Кассовая дисциплина в 2023 году: ключевые особенности и ответственность, предусмотренная за ее нарушение

Порядок осуществления предпринимателями кассовых расчетов наличными регламентируются указанием Банка России №3210-У от 11 марта 2014 года. Все представленные там положения должны соблюдаться неукоснительно: за нарушения предусмотрена административная ответственность в виде солидных штрафов. Рассказываем о проведении кассовых операций в 2023 году, нововведениях и особенностях соблюдения кассового порядка.

Что такое контрольно-кассовая дисциплина

Под контрольно-кассовой дисциплиной подразумевают соблюдение юрлицами и ИП правил порядка осуществления наличных денежных расчетов, предусмотренных законодательством РФ. При этом данные расчеты включают в себя абсолютно все операции с наличными деньгами, как приходные, так и расходные.

Кассовая дисциплина включает несколько аспектов:

• оформление соответствующих кассовых документов (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера);
• установление целесообразного лимита остатка денежных средств в кассе;
• соблюдение порядка правил расходования и сдачи наличных денег в банк;
• соблюдение определенных лимитов расчета наличными денежными средствами.

В рамках кассовой дисциплины одно из ключевых понятий – операционная касса, через которую предприниматели производят расчеты наличными. В числе наиболее частых операций – получение наличности от банка и ее сдача в банк, выдача заработной платы, работа с займами, расчеты с подотчетными лицами, а также поступление наличной выручки.

При этом для получения наличной выручки обязательно применение кассовой техники установленного образца в соответствии с Федеральным законом №54-ФЗ. Отказ от ее использования разрешен только в двух случаях:

• осуществление определенных видов деятельности, предусмотренных пунктом 2 статьи 2 №54-ФЗ;
• осуществление деятельности в условиях, при которых применение ККТ затруднено или невозможно (в соответствии с пунктом 3 статьи 2 №54-ФЗ).

Количество используемых аппаратов во всех указанных выше случаях не ограничена. Однако вся выручка должна быть оприходована в кассу предпринимателя или компании в конце каждого рабочего дня.

Положение о кассовых операциях

Правила обращения с наличными деньгами нередко оформляют, как отдельный нормативный акт – своего рода внутреннее положение о проведении операций с наличными деньгами. Однако формирование такого локального документа подразумевает не только подробное описание порядка проведения кассовых операций, но и следующие аспекты:

• список лиц (или имя лица), назначенного для оформления кассовых документов;
• лицо, ответственное за контроль соблюдения требований ведения кассовых операций и ежедневного остатка в кассе;
• обязательства по составлению кассовых ордеров на каждую операцию (может быть прописана необходимость составлять их только в конце смены по полученным фискальным документам);
• особенности обеспечения сохранности наличных средств в кассе;
• порядок ведения наличных расчетов с обособленными подразделениями.

Кроме того, во внутреннем акте прописывают положения об установлении необходимого лимита остатка кассы (на основании соответствующего приказа). Когда документ сформирован, руководителю организации необходимо его утвердить и подписать для полноценного вступления в силу.

Письмо Министерства финансов №03-01-15/37692 также устанавливает нюансы ведения справки отчета и ведения журнала кассира-операциониста. Если предприниматель использует онлайн-кассу, их использование необязательно.

Как можно расходовать наличные деньги из кассы

Компании все чаще отдают предпочтение безналичным расчетам, однако для ряда операций по-прежнему сохраняют возможность использования наличных. Если оплата в этом случае проводится от компании, а не от физлица, на суммы наличности устанавливают определенные лимиты. При расчетах за товары, услуги или те или иные виды работ в рамках одного договора лимит составляет 100 тысяч рублей.

Предприятия и ИП могут расходовать наличные средства из кассы на следующие цели:

• выдача заработной платы;
• оплата товаров, услуг или работ в соответствии с договором;
• выдача денежных средств подотчетным лицам;
• социальные платежи;

• возврат денежных средств покупателю при отказе от товара или услуги;
• компенсационные выплаты сотрудникам компании;
• возмещение по страховым договорам;
• платежи платежного агента (наличные).

В соответствии с пунктом 1 указания Центробанка №5348-У от 09 сентября 2019 года предприниматели также могут расходовать данные средства на собственные нужды.

В любом случае, объем наличных, хранимых в кассе, всегда должен оставаться в пределах лимита, установленного внутренним положением и утвержденным руководителем компании.

Лимит остатка кассы: определение

Под лимитом остатка денежных средств в кассе понимают сумму наличных, которая обязательно должна остаться в кассе на момент закрытия смены или в конце рабочего дня. Его введение вполне обосновано - это еще один способ застраховать предприятие от внушительных денежных потерь, ограбления, растраты и других чрезвычайных ситуаций.

Как уже говорилось ранее, лимит наличности устанавливается каждой организацией отдельно на основании внутреннего положения, проведенного и установленного приказом руководителя. Все суммы сверх лимита обязательны к сдаче в обслуживающий банк, где они подлежать зачислению на расчетный счет.

Приказ, устанавливающий лимит остатка кассы утверждается компанией или организацией ежегодно. Однако это скорее рекомендация, чем жесткое правило: если руководитель не видит в этом необходимости, вполне достаточно однократного утверждения. Если же данный лимит фирмой не установлен, в конце рабочего дня сдаче в банк подлежат все наличные средства из кассы. Там не должно ничего оставаться.

В некоторых случаях сформировать и утвердить новый приказ по лимиту остатка наличных в кассе можно не дожидаясь окончания года. Как правило, необходимость в изменении лимита связана с изменениями в работе организации, напрямую влияющими на остаток кассы. Один из примеров – изменение объема поступающих в кассу наличных денег.

Как рассчитывают лимит остатка кассы

Расчет кассового лимита для наличности – процесс индивидуальный, поскольку у каждого предприятия свои особенности ведения подобных операций. Например, в некоторых компаниях наличные деньги только поступают в кассу и практически не тратятся, в других – расходуются в значительных объемах на определенные цели, при этом их пополнение внесением выручки не осуществляется.

Исходя из этих особенностей Центробанк предлагает две формулы для установки ограничений наличности в кассе - по поступлению наличности и по расходованию наличности. Рассмотрим их подробнее.

Формула расчета на основе поступления наличных денег

В данном случае порядок расчета выглядит следующим образом:

Лимит = Оп/Pп × П

Где:

Оп — объём наличности, поступившей за заданный расчетный период;

Pп – расчётный период. Юрлицо может определить его произвольно, однако он не может быть более 92 дней;

П - количество дней между самостоятельной сдачей наличных средств в банк или инкассациями (среднее).

Данный период не может превышать 7 рабочих дней. Если компания или предприниматель находятся в отдаленной местности без банковских отделений, то максимальный период для сдачи наличных денег составляет 14 рабочих дней.

Формула расчета на основе расхода наличности

В этом случае применяется иная формула:

Лимит = Ов/Pп × П

Где:

Ов — объём наличных денег, выданных за расчетный период (заработная плата в расчет не входит);

Pп – расчётный период (до 92 дней);

П – усредненный период между получением наличности в банке (не более 7 и 14 дней).

Порядок обеспечения сохранности наличных денег

В обязанности компании или индивидуального предпринимателя входит разработка мероприятий для обеспечения порядка безопасного хранения наличных, а также их инвентаризация и транспортировка. Когда план данных мероприятий утвержден и проработан, назначают материально ответственных лиц.

Как правило, это кассир или сотрудник, исполняющий обязанности кассира на постоянной или временной основе. На него возлагается ответственность за сохранность денег в кассе и в случае возникновения недостачи он обязан возместить работодателю ущерб в соответствии со статьями 242 и 244 ТК РФ. Данная ответственность также регулируется договором о полной материальной ответственности и распиской кассира об ознакомлении с его должностными обязанностями.

Порядок обращения с документами кассовой дисциплины

Контроль обращения с наличностью проводят ежеквартально или ежемесячно. При этом каждый пересчет лимита распечатывают, подтверждают подписью главного бухгалтера и хранят в соответствии с общими правилами документооборота.

Выдача наличных денег из кассы и их внесение оформляют соответствующим кассовым ордером. В первом случае формируют расходный кассовый ордер (РКО), во втором – приходный кассовый ордер (ПКО). По каждому из них ответственным лицом вносится соответствующая запись в кассовую книгу. Ордера и записи подлежат хранению в бумажном или электронном виде после завершения отчетного года на протяжении пяти лет.

Налоговые органы имеют право на проверку документов, а также соблюдения правил учета выручки за любой интересующий их период. При этом также выявляют факты нарушения статей 346.11 и 346.26 НК РФ, регламентирующих обязанности по соблюдению кассовой дисциплины. В числе таких фактов:

• несвоевременное или неполное оприходование выручки;
• превышение лимита остатка денежных средств в кассе или расчетов наличными;
• невыдача кассовых чеков, либо бланков строгой отчетности;
• использование контрольно-кассовой техники, не соответствующей установленным требованиям, а также неисправной или запрещенной;
• несоответствие фактических остатков наличности указанным в отчетах, ордерах или иных документах суммам;
• выдача под отчет наличности в больших объемах на ничем не обоснованный срок.

Порядок проведения проверки кассовой дисциплины

В 2023 году такие проверки проводят по решению руководителя инспекции ФНС. Порядок проведения установлен приказом Министерства финансов РФ №133н от 17 октября 2011 года. В соответствии с приказом проверяющие изучают следующие документы:

• все бумаги, связанные с оформлением кассовых операций;
• документы на приобретение контрольно-кассовой техники, а также ее регистрацию и обслуживание;
• отчеты, хранящиеся в памяти фискального накопителя;
• учетные регистры по хозяйственным или бухгалтерским операциям;
• документы по приобретению, учету и уничтожению бланков строгой отчетности;
• приказы по установлению лимита остатка наличности в кассе;
• авансовые отчеты.

Проверяющие также имеют право запросить любые необходимые им документы и пояснения к ним. При этом руководитель организации или ИП обязан предоставить им неограниченный доступ к кассе (в том числе к паролям), а также к наличности.

Какая ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена в 2023 году

Соблюдение порядка и правил проведения операции с наличностью отслеживают представители Федеральной налоговой службы. Если нарушения выявлены, организация или индивидуальный предприниматель обязаны понести административную ответственность в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.

В числе правонарушений, за которые предусмотрено наказание, следующие:

• игнорирование требований по передаче в банк сумм сверх установленного кассового лимита;
• проведение наличных платежей сверх лимита с участием ИП и юридических лиц;
• нарушение правил хранения наличной выручки;
• нецелевые траты наличных денег.

Штраф для ИП и руководителей организации в этом случае составит 4-5 тысяч рублей. Однако для юридических лиц он гораздо выше: им придется заплатить от 40 до 50 тысяч рублей.

Что касается представителей малого и среднего бизнеса, то в их отношении ФНС может отделаться и предупреждением, если предприниматель ранее не был замечен в подобном правонарушении или же оно не повлекло материального ущерба создания чрезвычайной ситуации и причинения вреда.

Кроме того, статья 15.1 КоАП РФ предусматривает срок давности по наказаниям за нарушение кассовой дисциплины,  если с момента его совершения прошло более двух месяцев, взыскания не применяются.

Кассовая дисциплина в 2023 году не подверглась радикальным изменениям. Однако для предпринимателя важно отслеживать все актуальные новости и перемены в данной сфере, чтобы вести операции с наличными в соответствии с законодательством и избежать штрафов.