Мониторинг работы сотрудников: преимущества, особенности и законные методы

С одной стороны уверенность в том, что все добросовестно выполняют свои обязанности и не совершают ничего, что могло бы навредить компании. С другой - вопросы о легальности, сомнения в необходимости и страх невозможности организовать все правильно. Именно эти противоречивые мысли часто посещают владельцев бизнеса, когда речь заходит о мониторинге действий сотрудников. На самом деле, все не так страшно. Отслеживание работы персонала - полезный инструмент, если использовать его грамотно. В статье мы подробнее раскроем его положительные стороны, а также поговорим о видах и законных методах контроля сотрудников.

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(ДЯ)"

от 21500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(автоотрез)"

от 27000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-Комбо-01Ф RS/USB/2LAN"

36000 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-150"

от 17820 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-156"

от 18630 Р

Подробнее

Монитор кассира "POScenter 10 TFT LED"

от 10400 Р

Подробнее

Смарт-терминал ККТ "POScenter-A7L-Ф"

14305 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФM RS/USB"

36000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФМ RS/USB/2LAN"

40000 Р

Подробнее

Мобильная онлайн-касса "POSCENTER-BANK-01Ф"

26000 Р

Подробнее

ТСД "iData i3"

27340 Р

Подробнее

ТСД "iData 70"

39326 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter DTM-15"

от 17280 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф LAN/USB (ДЯ, автоотрез)"

от 28500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФМ RS/USB/LAN"

39000 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter TM-10.1"

от 22200 Р

Подробнее

ТСД "iData K8"

от 68970 Р

Подробнее

ТСД "iData P1"

101628 Р

Подробнее

ТСД "iData Т2"

66637 Р

Подробнее

Фискальный регистратор POScenter-02Ф USB/RS/LAN

от 35500 Р

Подробнее

ТСД "iData K1S"

53247 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter NOVA"

от 28350 Р

Подробнее

ТСД "iData K3S"

33800 Р

Подробнее

ТСД "iData 50P"

51988 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-150 Lite"

от 17415 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter MEGA"

от 34560 Р

Подробнее

ТСД "iData K3S-2"

33800 Р

Подробнее

ТСД "iData K8 Cold"

94687 Р

Подробнее

Монитор кассира "POScenter 9.7""

8500 Р

Подробнее

ТСД "iData T3 PRO"

54886 Р

Подробнее

ТСД "iData i3 PRO"

38805 Р

Подробнее

ТСД "iData T1 PRO"

37690 Р

Подробнее

ТСД "iData P1 mini"

63208 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф (У) LAN/USB/COM (ДЯ, автоотрез)"

от 28500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф (У) LAN/USB/COM (ДЯ)"

от 22500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф (У) USB/COM (ДЯ, автоотрез)"

от 27000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф (У) USB/COM (ДЯ)"

от 21500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-01ФМ (У) LAN/USB/COM"

38500 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-156 Lite"

от 17280 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "POScenter-03ФМ" USB/COM

16000 Р

Подробнее

Нужно ли контролировать деятельность персонала на работе?

На самом деле, мониторинг успешно решает пять важных для бизнеса задач:

• Защита конфиденциальных данных. Если есть риск умышленной или случайной передачи важной информации или доступа к ней от сотрудника третьим лицам, отслеживание данных на рабочих устройствах поможет его значительно снизить. Специальные программы реагируют на подозрительное поведение и могут даже заблокировать доступ к данным, чтобы предотвратить их утечку.
• Предотвращение сбоев в работе организации.Это особенно важно для компаний с критической информационной инфраструктурой (КИИ). Мониторинг действий сотрудников поможет выявить случаи злоупотребления служебным положением, предотвратить материальный ущерб и нарушения алгоритмов работы организации.
• Оценка эффективности. Мониторинг позволяет оценить, насколько добросовестно работают сотрудники и действительно ли оплата их труда соразмерна прилагаемым ими усилиям. Инструмент оказался в первую очередь полезным для компаний, где значительная часть сотрудников трудятся удаленно.

Изображение от freepik

• Соблюдение законов. Компании и организации чаще всего обязаны соблюдать федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Нарушения караются штрафами и даже уголовной ответственностью. Благодаря контролю действий сотрудников можно усилить защиту полученных данных и избежать разглашения персональной информации.
• Защита репутации. Для компаний, нацеленных на долгую работу и серьезное партнерство, имидж по-прежнему важен. Мониторинг помогает предотвратить репутационный ущерб из-за действий недобросовестных или невнимательных сотрудников и позиционировать себя как бренд или организацию, которой можно доверять.

Главное, что дает контроль действий сотрудников руководителю - чувство безопасности и уверенности. Он знает, что не упустит из виду ни важные процессы, ни нарушения и попытки персонала совершить что-то, что негативно может сказаться на работе компании.

Изображение от freepik

Преимущества контролируемой деятельности для владельцев бизнеса и сотрудников

Грамотно организованный мониторинг персонала вносит существенный вклад в эффективность рабочих процессов и процветание бизнеса. В числе безусловных плюсов:

• рост производительности труда благодаря обнаружению, анализу и исправлению ошибок в работе подчиненных;
• рациональное управление ресурсами, оптимизация выплат и расходов;
• укрепление ответственности сотрудников, соблюдение ими регламента служебного времени и сроков выполнения заказов и проектов.

Кроме того, контроль деятельности выгоден и самим сотрудникам. Начальство может объективно оценить, кто и как работает, выстроить объективную систему поощрений со справедливым распределением бонусов и повышениями. Кроме того, рост производительности позитивно сказывается на бизнесе - увеличивается число клиентов и доходы, возможно расширение компании с появлением дополнительных рабочих мест и руководящих должностей. Еще один плюс - возможность формирования самодисциплины и грамотное планирование рабочего дня.

Изображение от freepik

Контроль сотрудников - насколько это законно?

Зачастую попытки разработать систему мониторинга вызывают открытое или явное сопротивление со стороны сотрудников, которые считают его полноценной слежкой и вторжением в личное пространство. Однако здесь есть определенные нюансы.

Работодатель действительно имеет право контролировать действия сотрудников в служебное время, если это требуется для оценки эффективности деятельности персонала. Чтобы избежать конфликтов и недопонимания, необходимо:

• Разъяснить сотрудникам, что такое мониторинг и подчеркнуть, что вы будете использовать его для контроля качества выполнения задач, соблюдения выданных ранее инструкции и требований по информационной безопасности.
• Известить работников о своем праве проверки действий за рабочими компьютерами и особенностей использования информационной инфраструктуры. Так как владелец компании выполняет функцию оператора по обработке конфиденциальных и персональных данных, он может защищать их в соответствии с законодательством.
• Внести положения о мониторинге в правила внутреннего трудового распорядка и ознакомить с ними весь персонал под личную роспись.
• Оформить акт-приема передачи рабочей техники, электроники и цифровых носителей. Если специалист работает на личных устройствах или удаленно, необходимо получить его письменное согласие на установку средств мониторинга. Кроме того, руководителю необходимо заключить дополнительное соглашение об использовании имущества сотрудника и выплате соответствующей компенсации.

Изображение от freepik

В ряде компаний владельцы легкомысленно относятся к грамотному оформлению мониторинга и документированию согласия персонала. Часто ограничиваются устным сообщением. Однако это достаточно рискованно. В случае конфликта сотрудник может заявить, что не знал о том, что его действия контролируют. В этом случае суд может расценить это как нарушение личной неприкосновенности и попытку хищения конфиденциальной информации самим предприятием.

Если же отслеживание действий персонала на рабочем месте будет закреплено правильно с доказательной базой, сотрудники поймут, что у них есть право выбора согласиться или нет с политикой компании. Это позволит определить лояльных специалистов и предоставить остальным возможность остаться с командой или уйти, если подобные условия для них неприемлемы.

Изображение от freepik

Какие данные о сотрудниках разрешено собирать и хранить в процессе мониторинга?

Мониторинг законен в отношении любой информации, связанной с выполнением должностных обязанностей, соблюдением инструкций и использованием внутренней инфраструктуры. Таким образом, работодатель может собирать и анализировать следующие данные:

• рабочее время - в том числе продолжительность рабочего дня, количество часов для выполнения определенных задач, частоту и длительность перерывов, переработки (для оплаты сверхурочных в соответствии с законодательством);
• эффективность - количество выполняемых работником задач в день или за иной период, используемые им инструменты и сервисы, посещаемость сторонних ресурсов;
• соблюдение внутренних регламентов при передаче информации, способы взаимодействия с коллегами и другими отделами, используемые корпоративные документы.

Кроме того, разрешено отслеживать и оценивать стиль общения сотрудников с клиентами, а также их деятельность в ходе корпоративных мероприятий.

POS-компьютер "POScenter Z1"

от 29025 Р

Подробнее

Смарт-терминал ККТ "POScenter-A7L-Ф"

14305 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter JAM"

от 47250 Р

Подробнее

POS-терминал "POS314"

17550 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS100.17"

от 59529 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS100" PCAP

от 43995 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS200"

от 84821 Р

Подробнее

POS-компьютер "POScenter BOX PC 4"

от 30204 Р

Подробнее

POS-компьютер NCR "REALPOS60"

39000 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS90"

от 44550 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS90ES"

от 48900 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS100" Resistive

от 46474 Р

Подробнее

POS-компьютер "POScenter BOX PC 1"

от 23000 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter Wise"

от 29990 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS400"

от 52516 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS90NS"

от 45225 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS101" PCAP

от 47250 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS101-17"

от 56900 Р

Подробнее

POS-терминал POScenter "Start-2V2"

от 40500 Р

Подробнее

POS-компьютер "POScenter Z2"

от 31050 Р

Подробнее

POS-компьютер "POScenter Z3"

от 19980 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS250"

286000 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS101" Resistive

от 49275 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS101" 21.5" PCAP

от 74250 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter Wise Pro"

от 29500 Р

Подробнее

POS-компьютер "POScenter Z1 J6412"

от 39275 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter Atlas" 15"

от 38475 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter Atlas" 15.6"

от 38475 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter Atlas" 15.6" Intel Core i3

от 38475 Р

Подробнее

Касса самообслуживания POScenter SCO-M210

от 170000 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS101" Pro

от 50625 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS101-17" Pro

от 58050 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS101" Pro Resistive

от 56700 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS90" Pro

от 46575 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS90NS" Pro

от 46575 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter Wise Lite"

от 27000 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS90ES" Pro

от 64800 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter Platinum"

от 87750 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter Atlas" 15" Resistive

от 47250 Р

Подробнее

POS-компьютер "POScenter Z2 PRO"

от 27000 Р

Подробнее

Данные, запрещенные для сбора, хранения и использования

В первую очередь это вся личная информация и сведения о частной жизни сотрудников. Однако здесь есть грань. Руководитель имеет право слушать и читать все беседы и переписки, где упомянуты действия и схемы, направленные против компании. Если же в разговоре или сообщениях нелицеприятно упоминают начальника, это уже личные данные, хотя и способные негативно повлиять на субординацию и взаимоотношения в команде.

Кроме того, руководителям и владельцам запрещено мониторить личные телефоны, ноутбуки и прочие устройства, принадлежащие сотрудникам, а не компании. Исключение - режимные или секретные объекты, где использование несертифицированных цифровых устройств и носителей запрещено законом.

Изображение от freepik

Как можно контролировать персонал: виды мониторинга

Сегодня на предприятиях и организациях используют различные формы контроля. Некоторые руководители выбирают наиболее подходящий для них вид мониторинга, в то время как другие могут чередовать варианты. Все зависит от специфики бизнеса и актуальных задач.

Компании могут использовать следующие виды наблюдения и оценки деятельности персонала:

• По результатам. Актуален для опытной хорошо мотивированной команды, где сотрудники способны сами адекватно распределить рабочее время, решать промежуточные задачи, вовремя обращаются за помощью, умеют объективно оценить проделанную работу и вовремя исправить ошибки. Все, что нужно руководителю в этом случае - проверить результат после наступления дедлайна и поставить новую задачу. Благодаря этому он может сосредоточиться на других процессах и не тратить время на постоянный контроль. Однако эту форму чаще выбирают руководители, абсолютно уверенные в подчиненных.
• Поэтапный контроль. В этом случае задачу или проект разбивают на несколько частей, а руководитель запрашивает отчеты и последовательно проверяет результат по выполнению каждого этапа. Вовлеченность начальства выше, но и контроль эффективнее, поскольку все будет сделано вовремя и как надо, а исправления и доработки не потребуют много времени, кроме того, при поэтапном мониторинге проще отследить экспертность, отдачу каждого сотрудника и слаженность команды для исправления ошибок и поощрения в дальнейшем.

Изображение от freepik

• Контроль по срокам. Схема мониторинга, похожая на поэтапный контроль, но с упором на дедлайн. Подходит для крупных проектов, где своевременная сдача и отчетность очень важны. Однако с творческими задачами он сочетается слабо, поскольку создает лишнее давление на команду.

Кроме того, руководитель может периодически контролировать работу персонала по произвольно выбранным точкам. Это означает проверку деятельности определенного сотрудника или постановку индивидуальной задачи с выполнением в заданную дату. Такой формат подходит для подбора команды на важный проект, создания системы поощрения или принятия кадровых решений, в том числе при необходимости сократить часть персонала. Однако использовать его часто нежелательно, поскольку он расценивается как стрессовый. В ожидании внеплановой проверки сотрудники могут ощущать тревогу, напряжение и работать хуже.

Изображение от zinkevych

Мониторинг сотрудников на рабочих местах: технические решения

При организации системы контроля отслеживание работы сотрудников на компьютерах и цифровых устройствах остается ключевым аспектом. Существуют специальные программы мониторинга с обширным функционалом, который можно адаптировать для той или иной задачи. В числе решений, популярных у владельцев компаний и руководителей организаций можно назвать:

• Bitcop. Программа синхронизируется с внешними системами - мессенджерами, IP-телефонией, корпоративными календарями. Может отслеживать активность в течение рабочего дня, делать скриншоты экранов и устанавливать запрет на посещение определенных ресурсов. Владельцам бизнеса предлагают два тарифных плана и бесплатная версия с минимальным функционалом.
• Kickidler. Программа записывает видео с компьютерного монитора в режиме реального времени - так можно увидеть, что делал сотрудник в течение рабочего дня. Руководители могут получать отчеты о посещении сайтов и приложений, отслеживать работу за несколькими компьютерами, мониторить деятельность удаленных сотрудников и своевременно реагировать на нарушения. Есть базовый и расширенный вариант Kickidler, а также пробная версия.

Изображение от freepik

• Hubstaff. ПО, полезное и для владельцев компании, и для самих сотрудников. Она не только отслеживает деятельность персонала в рабочее время, но и помогает им координировать свои действия с коллегами. Возможен мониторинг сотрудников на удаленке, синхронизация с платежными системами, настройки отчетов и даже подключение к GPS. Владелец бизнеса может выбрать один из трех тарифов - бесплатный, стартовый и PRO.
• Инсайдер.рф. Сервис от российских разработчиков. В числе ключевых функций - контроль посещаемых приложений, веб-сайтов и нажатия клавиш, фиксация прихода и ухода сотрудников, мониторинг запросов в поисковых системах, возможность установки на мобильные устройства. Компания предлагает две версии ПО - облачную и «коробочную».

В список эффективных и разрешенных программ для мониторинга также входят Crocotime, StaffCop, Yaware, «Стахановец» и другие. Владельцы компаний могут подобрать ПО, наиболее подходящее по опциям, настройкам и способу внедрения.

Изображение от freepik

Организация эффективного внедрения средств контроля деятельности персонала

Организация мониторинга в компании включает следующие этапы:

• Постановка целей. Необходимо определить приоритетные объекты мониторинга: это поможет выбрать технические решения и программы. Если нужно отследить производительность сотрудников, достаточно трекера рабочего времени. Если необходимо фиксировать все действия сотрудников и разрешать конфликтные ситуации, потребуется разработка полноценной IRM-системы - технологии для доступа компаний к информации с целью защиты и хранения.
• Легализация мониторинга. Для внедрения системы контроля необходимо правовые основания. Как правило, это локальные акты, в которых устанавливают степень защиты персональных данных и коммерческой тайны, а также порядок применения средств отслеживания деятельности персонала. На основании актов создают приказы, а их положения доводят до сотрудников под роспись.
• Подготовка в внедрению. Руководство определяет, у кого будет доступ к системе мониторинга, а также выбирает настройки, которые предотвратят попытки манипуляции данными со стороны сотрудников. Кроме того, в ходе внедрения профессионалы решают ряд технических задач - настраивают ключевые модули и интегрируют систему мониторинга с уже работающими решениями по защите информации.

Изображение от freepik

• Распределение ролей и зон ответственности.Каждый сотрудник должен четко понимать, каков круг его обязанностей и за что именно он отвечает. Это поможет избежать неравномерных и нелогичных нагрузок внутри команды. Для распределения ролей можно использовать различные инструменты, в том числе интеллектуальные карты.
• Разработка системы отчетности. Создать прозрачную и понятную схему подготовки и сдачи отчетов необходимо для каждой команды с утверждением соответствующих форм, периодичности и назначением ответственных. Это поможет упорядочить рабочие процессы, а сотрудники не будут ощущать излишнего давления. Им достаточно своевременно отчитываться и реагировать на замечания.

Кроме того, важно своевременно доводить до подчиненных обновления в системе мониторинга, причем с официальным подтверждением их осведомленности. Это поможет избежать разногласий, конфликтов, ошибок и случаев утечки информации, допущенной сотрудником по незнанию.

Денежный ящик "POScenter 13K"

3596 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13MK"

3350 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16K5"

4208 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16MK"

3990 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460K"

от 4990 Р

Подробнее

Мобильный принтер "MTP-200"

12699 Р

Подробнее

Мобильный принтер "MTP-300"

от 13235 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "POScenter OT 2D"

8500 Р

Подробнее

Беспроводной сканер штрихкода "POScenter 2D BT"

6700 Р

Подробнее

Сканер штрихкода POScenter "HH 2D2 HD"

от 3600 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 2460"

5500 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460KM LUX"

6400 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13E"

3750 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460KL"

6200 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16E"

4290 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13L"

3200 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "POScenter SG-100C"

4500 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "POScenter SQ-100C"

12000 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "POScenter SQ-90C"

9500 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16E7"

5500 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16EM"

4190 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter Compact"

2890 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460KS"

6550 Р

Подробнее

Ручной сканер штрихкода "POScenter SG-30C"

3100 Р

Подробнее

Беспроводной сканер штрихкода "VMC BurstScanX BTA"

11600 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460E"

5790 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13EM"

3180 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "iData DM5000-60P"

от 105643 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "iData DM5000-200P"

от 138342 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "iData DM3100-16P"

от 106900 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "iData DM1100"

от 18362 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "iData DM1200"

24902 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "iData DM3000"

от 76717 Р

Подробнее

Еще один важный момент - уместность и умеренность контроля. Он ни в коем случае не должен быть тотальным и навязчивым. Под давлением в команде начнет формироваться нездоровая, нервозная атмосфера, пропадет мотивация и снизится эффективность. Необходимо быть открытым к мнению сотрудников, прислушиваться к их предложениям и по возможности находить компромиссные решения. Можно постоянно держать руку на пульсе, но не тормозить рабочие процессы и сохранять комфортные условия для команды. Именно в этом и кроется секрет эффективного мониторинга.