами, что одинаково комфортно и для клиентов, и для самих предпринимателей;
• возможность воспользоваться услугами специалистов как для настройки оборудования «под ключ», так и для технической поддержки.

В то же время у онлайн-касс есть не слишком приятные особенности, которые, впрочем, вряд ли можно назвать минусами – скорее, это определенные неудобства. В их числе:

• Высокая стоимость современных многофункциональных моделей. К тратам на ККТ необходимо быть готовым сразу, но если бюджет сильно ограничен, стоит рассмотреть вариант аренды.
• Строгая и неизбежная фиксация всех нарушений. Скрыть их не получится, поэтому вести расчеты через ККТ лучше всего с соблюдением действующего законодательства.
• Сложности в настройке и эксплуатации. Сегодня можно без проблем найти специалистов для подготовки и обслуживания онлайн-кассы – такую услугу предоставляют даже сами поставщики оборудования.

Стоит понимать, что уклониться от работы через ККТ при ведении расчетов невозможно. Поэтому все эти трудности придется принять как данность, тем более что справиться с ними не так уж и сложно.

Подбор онлайн-кассы для магазина: разнообразие решений

Производители предлагают различные модели ККТ, обладающие определенной спецификой работы и функционалом. Как правило, предпринимателям предстоит выбор из следующих вариантов:

• Автономные онлайн-кассы. Базовые модели, требующие подключения эквайринга и синхронизации с терминалами для безналичной оплаты.
• Смарт-терминалы с эквайрингом. Многофункциональные устройства, которые признаны особенно удобными для приема любых видов платежей в различных торговых точках. Такие кассы подходят и для выездной торговли, поскольку могут работать от аккумуляторов.
• Фискальные регистраторы. Оборудование с минимальным и в то же время необходимым функционалом. Для полноценной работы требуют подключения к ПК, планшетам и тому подобным устройствам с установкой соответствующего ПО.

При выборе ККТ ориентируются на формат, масштаб и особенности бизнеса, что упрощает поиск модели с подходящим функционалом.

Еще одним актуальным сегодня решением стали облачные кассы, преимущества которых уже оценили владельцы интернет-магазинов. Данное ПО формирует чеки в электронном виде, позволяя вести продажи и принимать платежи круглосуточно и без задержек. При этом предпринимателю не нужно приобретать дополнительные устройства: достаточно оплатить настройку и доступ к облачному сервису.

Приобретая онлайн-кассу, важно тщательно изучить все ее характеристики, начиная от возможности работы с ЕГАИС и маркированными товарами и заканчивая потенциалом для подключения к системе быстрых платежей. Чем больше актуальные возможности кассы, тем удобнее как для клиентов, так и для владельца торговой точки или интернет-магазина.

Какое еще оборудование может потребоваться для магазина

В зависимости от ассортимента, расположения и проходимости магазина, а также перспектив бизнеса, предпринимателю может потребоваться следующее дополнительное и периферийное оборудование:

• сканер штрих-кодов;
• эквайринговый терминал;
• денежный ящик;
• чековый принтер или принтер этикеток;
• весовое оборудование.

Обсудить целесообразность приобретения всех этих устройств можно со специалистами компаний-поставщиков ККТ, которые подскажут, как оборудовать ваш магазин наиболее рационально и эффективно.

Когда онлайн-касса не нужна

Сегодня на ККТ соответствующего образца перешло подавляющее большинство предпринимателей, однако некоторым ИП все же разрешено не использовать оборудование с фискальным накопителем. В соответствии с ФЗ №54, обходиться без онлайн-кассы могут:

• работающие на особом режиме налогообложения (самозанятые);
• владельцы магазинов, расположенных в отдаленной местности, где связь отсутствует или нестабильна;
• торговцы религиозными товарами и литературой;
• при ведении расчетов по картам или платежным поручениями между юридическими лицами или ИП.

Подробный перечень тех, кому разрешено не использовать онлайн-кассы, приведен в тексте Федерального закона. Для всех остальных установка ККТ соответствующего образца строго обязательна.

Регистрация и установка онлайн-кассы для магазина: порядок действий

Если вы хотите установить ККТ как можно быстрее и по всем правилам, стоит заказать настройку техники под ключ. Для этого достаточно подать заявку в компанию-производителя, после чего ее специалисты не только доставят кассу в магазин, но и осуществят его настройку, и проведут полноценное обучение сотрудников.

Полноценная регистрация онлайн-ККТ осуществляется последовательно в несколько этапов. Ранее в нашей статье мы подробно рассказывали о том, какие документы вам потребуются, как получить электронную цифровую подпись и успешно пройти регистрацию в ОФД и ФНС.

Регистрация и настройка облачных касс

Подключение интернет-магазина к облачной кассе осуществляется следующим образом:

• ИП выбирает облачный сервис.
• После выбора поставщика услуг предприниматель получает ЭЦП, проходит регистрацию в ФНС и заключает договор с оператором фискальных данных.
• Специалисты устанавливают цифровой модуль для интеграции с цифровым магазином.
• Проводится настройка облачных сервисов.
• Формируется регистрационный отчет для налоговой.
• Устройство регистрируется на официальном сайте ОФД, после чего считается готовым к работе.

Сегодня облачные решения признаются предпринимателями особенно удобными, поскольку позволяют не думать о покупке, размещении и подключении какой-либо техники: все оборудование находится на стороне поставщика услуг.

Как приобрести онлайн-кассу для магазина и не ошибиться с выбором

Крайне важно, чтобы купленная вами ККТ полностью соответствовала задачам вашего бизнеса. Производители и поставщики рекомендуют тщательно изучить функционал и характеристики интересующих вас устройств, а также уточнить, отвечает ли она всем требованиям законов и нормативных актов. Излишняя щепетильность в этом вопросе не только не навредит, но и позволит сэкономить время и средства, которые в противном случае придется потратить на покупку новой, более подходящей техники или даже штрафы.

Отдельно стоит сказать несколько слов и о настройке онлайн-кассы. Неправильное подключение фискального накопителя, некорректная регистрация, не соответствующее правилам проведение платежей – все эти ошибки могут повлечь за собой серьезные проблемы и траты. Если вы опасаетесь неверных решений, оптимальный вариант – обратиться в компанию, выступающую партнером или дистрибьютором производителей ККТ. Их сотрудники обязательно помогут с выбором модели, выполнят настройку кассы «под ключ» и зарегистрируют в ФНС в необходимые сроки.

Проверки онлайн-касс отменены: новости за 2022 год

После ряда событий в феврале 2022 года было решено ослабить контроль ИП, использующих кассовое оборудование. С марта того же года они могут работать на следующих условиях:

• Отменены все плановые проверки, в том числе и предусмотренные для ККТ.
• Инспекторы ФНС проводят разъяснительную и информационную работу, не применяя санкций, и консультируют бизнес по любым вопросам, связанным с текущими изменениями.
• Контроль деятельности магазинов осуществляется дистанционно, первое нарушение влечет за собой только предупреждение.
• Сотрудники налоговых служб могут проводить профилактические проверки, однако предприниматель вправе от них отказаться без риска получить штраф.

В то же время все эти послабления не значат, что теперь ФНС ничего не контролирует. Так, за сотрудниками налоговой сохраняется право проводить контрольные закупки и внеплановые проверки без предупреждения, используя при этом соответствующие средства фиксации. Однако если предприниматель ведет свой бизнес законно и соблюдает все предусмотренные нормативными актами предписания, то ему не о чем волноваться.

Ответственность для владельцев магазинов при выявленных нарушениях

Как уже было сказано выше, внеплановые проверки торговых точек могут проводиться в любое время и без уведомления владельца бизнеса. Если по ее результатам были выявлены нарушения в эксплуатации или настройках ККТ, предпринимателю придется понести наказание. Кодексом об административных правонарушениях РФ предусмотрены следующие виды ответственности:

• предупреждение, предусматривающее устранение нарушений в течение установленного срока;
• штраф в размере от 1,5 тысяч до нескольких миллионов рублей;
• приостановка предпринимательской деятельности на срок до 90 дней.

Компетентные органы определяют вид и степень наказания исходя из частоты, масштаба и последствий нарушения. Чтобы избежать любых санкций, стоит регулярно проводить проверки своей контрольно-кассовой техники - желательно, с привлечением специалистов.

Особенности работы с онлайн-кассой: часто задаваемые вопросы

Какая онлайн-касса подойдет для обычного магазина?

Оптимальным решением для торговой точки может стать смарт-терминал с эквайрингом. Современные модели обычно оснащаются всем необходимым – встроенным терминалом для приема карт, чековым принтером и базовым набором приложений. Кроме того, такие устройства уже неоднократно признавались оптимальным решением для выездной торговли.

Почему нельзя установить одну кассу на несколько торговых точек?

В соответствии все с тем же законом №54-ФЗ, в каждой торговой точке должно быть установлено собственное контрольно-кассовое оборудование с уникальным регистрационным номером. Подключить два и более магазинов на одну кассу невозможно и в принципе запрещено законодательством.

Какое наказание предусмотрено за отсутствие кассы?

В случае несоблюдения требований законодательства по установке и ведению денежных расчетов предприниматели несут административную ответственность, предусмотренную статьей 14.5 КоАП РФ. Она регламентирует санкции за нарушение эксплуатации ККТ – начиная с неправильной регистрации и заканчивая работой без онлайн-оборудования. В большинстве случаев наказание ограничивается штрафом, однако при более грубых нарушениях возможна приостановка деятельности.

Как правильно работать с онлайн-кассой?

В комплекте любой ККТ предусмотрена подробная инструкция, в которой разъясняются все особенности подключения и эксплуатации оборудования. В большинстве случаев современные кассы обладают интуитивным интерфейсом, и разобраться в них не так уж и сложно. Однако крупные компании предпочитают проводить целенаправленное обучение сотрудников – самостоятельно или с привлечением организаций, которые занимаются настройкой и подключением ККТ.

Нужна ли онлайн-касса, если ИП получает оплату удаленно?

Сегодня предприниматели должны вести через онлайн-кассы все расчеты, в том числе принимать интернет-платежи. При совершении транзакции касса формирует электронный чек, обладающий такой же юридической силой, как и бумажный. Кроме того, владельцы интернет-магазинов могут значительно облегчить себе ведение расчетов путем аренды облачного ККТ.

Что такое ЭЦП?

Данная аббревиатура расшифровывается как «электронная цифровая подпись». Эта утилита необходима для подтверждения различных действий ИП в онлайн-формате, включая регистрацию контрольно-кассового аппарата.

Как подключиться к системе быстрых платежей?

Для этого предпринимателю потребуется онлайн-касса актуальной модели, а также специальные приложения. Благодаря этим приложениям становится возможным создание чека в виде QR-кода, который покупатель сканирует, подтверждая тем самым согласие на совершение платежа. Оплата через СБП удобна как для клиентов, так и для предпринимателей, поскольку в этом случае им не требуется платить комиссию за транзакцию.

Как работать с маркировкой товаров?

В первую очередь необходимо убедиться, что ваше кассовое оборудование поддерживает технологию регистрации и продажи маркированных товаров. Как правило, у более ранних моделей нет такой функции, поэтому их приходится менять. В любом случае, перед покупкой ККТ стоит узнать у производителя или поставщика, располагает ли устройство подобными возможностями.

В 2022 году работа через онлайн-кассу по-прежнему создает огромные преимущества владельцам бизнеса. Осуществив ее установку и настройку в соответствии с требованиями законодательства, можно успешно наладить бизнес-процессы и обеспечить соблюдение налогового законодательства.