УПД и счета-фактуры в 2025 году: изменения, новые формы и правила оформления

Изменения в формате счетов-фактур и универсальных передаточных документов вступили в силу 1 апреля 2025 года и распространяются как на бумажные, так и на электронные версии. В статье мы рассказываем о порядке работы с УПД и формами подтверждения НДС вплоть до их заполнения построчно.

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(ДЯ)"от 23500 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(автоотрез)"от 29000 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-Комбо-01Ф RS/USB/2LAN"38000 ₽Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13K"3596 ₽Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-150"от 18090 ₽Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-156"от 20655 ₽Подробнее

Монитор кассира "POScenter 10 TFT LED"11700 ₽Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67B"8340 ₽Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67 Lite"7800 ₽Подробнее

Принтер чеков "SLK-TS400 US"16217 ₽Подробнее

Какие обновления для УПД действительны с апреля?

Необходимость внести изменения в структуру и порядок заполнения УПД была вызвана активным внедрением маркировки товаров, их прослеживаемостью и потребностью в полноценном и достоверном отображении информации по их перемещению и состоянию. Так было разработано Постановление Правительства РФ №1096, утвержденное 18 августа 2024 года. В нем подробно изложены все изменения и вид новых форм универсальных передаточных документов и счетов-фактур.

Обновлений оказалось достаточно много в том числе и в правилах заполнения документов. Именно поэтому есть смысл рассмотреть их подробно и поэтапно.

Изображение от aboutimages

Счета-фактуры в 2025 году: особенности новой формы

Последние изменения коснулись как формы, так и содержания документа:

• Строка 5. Теперь номер и дату платежно-расчетного документа указывают только налоговые агенты, которые покупают товары, оплачивают услуги и различные виды работ у иностранных граждан на территории России.
• Строка 5а. Здесь необходимо указывать наименования, номера и даты документов об отгрузке продукции, оказании услуг или выполнении работ.
• Графа 14. Это новая строка в табличной части счета-фактуры. Здесь вводят стоимость маркированного товара.

Те, кто не работает с прослеживаемой продукцией, графы 12-14 в документе не заполняют.

Изображение от pressfoto

Универсальный передаточный документ: обновленная форма на 2025 год

В электронную форму УПД также добавили графу 14 для указания стоимости прослеживаемого товара. Кроме того, следующими важными изменениями стали:

• Допустимость содержания данных о товаре, подлежащем маркировке и продукции, подлежащей прослеживанию, в одном и том же документе.
• Обязательное добавление имени файла обмена документа при составлении корректировочного УПД.
• Применение УПД для оформления перемещения продукции в пределах предприятия, документирования передачи продукции на ответственное хранение, оформление имущества или имущественных прав, а также отправки данных о продажах или закупке продукции по агентским или комиссионным договорам.
• Добавление новой информации в блок «Подписант». Теперь здесь указывают тип машиночитаемой доверенности и используемой подписи, полномочия подписанта, способ передачи и проверки доверенности.

Изображение от senivpetro

• Новые элементы. Обновленная форма УПД включает глобальный идентификационный номер продукции GTIN (ГТИН), количество маркированных товаров в потребительской упаковке (КолВедМарк) и производственную партию при объемно-сортовом учете (ПрПартМарк).
• Включение данных об адресе объекта налогообложения в соответствии с государственным адресным реестром (ГАР) в адресный блок.
• Добавление дополнительных данных об УПД в блок «Реквизиты документа».
• Специальные обстоятельства формирования документа. Если таковые есть, они отражаются с помощью определенных сокращений. К примеру, СпОбстФСЧФДОП означает «УПД со счетом-фактурой», СпОбстФДОП - «Документ без счета-фактуры».

Обмен электронными формами УПД и счетов фактур все так же ведется через систему ЭДО. Перечень компаний, предоставляющих такие услуги и соответствующих государственным требованиям, представлен в реестре операторов на портале ФНС. Кроме того, важно учесть, что новые формы УПД и счетов-фактур с графой 14 актуальны как для ИП, так и юридических лиц, работающих на распространенных налоговых режимах ОСН или УСН.

Изображение от freepik

Порядок и правила применения УПД и счетов-фактур нового образца

Переход на новые электронные формы документов состоялся еще 1 апреля 2025 года. Печатные формы начали действовать раньше - еще в октябре 2024 года. Тем, кто только начал вести коммерческую деятельность и пока еще только устанавливает кассовое оборудование и ПО, необходимо проверить поддерживает ли выбранная программа нужный формат.

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(ДЯ)"от 23500 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(автоотрез)"от 29000 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-Комбо-01Ф RS/USB/2LAN"38000 ₽Подробнее

Смарт-терминал ККТ "POScenter-A7L-Ф"14305 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФM RS/USB"37500 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФМ RS/USB/2LAN"41500 ₽Подробнее

Мобильная онлайн-касса "POSCENTER-BANK-01Ф"26000 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф LAN/USB (ДЯ, автоотрез)"от 30500 ₽Подробнее

Фискальный регистратор ККТ "РИТЕЙЛ-02Ф" LAN/USB (ДЯ)"от 25000 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФМ RS/USB/LAN"40000 ₽Подробнее

Как оформить УПД: инструкция

Обновленные универсальные передаточные документы по-прежнему могут совмещать функции счета-фактуры и накладной или использоваться как отдельный акт. Чтобы на УПД можно было сослаться как на юридическое основание, необходимо правильно указать его статус. Здесь возможны два варианта:

• Статус 1. В этом случае УПД применяется и как накладная, и как счет-фактура одновременно, если операция облагается НДС.
• Статус 2. Подразумевает использование документа только как акта или накладной для подтверждения операций, по которым уплата НДС не требуется.

Теперь подробнее о правильном заполнении универсального передаточного документа в зависимости от статуса.

Изображение от wayhomestudio

УПД - Статус 1

Начнем с раздела, в котором содержатся данные счета-фактуры:

• Строка 1. Здесь должен быть указан порядковый номер документа и дата его составления. Важный момент - счет-фактуру необходимо подготовить в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товара или выполнения заказанных работ.
• Строки 2, 2а, 2б. В этих строках предоставляется информация о продавце - наименование ИП или компании, юридический адрес, КПП и ИНН.
• Строки 3 или 4. Предназначены для указания нужных данных при продаже товаров. При этом если продавец сам отправляет груз и отвечает за его пересылку, в строке 3 ставится запись «Он же». Когда отправкой товара занимается получатель, указывают и его наименование, и адрес. Если счет-фактура оформляется для оказанных работ или услуг, ставится прочерк.
• Строка 5. Сюда вбивают номер платежного поручения, если за товар, услуги или работы внесена предоплата. Если ее нет, в строке ставят прочерк.
• Строка 5а. Необходима для указания документа, подтверждающего отгрузку товара.
• Строки 6, 6а, 6б. Должны содержать сведения о покупателе - опять же наименование, юридический адрес, ИНН и КПП.
• Строка 7. Предназначена для указания названия и кода валюты, в которой ведутся расчеты.
• Строка 8. Содержит идентификатор госконтракта - если идет сделка, финансируемая из бюджета, или по гособоронзаказу. Если его нет, строку закрывают прочерком.

Изображение от freepik

Табличная часть заполняется следующим образом:

• Колонка А. Содержит данные о товаре или услуге - код, артикул, код ОКВЭД, ОКУН и т.д. Заполняется при особой специфике налогообложения или наличии льгот.
• Колонка 1. Предназначена для номера строки таблицы и заполняется по желанию.
• Колонки 1а, 1б, 2. Здесь указывают наименование товаров или услуг и единицы измерения. Если продукция предназначена для экспорта в страны ЕАЭС, в графу 1б вбивают код по ТН ВЭД ЕАЭС. Если нет - ставят прочерк.
• Графа 3. Введена для указания количества товаров, либо объема работ или услуг. Если такие данные недоступны или их невозможно указать, графу закрывают прочерком.
• Графа 4. Предназначена для указания цены товара за единицу без НДС, если эта информация необходима.
• Графа 5. Здесь указывают общую стоимость поставки без учета НДС.
• Графа 6. Графа для суммы акциза при работе с подакцизными товарами. Во всех остальных случаях здесь ставится надпись «Без акциза».
• ​Графа 7. Предназначена для ставки НДС. Если у продавца нет необходимости его платить, графу закрывают надписью «Без НДС».
• Графа 8. Требует ввода точной суммы НДС в рублях и копейках без округления.
• Графа 9. Введена для указания общей стоимости поставки, но уже с учетом НДС.
• Графы 10, 10а, 11. Конец табличной части - для указания страны происхождения товара, кода ОКСН, номера таможенной декларации, если товар импортируется.

Изображение от prostock-studio

УПД - Статус 2

Универсальный передаточный документ без НДС заполнять проще. В этом случае не требуется закрывать графы касаемо операций по НДС, то есть 7, 8, 10, 10а и 11. Кроме того, в счете-фактуре разрешено не заполнять строки 2а, 2б, 3, 4, 5, 6а, 6б, а также графы 4,5,6 в табличной части. Таким образом, закрываются строки 1, 5а, 6, 7 и 8, все колонки и графы 3 и 9.

Кто подписывает документы?

УПД и счета-фактуры должны быть завизированы представителями обеих сторон. Продавец должен предоставить следующие данные:

• ФИО и должность руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
• ФИО и должность индивидуального предпринимателя или его представителя - первый ставит подпись с данными о регистрации, второй указывает данные в дополнительном поле с доверенностью.
• Данные лица, передающего товар или услуги - в графе 10 табличной части.
• ФИО и должность ответственного за оформление, роспись (если не была поставлена раньше) - в графе 13 табличной части.

Со стороны покупателя указывают аналогичные данные следующих лиц:

• Сотрудника, принявшего товар или услугу - в графе 15 табличной части.
• Ответственного за оформление - в графе 18 табличной части. Если его роспись уже поставлена, достаточно ФИО и должности.

Изображение от miksturaproduction

Вопрос-ответ

Какой код новых форматов УПД и счетов-фактур?

В ПО для участников электронного документооборота он пронумерован как формат 5.03.

Кого касаются обновления форматов документов?

Новые формы обязаны использовать все ИП и организации, участвующие в электронном документообороте.

Что будет, если продолжать использовать старый формат?

DataMobile Стандартот 8190 ₽Подробнее

DataMobile Стандарт Proот 23920 ₽Подробнее

DataMobile Online Liteот 32760 ₽Подробнее

DataMobile Onlineот 49920 ₽Подробнее

Модуль DataMobile Маркировкаот 15000 ₽Подробнее

DM.Прайсчекерот 8850 ₽Подробнее

DM.Inventот 35400 ₽Подробнее

Модуль DataMobile RFIDот 59100 ₽Подробнее

Модуль RFID для DM.Inventот 70875 ₽Подробнее

Модуль RFID для DM.ТОИРот 77850 ₽Подробнее

Любой документ, оформленный без изменений от 1 апреля 2025 года, считается недействительным. Если не перейти на новый формат, можно утратить право на налоговый вычет и даже попасть под штраф.

Как внедрить новый формат УПД и счетов-фактур?

Процесс перехода включает анализ документооборота, обновить ПО, установить корректные настройки документооборота и провести обучение персонала.