Организация склада с нуля: подробный план для эффективного ведения бизнеса

Складские помещения необходимы не только для хранения. Здесь товар взвешивают, сортируют, запаковывают и распаковывают, формируют партии для отправки, обрабатывают заявки по браку и некондиции. Именно поэтому важно организовать все эти процессы таким образом, чтобы работа велась слаженно и при этом со строгим безупречным учетом. Благодаря современным методикам и средствам автоматизации сил на это уходит намного меньше. В статье мы поговорим об этом подробнее и предложим подробную инструкцию по подготовке склада к работе с момента покупки или взятия в аренду.

Подготовка к работе склада: планирование

Бизнес-план необходим для открытия своего дела. Точно так же необходимо заранее обдумать организацию склада еще до поиска помещения. Как правило, планирование включает три этапа.

Перспективное планирование

В первую очередь необходимо определить, какие задачи бизнеса будет решать ваш склад, как его размеры и организация будут соотноситься с расширением дела в дальнейшем. Учитывайте как ближайшие, так и стратегические цели, рассчитайте номенклатуру, составьте прогноз по товарообороту, причем как на ближайший квартал, так и на несколько лет вперед.

Расстановка задач

Эффективность склада определяется наличием в нем возможностей для слаженного выполнения всех необходимых бизнесу операций и качественного хранения продукции. В этом случае важно уделить внимание следующим аспектам:

• Специфика товаров. Сюда входят вид изделий, их характеристики, особенности и условия хранения, требования к маркировке.
• Перечень операций. Помимо хранения товаров в список основных процессов входят приемка, размещение, отгрузка и комплектация. Однако есть еще и дополнительные, но не менее важные - взвешивание, сортировка, работа с некондиционными, бракованными изделиями, прием и изучение возвратов. Понимание того, какие операции особенно важны для бизнеса, позволяет точно определить размер помещения и правильно зонировать склад.
• Выбор инструментов. Сюда относится разработка документации для контроля складских процессов, а также выбор оборудования и средств автоматизации склада, позволяющих вести его работу в разы эффективнее.

Все расчеты должны быть включены в планирование с возможностью пересмотра в зависимости от пополнения товарных запасов и изменения перечня номенклатуры.

Обратная связь и уточнение

Предварительное планирование требует подробного анализа и консультаций со специалистами. Чем точнее и подробнее проведены расчеты и выполнены прогнозы, тем легче организовать работу склада и успешно адаптировать ее под меняющиеся реалии.

Организация маршрутов доставки

При выборе помещения для склада важно учитывать близость к клиентам, как реальным, так и потенциальным. Если планируется открыть только один склад, локацию определяют исходя из приближенности к большему количеству партнеров и заказчиков. Если складов несколько, это может быть даже проще, поскольку можно обслуживать несколько зон доставки с равной эффективностью. Как правило, именно таким образом работают маркетплейсы вроде Ozon и Wildberries, а также крупные торговые сети.

Открывая складские терминалы в наиболее выгодных географически точках, они могут оперативно доставлять заказы по регионам. Однако если вы открываете склад под собственное производство, то к его расположению применяется уже несколько иной подход. Наиболее удобный и логичный вариант - размещение склада, как можно ближе к производственным цехам. Во-первых, хранение комплектующих и сырья в такой доступности обеспечивает стабильность предприятия, во-вторых, отгрузка готовой продукции прямо «с конвейера» сокращает расходы на посредников и затраты на логистику, а также значительно экономит время. Стабильность и контроль над товарами также добавляет уверенности собственнику.

Выбор помещения для склада: на что обратить внимание

Первое, что предстоит решить владельцу бизнеса - строить ли склад, покупать его или же взять в аренду. Первый и второй варианты больше подходят опытным предпринимателям, когда их дело уже налажено и уверенно развивается, а перспективы достаточно уверены. Если же вы новичок в этой сфере, склад лучше все же снять по крайней мере, до тех пор, пока вы не поймете, хотите ли вы продолжать заниматься проектом и ведет ли он к успеху.

Кроме того, собственный склад также предполагает значительные расходы на содержание помещений, отопление, интернет и телефонную связь, оборудование в соответствии с требованиями пожарной безопасности и санитарно-эпидемиологическими нормами. Однако у крупных предпринимателей, занимающих уверенные позиции на рынке, с этим нет особых сложностей. Они вполне могут позволить себе подобные траты. Если сейчас вам необходимо экономить, аренда снова выглядит оптимальным выходом из положения. У каждого предпринимателя свой способ поиска помещения под склад. Кто-то предпочитает пользоваться личными связями и подбирает недвижимость через знакомых, кто-то полагается на услуги риэлторов, кто-то и вовсе ищет самостоятельно по объявлениям в сети.

Все эти способы могут быть одинаково эффективными, однако прежде, чем подписывать договор, необходимо тщательно проверить все документы и узнать больше о репутации собственника, чтобы избежать недобросовестного партнерства и скрытых обязательств. Большинство владельцев бизнеса арендуют склады на 11 месяцев, поскольку больший срок уже требует регистрации в земельном кадастре. Этого времени достаточно, чтобы определить, соответствует ли помещение всем вашим требованиям и перспективам. В зависимости от этого уже расторгнуть или перезаключить договор.

Кроме того, первая аренда дает возможность ближе ознакомиться с организацией работы склада, изучить специфику, варианты обустройства и оптимальные способы организации всех операций и процессов. Этот опыт также пригодится, если вы будете строить свой склад в дальнейшем. Что касается стоимости аренды, то все зависит от региона. В 2023-2024 году самая высокая стоимость была отмечена в Москве (от 800 рублей за квадратный метр в месяц), Санкт-Петербурге (от 532 рублей), Екатеринбурге и Сочи (от 440 рублей в каждом). Самые доступные расценки в Саратове (от 93 рублей за квадратный метр в месяц), Волгограде и Ставрополе (от 63 рублей).

Организация складской деятельности: основные моменты

Покупая или арендуя склад, вы создаете только основу для его работы в целом. В дальнейшем вам предстоит заняться подготовкой и обустройством помещения, а также организацией инфраструктуры. Ключевыми точками для этого становятся:

• Зонирование и создание материальной базы. Включает выделение отдельных участков склада под определенные операции и закупки оборудования для их полноценного функционирования.
• Работа с логистикой. Включает подготовку маршрутов, организацию транспорта, его движения для перемещения и доставки товаров.

• Подбор персонала. В зависимости от масштаба склада и решаемых там задач, вам предстоит определить размеры штата и подобрать ответственных сотрудников с нужной вам квалификацией.
• Внедрение специализированного ПО. Автоматизация склада помогает эффективно управлять всеми процессами с меньшими усилиями и с меньшим риском недостач или затоваривания. Однако это возможно только при использовании качественного программного обеспечения, которое также подбирают под специфику деятельности и задачи бизнеса.

Все эти аспекты одинаково важны при организации склада, поэтому при планировании все вопросы детально прорабатывают как самостоятельно, исходя из собственных задач, так и вместе с опытными консультантами.

Зонирование складских помещений

На территории склада необходимо разграничить как основные, так и дополнительные зоны с соответствующим оборудованием. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на своей работе, выполнять ее быстро и качественно. К основным зонам относят:

• Зону разгрузки. Здесь принимают товары, сырье и комплектующие от поставщиков или с собственного производства. Определяя размеры и расположение зоны, необходимо учитывать количество и тоннаж машин, используемых для перевозки, а также время, которое требуется на разгрузку каждой из них.
• Зону приемки. При приемке груза сотрудникам склада необходимо не только осмотреть отправление, но и убедиться в наличии и правильности заполнения сопроводительной документации. Именно поэтому продукция может храниться там некоторое время. Важно создать для этого соответствующие условия, выделить достаточную площадь и установить нужное оборудование.

• Зону комплектации. Размер и обустройство места для комплектации заказов и товарных партий также должно соответствовать особенностям продукции, отправляемым объемам и требуемым для этого устройствам. Сотрудникам также должно быть удобно работать в этой зоне, в том числе и быстро находить товары.
• Зону отгрузки. Размеры пространства зависят от максимального количества заказов, требующих одновременной отправки - это можно рассчитать предварительно. Не менее важна слаженность процессов отгрузки и комплектации, поэтому лучше все располагать, обустраивать эти зоны как можно ближе друг к другу.

Дополнительные зоны - места под упаковку, сортировку, распаковку или работу с возвратами. Также не стоит забывать и о вспомогательных, и об административных помещениях - зонах отдыха сотрудников, кладовых для инвентаря, раздевалках.

Что касается площади всех этих помещений, то строгих нормативов здесь нет. Предпринимателю предстоит ориентироваться на ассортимент, объемы товарооборота и особенности работы компании. Кроме того, если на складе будут работать погрузчики и другая габаритная техника, нужно позаботиться о достаточно широких проходах, свободном пространстве в зоне маневра.

Хранение товара на складе

Микроклимат - далеко не единственное, о чем необходимо подумать при организации хранения, расположение товаров таким образом, чтобы их можно было легко найти и забрать на сборку или переместить.

Сегодня на складах используют различные системы хранения. В первую очередь это стеллажи фронтальные, набивные, консольные, мобильные, а также мезонинные конструкции. Их размеры, количество, расположение и объемы ячеек рассчитывают исходя из габаритов, специфики товаров, продукции и сырья. К примеру, для длительного хранения используют набивные стеллажи, для длинномерных товаров консольные, а для изделий с быстрой оборачиваемостью обычные полочные. Удобству хранения и доступности также способствуют вертикальные и горизонтальные разделители, специальные зацепы.

Кроме того, есть смысл прислушаться и к советам опытных предпринимателей, имеющих наглядное представление о складском хранении:

• Используйте адресное хранение. Это помогает поддерживать порядок на складе и быстро проводить все операции даже в ограниченный сроки. В сочетании с системами автоматизации адресное хранение обеспечивает максимальную эффективность в управлении складом.

• Продумайте эргономичное хранение. Как правило, для этого используют как можно больше вертикального пространства, расставляют приоритетные товары на перекрестке и оптимизируют проходы между стеллажами.
• Размещайте товары по приоритету. Чем выше спрос на продукцию, тем ближе к зоне комплектации и отгрузки она должна находиться.
• Избегайте перегрузки зон хранения.Рассчитывайте высоту помещения так, чтобы можно было без проблем отрегулировать балки систем хранения под дополнительную продукцию, но не забивать их доверху. Размещайте товары по принципу «самое тяжелое и габаритное внизу» и учитывайте допустимую нагрузку на стеллажи, указанную производителем.

Также есть смысл выделить отдельную зону для излишков и товаров с выявленным браком, чтобы избежать отправки заказчику некачественного товара. Она должна быть достаточно комфортной и обеспечивать персоналу возможность точно определить, что делать с бракованными изделиями - устранить дефекты, распродать по низкой цене, вернуть производителю или списать.

Системы складского учета: плюсы автоматизации

Ведение учета с помощью бумажных книг или таблиц Excel по-прежнему где-то используются, но по мере роста товарооборота они имеют не больше эффективности, чем контроль всех процессов «на коленке». Как утверждают специалисты, намного разумнее потратиться на систему управления складом (СУС), также известную как WMS (Warehouse Management System) или программу автоматизации склада. Все они включают ряд функций, благодаря которым управление складскими процессами значительно проще независимо от масштаба. В их числе:

• выбор мест хранения грузов и вариантов их распределения;
• предоставление информации о грузах в режиме реального времени через сканирование штрих-кодов или QR-меток.
• функция навигации для направления сотрудников к нужной точке хранения товара;

• оперативное реагирование на все события, связанные с хранением и перемещением продукции на складе;
• учет товаров как по количеству и стоимости изделий, так и по их физическим параметрам.

Системы СУС состоят из ПО (автоматизированной информационной системы поддержки бизнес-процессов) и аппаратной части или оборудования. Первое включает базы данных, субпрограммы для обработки запросов от клиентов и интерфейс для просмотра операций и их корректировки. Аппаратная часть - серверы, терминалы сбора данных, сканеры штрих-кодов и чипы RFID.

Выбор системы WMS опят же зависит от масштаба и многообразия бизнес-задач. Для небольших компаний вполне подойдут недорогие решения с минимальным набором функций и возможностями дальнейшей доработки внедрения дополнительных модулей. Для стабильного и развитого бизнеса - дорогие программы с расширенными возможностями автоматического управления логистикой.

Оборудование для работы и автоматизации склада

Стабильность и непрерывность складских процессов так же зависит от выбора техники и оборудования, необходимого для работы системы управления складом. Все устройства можно разделить на несколько групп.

Подъемно-транспортная техника

Оборудование для перемещения, транспортировки продукции и уже укомплектованных грузов должно полностью соответствовать параметрам и технологиям хранения товаров, расположению стеллажей, общей конфигурации помещений. Не менее важны и техническая исправность, и наличие ремонтной базы. Неисправности должны возникать как можно реже и устраняться вовремя. Только так можно обеспечить стабильную работу склада.

Устройства для нанесения штрихкодов и маркировки

Штрих кодирование помогает быстро идентифицировать товары на складах, без проблем заносить их в систему и в дальнейшем с легкостью отслеживать их перемещение в системе, вести учет, управлять запасами.

Для изготовления штрих-кодов используют специальные принтеры, которые наносят сгенерированную маркировку на ленту и затем наклеивают на сам товар или на упаковку. Сегодня есть выбор не только по производительности, но и по типу печати. Так, к примеру, термотрансферную печать используют для постоянной маркировки как более стойкую, термопечать для нанесения временных кодов, поскольку она выцветает со временем.

Сканеры штрих-кодов

Устройства для считывания на товары нанесенных штрих кодов с последующей передачей данных в систему автоматизации или управления складом. При этом само оборудование ничего не сохраняет и не обрабатывает. Невысокая стоимость позволяет использовать их на складах с не слишком обширным перечнем товаров.

Терминалы сбора данных

По сравнению со сканерами штрихкодов терминалы сбора данных (ТСД) уже представляют собой своего рода мини-компьютеры с более значимым перечнем функций, в том числе:

• передачей информации в систему WMS;
• отображением на экране данных, полученных после считывания маркировки;
• возможностью отправки задач сотрудникам и последующим контролем их работы и т.д.

Выбор моделей ТСД сегодня достаточно обширен, что позволяет найти устройство, идеально подходящее под условия функционирования склада. К примеру, для работы на открытом воздухе или при повышенной влажности.

Организация склада: вопросы и ответы

Можно ли ускорить работу персонала и техники на складе?

Да, сотрудники могут работать быстрее, если правильно организовать их работу с технической точки зрения. Нанесите в складских помещениях четкую разметку и указатели во всех зонах, установите сигнальные лампы на подъемно-транспортное оборудование, а также сферические зеркала в местах пересечения рядов стеллажей. Плановые инструктажи по технике безопасности также помогут сотрудникам лучше ориентироваться на складе и при этом оставаться в курсе нововведений.

Для слаженной работы персонала и эффективного контроля выполнения задач можно использовать автоматизированные системы и радиотерминалы. Причем комбинирование нескольких методов комплектации заказов принесет даже больше пользы.

Можно ли уменьшить время погрузки и разгрузки транспорта на складах?

Для этого используют несколько подходов:

• составление гибкого графика погрузки и разгрузки;
• разработка мер на случай необходимости одновременной разгрузки нескольких машин;
• классификация поставщиков по степени надежности, выделение времени на проверку груза и документации в соответствии с классификацией от самого надежного до требующего постоянного контроля.

Организация работы склада с нуля требует грамотного планирования и тщательного подбора техники, оборудования и программного обеспечения. Если вы чувствуете, что вам не хватает опыта, стоит обратиться к консультантам, которые подскажут, как выбрать и обустроить помещение, помогут с приобретением подходящего ПО и техники без чрезмерных трат.