Как правильно пополнять ассортимент магазина: опасность хаотичных закупок

Сегодня маркетологи называют интуитивные или хаотичные закупки одной из самых актуальных проблем среднего и малого бизнеса в сфере ритейла. Бессистемное приобретение товаров и отсутствие четкой стратегии по отношению к ассортименту приводят в первую очередь к неоправданным тратам и, как следствие, к убыткам. Именно поэтому важно грамотно и продуманно планировать закупки и стараться избегать опрометчивых, импульсивных решений – тем более что сегодня в распоряжении предпринимателей огромное количество программ и ПО, позволяющих успешно управлять ассортиментом на всех этапах – от анализа и формирования перечня и объема закупок до составления заказа.

Хаотичные закупки: негативные последствия

Неважно, чем именно торгует ваш магазин. Проблема интуитивных закупок может появиться в любой торговой точке, будь то продуктовый супермаркет или магазин электроинструмента. Когда пополнение ассортимента происходит, что называется «на глаз», то это обычно приводит к трем ключевым проблемам, о которых мы подробнее поговорим ниже.

Дефицит

Наиболее ощутимый (и, к сожалению, негативный) результат хаотичных закупок. Проблема дефицита обычно возникает в отношении ходовых и востребованных товаров. Если спрос превышает предложение постоянно, клиенты ищут товар в другом магазине, а их часть и вовсе может полностью сменить предпочтения в отношении торговой точки. Таким образом, портится не только ваша репутация – вы теряете клиентов, а заодно и прибыль.

Пример: В среднем магазин реализует 150 упаковок молока в день стоимостью 35 рублей упаковка. В результате ошибки отдела закупок поставщику заказали меньшее количество товара. В итоге молоко в магазине закончилось, а дата новой согласованной поставки еще не наступила – так образуется дефицит. Магазин при этом теряет 5250 рублей в день до поставки продукта, а если ситуация повторится, то может потерять гораздо больше за счет недовольных клиентов.

Профицит (избыток)

Возникает в случаях, когда спрос на товар оказывается ниже прогнозируемого, однако вследствие прогноза он был закуплен достаточно в большом объеме. В итоге товар может залежаться на полках, у ряда продуктов может истечь срок годности, и может оказаться, что большая их часть уже не работает на прибыль. К тому же владелец торговых точек может столкнуться и с необходимостью тратить деньги на хранение невостребованных товаров.

Пример: В одном районе города работают два зоомагазина с одинаковой посещаемостью и проходимостью. Первый магазин закупил 300 пакетов корма для собак стоимостью 400 рублей пакет – в итоге закупка обошлась в 120 тысяч рублей. Средний спрос на корм в магазине – 10 пакетов в день, поэтому корма хватит примерно на месяц. При розничной цене корма в 650 рублей прибыль от товара составит 75 тысяч рублей за месяц или 2500 рублей в день.

Второй магазин заказал 300 пакетов корма по той же закупочной цене и провел акцию, предлагая корм со скидкой в 50 рублей – то есть за 600 рублей. В итоге спрос возрос до 20 пакетов в день, и товар был распродан всего за две недели, при этом выручка составила 60 тысяч рублей за две недели. Однако за оставшиеся две недели месяца уже можно закупить новую партию товара и начать ее продажу. Да и покупатели, привлеченные акцией, будут охотнее посещать магазин в поисках новых выгодных предложений.

Неликвидность

От подобной проблемы нередко страдают продуктовые магазины. Если закупки спланированы неправильно, часть приобретенных товаров со временем может быть уже невозможно продать из-за истекшего срока годности. Продукты, срок хранения которых истекает в ближайшем времени, зачастую пробуют реализовать по сниженным ценам в рамках акций или специальных предложений вроде «3 по цене 1», однако распродать можно не все, да и о достаточной прибыли речи уже не идет.

Анализ ассортимента: используемые методы

В ассортименте любого магазина можно выделить так называемые базовые товары, на которые приходится основной процент продаж, а также второстепенные и сезонные, спрос на которые заметно ниже (или повышается и понижается стихийно). Если в случае с базовым ассортиментом крайне важно избегать дефицита, то для второстепенных товаров гораздо опаснее избыток – а обе проблемы могут возникнуть как раз в результате интуитивных, бессистемных и непродуманных закупок.

Именно поэтому важно соблюдать определенный баланс товаров и грамотно распределять бюджет на их закупку. Подобные подсчеты можно выполнять и в ручную, однако сегодня это просто неоправданная трата времени и сил, да и вероятность ошибок в данном случае непростительно высока. Гораздо эффективнее использование специальных аналитических инструментов – в первую очередь методов АВС и XYZ, тем более что сегодня они доступны практически в каждой конфигурации 1С. Рассмотрим их подробнее.

Метод АВС-анализа

Работа этого инструмента основана на законе Парето, который, как известно, гласит: «Двадцать процентов усилий дают восемьдесят процентов результата». Применительно к перечню товаров закон можно трактовать как «двадцать процентов ассортимента дают восемьдесят процентов прибыли». И цель данного анализа – выявить, какие именно товары входят в эти самые двадцать процентов, и обеспечить их постоянный и достаточный запас.

В ходе анализа весь ассортимент распределяется на 3 группы:

• A. Это те самые наиболее ценные и востребованные товары, составляющие 20% от ассортимента, но при этом приносящие 80% прибыли.
• B. В данную группу включают так называемые малоценные или промежуточные товары, которые при объеме в 15% от ассортимента обеспечивают примерно 30% от выручки.
• С. К этой группе относят невостребованные товары, объем которых может быть в районе 50% от ассортимента, и при этом на них приходится всего 5% прибыли.

Для данного вида анализа требуются такие критерии как прибыль в целом и размер прибыли по каждой товарной позиции, входящей в ассортимент. По всем продуктам отдельно рассчитывается доля в общей прибыли, а после этого товарные позиции ранжируются по убыванию. В итоге предприниматели могут оценить спрос и востребованность предлагаемых ими товаров и сфокусироваться на наиболее прибыльных – или продумать стратегию продвижения по менее востребованным позициям.

XYZ-анализ

Данный метод зачастую используется вместе с ABC и позволяет определить, продажи по каким продуктам или товарам наиболее стабильные. В этом случае все позиции также распределяются на три группы:

• X. Товары, которые дают наиболее устойчивые продажи (с точностью прогноза до 90%).
• Y. Товары с устойчивым и прогнозируемым, но при этом потенциально и реально изменчивым объемом продаж (продукты, спрос на которые поддается прогнозированию с точностью 75-90%).
• Z. Товары со стихийным или случайным спросом.

Для группирования товаров по данному принципу берут несколько равных временных промежутков (неделя, квартал, месяц и т.д.) и анализируют объем продаж за указанные периоды по каждой товарной позиции. В результате выводится показатель, который называют коэффициентом вариации, и чем ниже этот коэффициент, тем стабильнее продается товар.

Таким образом, наиболее ценными для магазина товарами являются те, что одновременно оказываются в группах «А» и «Х». Однако и другие продукты не стоит выпускать из поля зрения: оптимальный объем закупок и запасов и способы их пополнения определяются для всех групп и товарных позиций.

Управление закупками: актуальные инструменты

Закупки товаров «на глаз» одинаково негативно сказываются как на прибыльности мелких торговых точек, так и на эффективности продаж крупных гипермаркетов. Так, если продавец переоценивает спрос, возникает переизбыток товаров, если недооценивает – дефицит. Именно поэтому так важно систематизировать процесс закупок, который является важнейшей частью управления ассортиментом в принципе. Сегодня ритейлеры и предприниматели могут использовать несколько способов управления закупками.

Бумажный «учет»

Ведение отчетности о продажах и их анализа в тетрадях или гроссбухах сегодня звучит старомодно – однако, как ни странно, их практикуют не только совсем мелкие торговые точки, но и магазины с достаточно солидным оборотом. Однако недостатки подобного варианта управления закупками достаточно существенные – это и неоправданные временные затраты, и серьезные погрешности при подсчетах, и высокий риск получения неадекватных результатов анализов. Чем раньше предприниматель перейдет от расчетов «на коленке» к более актуальным методам, тем выше шансы на рост прибыли.

Таблицы Excel

В отличие от тех же рукописных методов этот инструмент позволяет быстро проводить сложные расчеты и работать с большими массивами данных, однако свои недостатки есть и у него:

• необходимость самостоятельно прописывать необходимые функции и формулы для отчетных операций;
• невозможность выгрузить данные из 1С и прочих систем товароучета (возможен только ручной ввод);
• невозможность автоматизировать ряд важных процессов в самой программе Excel.

Если ассортимент вашего магазина небольшой, электронных таблиц может быть вполне достаточно. Однако по мере расширения перечня товаров переход на специализированные программы станет куда более разумным решением.

1С и другие системы товароучета

Практически все современные конфигурации ПО данного типа содержат специальный модуль для управления закупками. Так, к примеру, в конфигурации «1С: Розница» предусмотрена типовая система, а в «1С:Управление» набор функций более обширный.

Несмотря на эти преимущества важно учесть, что в базовых версиях систем товароучета нередко не хватает функций для решения определенных индивидуальных задач. Кроме того персонал должен знать, как работать с такими программами – или пройти соответствующее обучение, да и для настройки ПО потребуются услуги программиста.

Самописный софт

Подобное решение считается наиболее эффективным, поскольку в самописное ПО можно заложить все специализированные функции, соответствующие определенным задачам и потребностям конкретного бизнеса. Написание софта в индивидуальном порядке, а также его внедрение и устранение ошибок стоит дорого и требует определенных временных затрат – однако эффективность соответствующая. Именно поэтому такое ПО чаще всего используют крупные розничные сети.

Методы управления закупками и запасами в 1С

Корректное и грамотное использование инструментов, предлагаемых системой 1С, позволяет забыть о негативных последствиях хаотичных закупок. Вы получаете готовое ПО для быстрого и точного расчета оптимального объема запасов и перечня и количества товаров для формирования заказа – и можете выбирать метод пополнения склада в полном соответствии со спецификой вашего магазина.

Фиксированный объем заказов

Способ, актуальный для наиболее востребованных групп товаров – иначе говоря, тех, что находятся в группах А и Х по результату анализа ассортимента и которые всегда должны быть в достаточном количестве на складе. Когда их запас падает до определенного уровня, заявка на новую партию продукта должна отправляться поставщику независимо от того, сколько времени прошло с даты последней поставки.

При «бумажном» учете или работе с таблицами Excel отслеживать объем запасов придется самостоятельно. При работе в 1С вы просто задаете определенный уровень неснижаемого остатка – и далее программа отслеживает его автоматически.

Фиксированная периодичность

Как правило, используется для промежуточных (малоценных) товаров с небольшой долей в общем объеме продаж и хаотичным спросом. В этом случае потребности в постоянном отслеживании недостатков нет, поэтому заказы на поставку формируются через равные временные промежутки, которые задаются в программе.

Метод Min-Max (комбинированный)

В этом случае в программе задают минимальный и максимальный требуемый запас товаров и проверяют его с определенной периодичностью. В случае снижения остатков до минимального заданного уровня или ниже производится запрос на поставку товаров в объеме до максимального уровня. Такой вариант наиболее востребован в магазинах формата «у дома», где ассортимент не слишком обширный.

Определение минимального товарного запаса

Во всех трех описанных выше методах управления закупками фигурирует минимальный товарный запас. Правильный расчет неснижаемого остатка позволяет сохранять на складе товары в количестве, необходимом для удовлетворения покупательского спроса. Простейшая формула его расчета выглядит следующим образом:

Прогнозируемый дневной спрос × реакция поставщика

Так, к примеру, вы планируете продавать в магазине 40 банок йогурта в день, а поставки новых партий продукта осуществляются с периодичностью раз в 5 дней. Таким образом, его запас должен составлять 200 банок. Этот расчет максимально упрощен, а для большей точности требуются и другие параметры, в том числе:

• показатель оборачиваемость (временной промежуток от поставки товара со склада до его покупки);
• рабочий запас (количество товаров, обеспечивающее план продаж);
• страховой запас (СЗ) товара (на случай резкого скачка спроса, задержки поставок и т.д.)

Страховой запас также рассчитывается отдельно и по следующей формуле:

Средний дневной объем продаж × Средний срок поставки товара × (% — Вероятность роста продаж + % — Вероятность задержки поставок)

Проценты вероятности роста продаж рассчитывают на основе данных, полученных при анализе статистики колебаний спроса и скорости реализации товара. Вероятность задержки обычно рассчитывают из частоты нарушений сроков поставки. Так, если поставщик всегда или практически всегда соблюдает сроки, то при расчетах используют минимальный показатель в 2-3%.

Таким образом, оптимальный товарный запас представляет собой совокупность прогнозируемого спроса на заданный период и страхового запаса. В программе Excel он рассчитывается по алгоритму Хольта-Винтерса, позволяющему учесть как ключевую тенденцию продаж по товарным позициям, так и колебания спроса, в том числе и сезонные. Настройка алгоритма и проверка товаров по нему – процесс довольно трудоемкий, поэтому стоит обратиться к программе 1С.

Так, например, в конфигурации «Управление торговлей» программа сама рассчитывает запас, исходя из средних дневных продаж и СЗ, а также статистики по истории реализации, заложенной в базу программы. Кроме того, здесь же можно выбрать автоматическое поддержание запаса как опцию – или оставить формирование закупок по потребностям. В последнем случае отслеживание остатков, составление и отправка заявки осуществляются вручную.

Программы для управления ассортиментом: выбираем эффективные

Управление ассортиментом магазина может быть крайне сложным и требовать значительных трудозатрат, если не воспользоваться актуальными решениями и не автоматизировать процесс. Сегодня рынок предлагает достаточно программ и ПО, позволяющих успешно решать задачи планирования закупок и управления запасами – быстро, эффективно и с максимальной точностью. Давайте остановимся на них подробнее.

1С: Розница

Ключевым преимуществом программы является способность проводить анализ потребностей покупателей и формировать заказы для поставщиков в автоматическом режиме. В «1С: Розница» предусмотрен раздел «Анализ продаж и формирование заказов», в котором и представлены функции для изучения спроса. Здесь размещают перечень поставщиков и номенклатуры, запас которых требует пополнения, а также задают предпочтительную дату поставки с учетом объема остатков.

Кроме этого, программа успешно и эффективно справляется со следующими функциями:

• расчет потребности в определенных товарах (исходя из анализа эффективной реализации товара за прошлые периоды);
• сортировка продукции по степени ценности и уровню спроса;
• сортировка заказов по сумме;
• учет движения товаров на складах и перераспределение запасов между магазинами (для розничных сетей).

«1С: Розница» не только дает возможность управлять закупками и запасами, но и содержит ПО для оборудования рабочего места кассира и автоматизированного расчета с покупателями, а также предлагает ряд специальных модулей – управление персоналом, ценообразование, начисление зарплаты, аналитику и складской учет.

Мой Склад

Программы системы 1С – это так называемые пакетные или коробочные варианты, которые требуют покупки самого ПО и их установки. Современные технологии пошли еще дальше: теперь вы можете приобрести специальные облачные решения, внедрение которых занимает буквально считанные минуты. В числе наиболее комфортных и рационально проработанных решений нередко называют «МойСклад» - программу, не требующую ни установки на ПК, ни покупки лицензии. Все, что нужно для начала работы – оплата ежемесячной подписки и получение онлайн-доступа к самому сервису.

Все операции по управлению ассортиментом в облачном сервисе осуществляются через личный кабинет, который доступен вам на любом устройстве и везде, где есть интернет. Чтобы начать работать полноценно, вы просто регистрируете кассу в кабинете – и больше вам не потребуются никакие дополнительные настройки.

Еще одним преимуществом программы «Мой склад» можно назвать простоту работы с запасами и закупками: все данные о продажах попадают в базу автоматически, поэтому программа сразу же, без дополнительных команд определяет потребность в новой закупке и объем остатков.

Для управления заказами и заявками предусмотрена страница «Закупки» с максимально простым и интуитивно понятным интерфейсом. Все данные на странице разнесены по графам, где указывают:

• наименование товара с артикулом и единицей измерения;
• данные по истории продаж – количество проданного товара, себестоимость, сумма выручки, оценка рентабельности;
• текущий остаток товара;
• прогноз по запасам и оптимальному объему для новой закупки.

Отправить заявку поставщику можно сразу же из графы «Заказать» или же ввести значение самостоятельно.

Онлайн-касса МТС

Получить возможность эффективно управлять ассортиментом можно уже при покупке смарт-терминала с предустановленным софтом. Такие устройства обеспечивают доступ к фирменному сервису для ведения полноценного товароучета без необходимости в покупке отдельного ПО. Все это возможно с онлайн-кассой МТС, которая подключается к облачному сервису и с точки зрения работы с товарами обладает рядом полезных функций:

• отслеживание остатков – как на складе, так и в торговом зале;
• быстрый просмотр отчетов по маржинальным и неликвидным товарным позициям;
• расчет минимального объема запасов по каждой позиции;
• комфортный просмотр закупочных и розничных цен за любой период.

Какими именно функциями будет располагать оборудование, зависит от тарифного плана. При необходимости вы можете увеличить их перечень за определенную доплату.

Эффективное управление ассортиментом – залог рационального вложения средств в бизнес при успешных продажах. Использование современных решений для систематизации закупок позволит избавиться от всех проблем, которые влекут за собой хаотичные закупки – и обеспечить активное развитие своего дела без неоправданных затрат.