Бизнесу советуют не ждать и начать переход на УПД уже сейчас

С 2026 года электронное подтверждение отгрузок товаров, работ и услуг будет возможно только через УПД. Федеральная налоговая служба настоятельно рекомендует компаниям и ИП заранее адаптироваться к новым правилам, чтобы избежать срывов в документообороте и проблем с контрагентами. Подробный гид для тех, кто хочет быть готовым к изменениям без паники и авралов.

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(ДЯ)"от 23500 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-02Ф RS/USB(автоотрез)"от 29000 ₽Подробнее

Фискальный регистратор "Ритейл-Комбо-01Ф RS/USB/2LAN"38000 ₽Подробнее

Денежный ящик "POScenter 13K"3596 ₽Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-150"от 18090 ₽Подробнее

Сенсорный монитор кассира "POScenter EVA-156"от 20655 ₽Подробнее

Монитор кассира "POScenter 10 TFT LED"11700 ₽Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67B"8340 ₽Подробнее

Программируемая клавиатура "POScenter S67 Lite"7800 ₽Подробнее

Принтер чеков "SLK-TS400 US"16217 ₽Подробнее

Что меняется: отмена старых форматов и введение УПД

С 1 января 2026 года утрачивают силу утверждённые ФНС электронные форматы двух ключевых первичных документов:

• товарной накладной ТОРГ-12,
• акта выполненных работ (оказанных услуг).

Это следует из Приказа ФНС № ЕД-7-26/28@. Взамен вводится единый обязательный формат — Универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03, утверждённый Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Главное преимущество УПД — объединение функции счета-фактуры и первичного учётного документа. Это сокращает объём документооборота, упрощает сверки и снижает риск расхождений между данными в учёте продавца и покупателя.

Важно: нововведение касается только электронного документооборота (ЭДО). Если вы обмениваетесь с контрагентами бумажными накладными и актами, ничего менять не нужно. Также допускается использование скан-копий бумажных документов. Они не подпадают под действие новых требований.

Изображение от freepik

Кто обязан перейти на УПД

Переход на УПД в обязательном порядке затрагивает все организации и ИП, которые:

• используют юридически значимый ЭДО для оформления отгрузок;
• применяют утверждённые ФНС XML-форматы, а не просто отправляют PDF или сканы.

Чтобы понять, относится ли это к вашей компании, задайте себе два вопроса:

• Обмениваетесь ли вы с контрагентами первичными документами через оператора ЭДО?
• Используете ли вы при этом официальные форматы ФНС, а не просто цифровые копии бумажных бланков?

Если на оба вопроса вы отвечаете «да», вы в зоне действия изменений. Если же вы работаете только с бумажными документами или используете сканы/фото/PDF без юридически значимой ЭЦП, переход остаётся добровольным.

Изображение от kzibert

Почему начинать подготовку нужно уже сегодня

ФНС официально рекомендовала начать переход заблаговременно ещё в августе 2025 года. Причина проста: чем позже вы начнёте, тем выше риск технических сбоев, ошибок в учёте и конфликтов с контрагентами в самый ответственный момент в начале нового года.

Ключевые этапы подготовки:

• Аудит систем: проверьте, поддерживает ли ваша бухгалтерская программа (1С, SAP и др.) и оператор ЭДО формат УПД 5.03. Возможно, потребуется обновление конфигурации или переход на новую версию ПО.
• Технические доработки: если текущий оператор ЭДО не поддерживает новый формат, пора рассмотреть альтернативы или заключить дополнительное соглашение.
• Тестовый обмен: проведите пробные отправки УПД реальным контрагентам. Убедитесь, что документы корректно принимаются и отражаются в их учётных системах.
• Обучение сотрудников: бухгалтеры, менеджеры по продажам, логисты — все, кто участвует в оформлении отгрузок, должны понимать новые правила. Проведите инструктаж и обновите внутренние регламенты.

Успешный переход — это не только техническая готовность, но и организационная зрелость. Начав подготовку сейчас, вы обеспечите плавную адаптацию бизнеса к новым требованиям и избежите стресса в декабре 2025 года.

Принтер чеков "SLK-TS400 US"16217 ₽Подробнее

Принтер чеков "SLK-TS400 UE"17886 ₽Подробнее

Мобильный принтер "MTP-200"12699 ₽Подробнее

Мобильный принтер "MTP-300"от 13235 ₽Подробнее

Принтер чеков "POScenter RP-100USE"8700 ₽Подробнее

ТСД "iData i3"27340 ₽Подробнее

Принтер чеков "POScenter SP9"12011 ₽Подробнее

ТСД "iData K8"от 68970 ₽Подробнее

ТСД "iData P1"101628 ₽Подробнее

ТСД "iData Т2"66637 ₽Подробнее

УПД — не просто новая форма, а шаг к упрощению и унификации документооборота. Но чтобы этот шаг не стал спотыканием, действовать нужно заранее. Проверьте свою систему, протестируйте обмен и обучите команду, тогда 1 января 2026 года пройдёт для вас без сбоев.