Онлайн-кассы в 2025 году: кому они требуются и в чем их преимущества

Даже несмотря на то, что регламентирующий применение онлайн-кассы Федеральный закон №54-ФЗ действует уже много лет и находится в открытом доступе, предприниматели, развивающие проекты в сфере ритейла и услуг, по-прежнему задаются вопросом о том, нужно ли им устанавливать такую ККТ. Когда онлайн-касса необходима, а когда можно без нее обойтись? В чем преимущества такой техники и что будет, если проигнорировать требования законодательства? Поговорим обо всем подробнее.

Денежный ящик "POScenter 13K"

3596 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13MK"

3350 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16K5"

4208 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16MK"

3990 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460K"

от 4990 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-150"

от 22005 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-156"

от 20655 Р

Подробнее

Монитор кассира "POScenter 10 TFT LED"

от 10400 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "KB-PION306"

4900 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67B"

8340 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67BL"

7800 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 2460"

5500 Р

Подробнее

Дисплей покупателя "POScenter L716"

15000 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S77A"

8300 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "NCR"

7650 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter DTM-15"

от 17280 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter TM-10.1"

от 22200 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "Shtrih S84F"

6000 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67"

8340 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460KM LUX"

6400 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter NOVA"

от 28350 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13E"

3900 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460KL"

6200 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16E"

4700 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-150 Lite"

от 20655 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter MEGA"

от 43200 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16E7"

5500 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16EM"

4550 Р

Подробнее

Монитор кассира "POScenter 9.7""

8500 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter Compact"

3150 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460KS"

6550 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S50A"

7200 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S84BB"

9000 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460E"

5790 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-156 Lite"

от 20655 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13EM"

3350 Р

Подробнее

Что такое онлайн-касса и зачем она нужна?

Современные онлайн-кассы - специализированные устройства, создающие фискальные чеки в автоматическом режиме и передающие данные о кассовых операциях в налоговые органы через оператора фискальных данных (ОФД). Техника обеспечивает высокую эффективность обслуживания клиентов и прозрачность расчетов, а также значительно упрощает учет средств и товаров, что делает ее важным инструментом автоматизации в ритейле, сфере услуг, системе HoReCa.

Как работают онлайн-кассы?

Алгоритм расчета через актуальную контрольно-кассовую технику выглядит следующим образом:

• Покупатель оплачивает товар или какую-либо услугу.
• Онлайн-касса формирует фискальный чек с указанием важных данных о транзакции - описание приобретенных товаров или оказанных услуг, их стоимость, дату и время платежа, сумму НДС и так далее.
• Вся информация с чека передается оператору фискальных данных в режиме реального времени.
• ОФД расшифровывает данные и передает их в налоговую инспекцию.

Таким образом, процесс полностью автоматизирован и не требует активного вмешательства со стороны сотрудников. В этом случае значительно снижается количество и риск совершения ошибок, а точность учета повышается. К тому же данные передаются моментально, благодаря чему контроль бизнес-процессов более эффективен.

Преимущества онлайн-кассы для предпринимателей

Не стоит думать, что онлайн-кассы были введены лишь для ужесточения контроля над владельцами бизнеса. На самом деле, их применение выгодно и для предпринимателей, как минимум в следующих аспектах:

• Полная прозрачность расчетов. При использовании онлайн-кассы каждая операция моментально фиксируется, а информация о ней становится сразу же доступной для налоговой службы. Это позволяет установить максимально доверительные отношения с ФНС и значительно упрочить собственную репутацию.
• Комфортное ведение внутреннего учета.Эффективность учета товаров и продаж значительно возрастает, если использовать онлайн-кассу. Техника последнего поколения успешно интегрируется с учетным и бухгалтерским программным обеспечением, благодаря чему можно оперативно проанализировать состояние дел и принять взвешенное управленческое решение.
• Автоматизация возврата и обмена. Благодаря электронному чеку очень просто отследить всю информацию о покупке и без проблем обменять товар или оформить быстрый возврат. Это один из критериев качественного обслуживания, который клиенты не смогут не оценить. Так формируется лояльность со стороны покупателей.

• Мобильность и гибкость продаж. Вести расчеты с передачей данных в ОФД могут даже предприниматели и сотрудники, которые работают на выездах. К примеру, зарегистрированы в такси или держат мобильные кафе и киоски. Для таких случаев разработаны мобильные онлайн-кассы, которые без проблем подключаются к сети, формируют чеки и передают данные в налоговую.
• Снижение налоговых рисков. Данные о транзакциях передаются в налоговую сразу же, не подвергаясь правкам, корректировкам и постороннему вмешательству. Так значительно снижается вероятность налоговых нарушений, а предприниматели застрахованы от штрафов и санкций, особенно в случае, если они были применены из-за незнания важной информации или мелких ошибок.
• Упрощенная сдача налоговой отчетности. Информация по всем транзакциям сразу же поступает в налоговую. Владельцу бизнеса не нужно ничего считать вручную, писать бумажные отчеты или постоянно дополнять учетную документацию новыми данными. В ряде случаев это дает возможность сдавать отчетность в налоговую в автоматическом режиме, а если это не разрешено, то элементарно содержать ее в полном порядке и моментально формировать нужные документы.

Кроме того, внедрение онлайн-касс внесло существенный вклад в борьбу с теневым бизнесом. Ранее немалое число предпринимателей предпочитали вести расчеты без фискальной регистрации, стараясь скрыть реальную прибыль и сэкономить на налогах. Теперь возможностей у сторонников нелегальных операций стало значительно меньше. Онлайн-кассы становятся обязательными, все данные сразу уходят в налоговую, поэтому нарушить закон недобросовестным предпринимателям удается все реже.

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(ДЯ)"

от 21500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(автоотрез)"

от 27000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-Комбо-01Ф"

36000 Р

Подробнее

Смарт-терминал ККТ "POScenter-A7L-Ф"

14305 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "POScenter OT 2D"

9500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФM RS/USB"

36000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФМ RS/USB/2LAN"

40000 Р

Подробнее

Мобильная онлайн-касса "POSCENTER-BANK-01Ф"

26000 Р

Подробнее

Беспроводной сканер штрихкода "POScenter 2D BT"

7447 Р

Подробнее

Сканер штрихкода POScenter "HH 2D2 HD"

3750 Р

Подробнее

Киоск самообслуживания POScenter K320

265000 Р

Подробнее

Беспроводной сканер штрихкода "POScenter F22pro"

14000 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "OPI-3601"

12470 Р

Подробнее

Сканер лазерный "MD2030"

3672 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф LAN/USB (ДЯ, автоотрез)"

от 28500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФМ RS/USB/LAN"

39000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор POScenter-02Ф USB/RS/LAN

от 35500 Р

Подробнее

Касса самообслуживания POScenter SCO-K210

от 168000 Р

Подробнее

Касса самообслуживания POScenter SCO-K170

от 175875 Р

Подробнее

Беспроводной сканер штрихкода "POScenter SG-110-BT"

11450 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "POScenter SG-100C"

5000 Р

Подробнее

Сканер штрихкода "POScenter SQ-100C"

17000 Р

Подробнее

Касса самообслуживания POScenter SCO-M210

от 160000 Р

Подробнее

Ручной сканер штрихкода "POScenter SG-30C"

3300 Р

Подробнее

Настольный 2D сканер штрихкода, с поддержкой удалённого управления POScenter "Sphera"

8700 Р

Подробнее

Ручной 2D сканер штрихкода, с поддержкой удалённого управления POScenter "Stellar"

4800 Р

Подробнее

Настольный 2D сканер штрихкода, с поддержкой удалённого управления POScenter "Flip"

6000 Р

Подробнее

Беспроводной сканер штрихкода "VMC BurstScanX BTA"

11600 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф (У) LAN/USB/COM (ДЯ, автоотрез)"

от 28500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф (У) LAN/USB/COM (ДЯ)"

от 22500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф (У) USB/COM (ДЯ, автоотрез)"

от 27000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-02Ф (У) USB/COM (ДЯ)"

от 21500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "РИТЕЙЛ-01ФМ (У) LAN/USB/COM"

38500 Р

Подробнее

Касса самообслуживания POScenter SCO-M210_V2 Limited Edition

от 175000 Р

Подробнее

Применение онлайн-кассы: кто обязан вести расчет через ККТ нового образца

Федеральный закон №54-ФЗ делает использование онлайн-кассы обязательным для подавляющего большинства компаний, предприятий, организаций и ИП, ведущих расчеты с физическими и юридическими лицами в безналичной форме и наличными. В 2024 году список тех, кому необходимо установить кассовые аппараты с ОФД стал еще больше и теперь включает:

• Индивидуальных предпринимателей и компании. Сюда относятся лица и организации, которые торгуют различными товарами, выполняют работы, оказывают услуги и рассчитываются с клиентами наличными или картой. При этом расчеты учитывают как оптовую, так и розничную торговлю.
• Предпринимателей на упрощенной системе налогообложения. Владельцы бизнеса, выбравшие режим УСН, теперь также должны вести расчеты с физическими или юридическими лицами за продажу товаров и оказание услуг через онлайн-кассу.
• Предпринимателей на патенте. Если владельцы бизнеса на ПСН принимают оплату от клиентов за свою деятельность в наличной или безналичной форме, они также обязаны установить онлайн-кассу и вести расчеты строго через нее.
• Всех организаций, принимающих оплату наличными. Это касается как магазинов и супермаркетов, так и заведений общественного питания, компаний и организаций, оказывающих услуги населению.

Сегодня по-прежнему есть ряд исключений: некоторым категориям предпринимателей пока не требуется установка онлайн-касс. Например, к ним относятся те, кто применяет режим налога на профессиональный доход (самозанятые). Полный список можно найти в самом законе.

Кому еще разрешено не применять онлайн-кассу

Помимо самозанятых от применения ККТ с автоматической передачей фискальных данных освобождены следующие организации и категории предпринимателей:

• ИП и организации на ЕСХН (едином сельскохозяйственном налоге). С 1 марта 2025 года они смогут работать на рынках, выставках и ярмарках без онлайн-касс при условии, что товар сразу передается покупателю. Кроме того, есть и другие условия, например, для продажи можно оборудовать не более 3 рабочих мест на площади до 15 квадратных метров.
• Сельскохозяйственные кооперативы. Они также могут вести торговлю на рынках и ярмарках без онлайн-касс. Однако эта мера льготная и она будет отменена 2 сентября 2025 года.
• Некоторые предприниматели на ПСН. В частности, не использовать онлайн-кассу разрешено тем, кто оказывает экскурсионные услуги, занимается благоустройством ландшафта, переработкой овощей и фруктов и т.д. Полный перечень исключений приведен в статье 346.43 Налогового кодекса.
• ИП и юрлица, осуществляющие определенные виды деятельности. К таким видам деятельности относятся продажа бумажных газет и журналов, торговля мороженым и напитками в розлив, ремонт и окраска обуви и т.д. Весь список видов деятельности, при которых онлайн-касса не требуется, приводится в статье 2 закона №54-ФЗ.

Законодательство в отношении онлайн-касс постоянно обновляется, поэтому необходимо регулярно следить за поправками, чтобы вовремя выполнить требования законов и постановлений.

Как выбрать онлайн-кассу?

При выборе ККТ опираются на определенные критерии такие, как масштаб и оборот бизнеса, вид и специфика деятельности, особенности обслуживания. Так, например, для торговли спиртными напитками необходим аппарат, поддерживающий ЕГАИС такой, как «РИТЕЙЛ-01ФМ (У)». Идеальным решение для кафе может стать POScenter POS90NS - сенсорный моноблок с производительным процессором, мощным блоком питания и надежной защитой от влаги и грязи. Ну, а для выездной торговли подойдет мобильная онлайн-касса POSCENTER-BANK-01Ф на базе операционной системы Android с функцией приема банковских карт, печатью чеков и емким аккумулятором. В любом случае, важно изучить все предложения на рынке и определить, какие кассовые устройства соответствуют вашим бизнес-задачам.

Что будет, если не использовать ККТ?

Если род вашей деятельности предусматривает обязательную установку онлайн-кассы, увильнуть от выполнения этого требования не получится. Деятельность предпринимателей сегодня строго контролируется. Наблюдение, контрольная закупка, выездная проверка рано или поздно выявят нарушение.

На 2025 год КоАП РФ предусматривает ответственность за следующие виды правонарушений в области применения ККТ:

• Неприменение онлайн-кассы там, где это требуется по закону. За это должностным лицам и ИП грозит штраф в размере 25% или 50% от суммы. Прошедшей «мимо» ККТ - минимальный размер взыскания - 10 тысяч рублей. Организации рискуют заплатить 75-100% от суммы расчета без онлайн-кассы, но не менее 30 тысяч рублей.
• Повторное нарушение на сумму 1 миллион рублей и более. В этом случае должностные лица могут быть дисквалифицированы на 1-2 года, а организация-нарушитель будет вынуждена приостановить деятельность на срок до 90 суток.
• ККТ не соответствует требованиям законодательства, установлена или используется некорректно. Штрафы в этом случае более щадящие - 1,5-3 тысячи рублей для ИП и 5-10 тысяч рублей для организаций.
• Непредоставление или несвоевременное предоставление информации об онлайн-кассе по запросу. В этом случае придется заплатить штраф в том же размере, что и в предыдущем пункте.

Кроме того, ФНС может также взыскать недоимку по налогам. Так что лучше сразу установить кассу правильно и применять ее в соответствии с актуальными требованиями. Это поможет избежать траты времени, денег, нервов и пристального внимания со стороны контролирующих органов.

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(ДЯ)"

от 21500 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(автоотрез)"

от 27000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-Комбо-01Ф"

36000 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13K"

3596 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13MK"

3350 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16K5"

4208 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 16MK"

3990 Р

Подробнее

Денежный ящик "POScenter 460K"

от 4990 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-150"

от 22005 Р

Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-156"

от 20655 Р

Подробнее

Монитор кассира "POScenter 10 TFT LED"

от 10400 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "KB-PION306"

4900 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67B"

8340 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67BL"

7800 Р

Подробнее

Принтер чеков "SLK-TS400 US"

13600 Р

Подробнее

Принтер чеков "SLK-TS400 UE"

15000 Р

Подробнее

Весы с печатью этикеток "ШТРИХ ПРИНТ ФI"

52000 Р

Подробнее

POS-компьютер "POScenter Z1"

от 31725 Р

Подробнее

Принтер этикеток "POScenter PC-80USE"

11450 Р

Подробнее

Мобильный принтер "MTP-200"

12699 Р

Подробнее

Мобильный принтер "MTP-300"

от 13235 Р

Подробнее

Смарт-терминал ККТ "POScenter-A7L-Ф"

14305 Р

Подробнее

Весы с печатью этикеток "ПРИНТ ФI 15-2.5 Д3И7"

70000 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter JAM"

от 47250 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФM RS/USB"

36000 Р

Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-01ФМ RS/USB/2LAN"

40000 Р

Подробнее

Мобильная онлайн-касса "POSCENTER-BANK-01Ф"

26000 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS100.17"

от 59529 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS100" PCAP

от 43995 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS200"

от 62481 Р

Подробнее

Дисплей покупателя "POScenter PCP220"

6600 Р

Подробнее

POS-компьютер "POScenter BOX PC 4"

от 30204 Р

Подробнее

POS-компьютер NCR "REALPOS60"

39000 Р

Подробнее

Принтер этикеток "POScenter PC-100UE"

11990 Р

Подробнее

Принтер этикеток "POScenter PC-100U"

10960 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS90"

от 47250 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS90ES"

от 48900 Р

Подробнее

Киоск самообслуживания POScenter K320

265000 Р

Подробнее

POS-терминал "POScenter POS100" Resistive

от 46474 Р

Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S77A"

8300 Р

Подробнее

Заключение

Установка онлайн-кассы и ведение расчетов через нее позволит оптимизировать все рабочие процессы в компании и повысить прозрачность бизнеса. Если вы начинаете свое дело или попали в список обязанных, применять ККТ с 2025 года не стоит медлить. Самое время детально изучить все требования закона, подобрать подходящую технику, позаботиться об ее интеграции и оценить все преимущества, которые дает ее использование.