Налоговые проверки в 2026 году: что нужно знать начинающему бизнесу

Налоговая проверка — не обязательно признак серьезного нарушения. Для нового бизнеса она чаще начинается с обычного требования пояснить расхождение в декларации или представить документы по конкретной сделке. Главное — не игнорировать запросы ФНС, соблюдать сроки и хранить документы так, чтобы по каждой важной операции можно было быстро восстановить всю цепочку: кто заказал, что поставили, сколько заплатили и как операция отражена в учете.

В этой статье разберем, какие проверки ФНС бывают в 2026 году, что важно знать начинающему предпринимателю, какие ошибки встречаются чаще всего и как действовать при получении требования.

Материал носит информационный характер и не заменяет индивидуальную консультацию бухгалтера, налогового юриста или специалиста по конкретному налоговому режиму.

Какие проверки бывают

Камеральная проверка

Камеральную проверку ФНС проводит после того, как компания или предприниматель сдали декларацию, расчет или другой отчет.

Инспекторы сопоставляют данные отчетности с информацией, которая уже есть у налоговой. Например, они могут сравнить декларацию по НДС с данными поставщиков, проверить сумму доходов и расходов или сопоставить выручку с кассовыми чеками.

Обычно камеральная проверка длится до трех месяцев. Если ошибок нет, предприниматель может вообще не получить отдельного уведомления.

Если инспекция обнаружит расхождения, она направит требование. В нем будет указано, какие пояснения или документы необходимо представить и в какой срок.

Например, компания заявила вычет по НДС за оборудование, но поставщик указал в своей отчетности другую сумму. В этом случае ФНС может запросить договор, УПД, платежное поручение, документы о доставке и подтверждение того, что оборудование действительно используется в деятельности компании.

Такое требование еще не означает, что вычет отменят. Сначала нужно проверить документы и объяснить причину расхождения.

С 2026 года камеральную проверку может проводить не только инспекция, куда была подана декларация, но и другой налоговый орган, уполномоченный ФНС. О таком порядке налогоплательщика должны уведомить.

Выездная проверка

Выездная проверка проводится на основании решения налогового органа. Она может затронуть офис, магазин, склад или другое место, где находятся документы и имущество бизнеса.

Во время проверки инспекторы могут запросить документы, осмотреть помещения, провести инвентаризацию, опросить сотрудников, назначить экспертизу или провести выемку документов при наличии законных оснований.

Обычно выездная проверка длится до двух месяцев. В отдельных случаях срок может быть продлен до четырех или шести месяцев. Проверку также могут приостановить, например для проведения экспертизы или получения документов у контрагента.

С 1 января 2026 года ФНС может проверять завершившиеся налоговые периоды текущего года. Раньше основным ориентиром были три календарных года, предшествующих году назначения проверки.

Для начинающей компании выездная проверка обычно означает, что у налоговой накопились вопросы. Поэтому важно не только правильно сдавать отчетность, но и заранее приводить в порядок договоры, платежи, кассу и первичные документы.

Истребование документов у контрагента

ФНС может запросить документы не только у вашей компании, но и у поставщика, покупателя или подрядчика.

Например, интернет-магазин закупил товар у оптовой компании. Налоговая проверяет интернет-магазин и хочет убедиться, что поставка действительно состоялась. Тогда инспекция может запросить у поставщика договор, накладные, УПД, документы на отгрузку и сведения об оплате.

В повседневной речи такую процедуру часто называют встречной проверкой. В Налоговом кодексе речь идет об истребовании документов и информации о налогоплательщике или конкретной сделке по статье 93.1 НК РФ.

Что привлекает внимание налоговой

Налоговая анализирует не только размер выручки. Ее может заинтересовать несоответствие между разными источниками информации.

Например, компания показывает в декларации одну сумму дохода, по кассе проходит другая, а на расчетный счет поступает третья. Такое расхождение не всегда означает сокрытие выручки. Оно может быть связано с возвратами, комиссией маркетплейса, авансами или ошибкой в учете. Но бизнес должен уметь это объяснить.

Чаще всего вопросы возникают в следующих случаях:

• доходы в декларации не совпадают с банковскими поступлениями;
• данные кассы не соответствуют бухгалтерскому и товарному учету;
• расходы не подтверждены документами;
• компания несколько лет работает в убыток без понятного объяснения;
• налоговая нагрузка заметно снизилась;
• вычеты по НДС значительно выше обычных показателей отрасли;
• компания работает с контрагентами, у которых нет сотрудников, офиса или ресурсов для выполнения договора;
• несколько ИП и организаций фактически ведут один бизнес;
• постоянные сотрудники оформлены как самозанятые;
• в отчетности появляются резкие изменения оборота рядом с лимитами специального налогового режима.

Важно: каждый из этих признаков сам по себе не доказывает нарушение. Например, новый магазин может работать в убыток в первый год из-за расходов на ремонт, оборудование, рекламу и закупку товара. Если расходы реальные и подтверждены документами, предприниматель сможет объяснить ситуацию.

Что нужно подготовить заранее

Начинающему бизнесу не нужно создавать сложную систему контроля. Достаточно регулярно проверять несколько основных блоков.

Договоры и первичные документы

По каждой крупной или нестандартной сделке должны быть договор, счет, акт, УПД или накладная. В зависимости от ситуации также понадобятся документы об оплате, доставке, приемке товара или результате работ.

Для услуг полезно хранить техническое задание, переписку, отчет исполнителя и материалы, подтверждающие результат.

Например, компания заказала настройку кассового оборудования. Одного акта на 100 000 рублей может оказаться мало. Лучше сохранить заявку, техническое задание, переписку, отчет о выполненных работах и подтверждение того, что оборудование после настройки действительно использовалось.

Документы должны подтверждать не только факт оплаты, но и реальность операции.

Проверку контрагентов

Перед сделкой проверьте поставщика или подрядчика. Посмотрите, зарегистрирована ли компания, чем она занимается, кто имеет право подписывать документы, есть ли у нее необходимые сотрудники и ресурсы.

Результат проверки лучше сохранить. Это может быть выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, коммерческое предложение, переписка, сведения с сайта компании и внутреннее заключение ответственного сотрудника.

Если контрагент не может объяснить, кто будет выполнять работу, где находится товар или почему цена сильно отличается от рыночной, это повод запросить дополнительные сведения или выбрать другого поставщика.

Онлайн-кассу

Для магазина, кафе, салона и любого бизнеса, который принимает наличные или безналичные платежи от покупателей, особенно важна корректная работа ККТ.

Проверьте, что:

• касса зарегистрирована;
• чеки передаются оператору фискальных данных;
• в чеке правильно указаны товары и услуги;
• верно применяются ставки НДС;
• возвраты оформляются через кассу;
• чеки коррекции используются только по назначению;
• данные кассы совпадают с товароучетной системой.

Например, магазин оформляет возвраты, но в учете нет документов от покупателей и подтверждения возврата денег. Для налоговой это может выглядеть как искусственное уменьшение выручки. Поэтому важно сохранять документы по возврату товара и проверять, что операция правильно отражена в кассе и учете.

Основные требования к кассам установлены Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ.

Все ККТ POScenter поддерживают последние требования законодательства, корректно формируют чеки и передают данные в ОФД. В каталоге вы можете выбрать решение под любые потребности бизнеса и бюджет.

Договоры с сотрудниками и самозанятыми

Налоговая и трудовая инспекция могут обратить внимание на ситуацию, когда человек каждый день работает по графику компании, подчиняется руководителю и выполняет постоянные обязанности, но оформлен как самозанятый.

Риск выше, если у такого исполнителя:

• фиксированный график;
• постоянное рабочее место в офисе;
• должность и обязанности штатного сотрудника;
• регулярная одинаковая оплата;
• подчинение внутренним правилам;
• нет самостоятельного результата работы.

Если отношения действительно гражданско-правовые, договор должен описывать конкретную услугу или результат. Например, «настроить оборудование в трех торговых точках и передать отчет» — более понятная задача, чем «ежедневно обслуживать кассы с 9:00 до 18:00».

Что делать, если пришло требование ФНС

Не откладывайте ответ до последнего дня. Сначала внимательно изучите документ и определите, что именно просит налоговая. Проверьте номер требования, дату, период, перечень документов и срок ответа. Затем соберите документы по каждому пункту отдельно.

Удобно составить простую таблицу:

Ответ должен быть коротким и понятным. Не стоит отправлять большой архив без пояснений: инспектору будет сложнее увидеть связь между документами и операцией.

Пример ответа на расхождение:

В декларации по НДС за II квартал 2026 года отражен вычет по УПД № 15 от 20.04.2026, выставленному ООО «Поставщик». Расхождение связано с технической ошибкой поставщика при представлении отчетности. Товар получен 22.04.2026, оприходован в учете и использован в деятельности организации. В подтверждение прилагаются УПД, договор, платежное поручение, товарная накладная и акт приема-передачи.

Такой ответ лучше, чем фраза «ошибок нет», не подтвержденная документами.

Пошаговый план

1. Проверьте, кто направил требование, его номер, дату и правовое основание.
2. Определите срок ответа и способ представления документов.
3. Назначьте сотрудника, который соберет информацию.
4. Разделите запрос на документы, пояснения и сведения.
5. Составьте таблицу: пункт требования — документ — комментарий — ответственный.
6. Проверьте, что документы относятся к указанному периоду и операции.
7. Подготовьте краткое, последовательное пояснение.
8. Отправьте ответ через установленный канал и сохраните подтверждение отправки.

Если документов нет, не следует делать вид, что они существуют. В ответе нужно объяснить причину отсутствия и представить заменяющие подтверждения, если они есть.

Как обжаловать акт проверки

Если ФНС составила акт, а компания не согласна с выводами, можно подать письменные возражения.

Срок — один месяц со дня получения акта. Возражения направляются в налоговый орган, который проводил проверку. К ним нужно приложить документы, подтверждающие позицию компании.

Как строить возражения

Для каждого эпизода используйте структуру:

• вывод инспекции;
• позиция налогоплательщика;
• факты и документы;
• ссылка на норму закона;
• просьба исключить эпизод или уменьшить доначисления.

Писать возражения лучше отдельно по каждому спорному эпизоду.

Например, инспекция считает, что расходы по договору с ООО «Подрядчик» документально не подтверждены. С выводом не согласны. Услуги оказаны, что подтверждается техническим заданием, отчетом исполнителя, перепиской и актом приемки. Результат использован при запуске торговой точки, что подтверждается приказом об открытии и платежными документами. Просим исключить данный эпизод из расчета доначислений.

Обжалование решения

Если решение ФНС осталось в силе, его можно обжаловать в вышестоящий налоговый орган. После соблюдения обязательного досудебного порядка бизнес вправе обратиться в арбитражный суд. Порядок и сроки регулируются статьями 137–139.1 НК РФ.

Решение и материалы нужно изучить сразу после получения: срок зависит от вида жалобы и момента вступления решения в силу. Если спор не удалось решить в налоговом порядке, организация или предприниматель может обратиться в арбитражный суд с соблюдением обязательного досудебного порядка.

Для нового бизнеса важно не затягивать с обращением за помощью. Чем раньше специалист изучит акт и документы, тем больше возможностей исправить технические ошибки, собрать доказательства и подготовить правовую позицию.

Дробление бизнеса

Несколько компаний или ИП не запрещены. Проблема возникает, когда несколько юридических лиц формально разделяют один бизнес, чтобы платить меньше налогов.

Например, у предпринимателя есть магазин. Он открывает еще три ИП на родственников, но все они используют один склад, один сайт, один персонал и одну кассовую инфраструктуру. Деньги и решения контролирует один человек. В такой ситуации ФНС может сделать вывод, что бизнес фактически единый.

Если компании действительно самостоятельны, это должно быть видно на практике. У них могут быть разные договоры, персонал, ответственность, поставщики, помещения, клиенты и управленческие решения.

Для тех, кто добровольно отказался от схем дробления, действует налоговая амнистия. При соблюдении установленных условий она распространяется на связанные с дроблением налоги за 2022–2024 годы. Правила предусмотрены статьей 6 Федерального закона от 12 июля 2024 года № 176-ФЗ.

Мораторий на проверки малого бизнеса

Мораторий на отдельные плановые проверки малого и среднего бизнеса относится к государственному контролю по Закону № 248-ФЗ. Его нельзя автоматически распространять на налоговые проверки ФНС.

Камеральная проверка проводится в связи со сдачей отчетности и не зависит от того, относится ли бизнес к МСП. Выездная налоговая проверка также регулируется Налоговым кодексом.

Кроме налоговой проверки, у бизнеса могут быть контрольные мероприятия других ведомств: трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС, Роскомнадзора или органов, контролирующих оборот отдельных товаров.

Поэтому предпринимателю важно уточнять, какое именно ведомство направило документ и на основании какого закона проводится мероприятие.

Чек-лист для первого года работы

 

Каждый месяц:

• сверяйте банковские поступления с учетом;
• проверяйте кассовые чеки и возвраты;
• контролируйте наличие актов и УПД;
• проверяйте расчеты с сотрудниками и самозанятыми;
• сохраняйте документы по новым контрагентам.

Каждый квартал:

• проводите сверку налогов и единого налогового счета;
• анализируйте расхождения по НДС, если компания является плательщиком НДС;
• проверяйте декларации до отправки;
• оценивайте крупные или необычные сделки;
• обновляйте архив договоров и первичных документов.

При получении требования:

• зафиксируйте дату получения;
• проверьте срок ответа;
• не отправляйте непроверенные документы;
• подготовьте пояснения по каждому вопросу;
• сохраните подтверждение отправки.

Что запомнить

Налоговая проверка для начинающего бизнеса обычно начинается не с визита инспектора, а с расхождения в отчетности.

Главные правила просты:

• не игнорировать требования ФНС;
• отвечать в установленный срок;
• хранить документы по каждой существенной операции;
• проверять контрагентов;
• следить за кассой;
• не подменять трудовые отношения договорами с самозанятыми;
• объяснять экономический смысл нестандартных сделок;
• не пропускать срок подачи возражений на акт.

Прозрачный учет — лучшая подготовка к проверке. Если договоры, касса, банк, склад и отчетность отражают одну и ту же деятельность, бизнесу значительно проще подтвердить свою добросовестность и ответить на вопросы налоговой.