Проводим маркированный товар через кассу: подготовка к работе, порядок продаж

Ритейлерам, торгующим товарами, которые сегодня подлежат маркировке в системе «Честный ЗНАК» сегодня необходимо внести ряд изменений в порядок работы. В первую очередь им предстоит обновить кассовое ПО, настроить электронный документооборот и приобрести сканер для считывания двухмерных штрихкодов. Однако и это еще не все: предпринимателям также потребуется правильно вносить данные о товарах в кассу. Именно поэтому стоит знать все детали загрузки номенклатуры, чтобы в дальнейшем избежать сложностей с продажами и нареканий со стороны налоговых органов.

Схема продажи маркированных товаров

На всю продукцию, подлежащую маркировке в системе «Честный ЗНАК» (далее «ЧЗ»), наносят уникальный код Data Matrix. В нем зашифровывают данные о товаре, такие как наименование, состав, место и дата производства. Все участники системы, коими являются розничные продавцы, оптовые поставщики и производители, в обязательном порядке сканируют этот код при совершении любой операции с товаром – приемке, отправке, отгрузке, выгрузке, после чего информация отправляется в систему маркировки.

При продаже маркированных товаров также продолжается информирование системы – при этом момент покупки является последней отражаемой здесь операцией. В целом весь процесс выглядит следующим образом:

• Код Data Matrix считывают с упаковки.
• Кассовая программа, постоянно выходящая на связь с системой «Честный ЗНАК», получает информацию о нахождении кода в обороте системы.
• Онлайн-касса создает и распечатывает чек.
• Данные об отпуске товара сразу же направляются в систему маркировки.
• Код изымается из оборота автоматически.

Последовательность выхода маркированных товаров из системы в принципе понятен. Однако не менее важно знать и обратный процесс – ввод товарных номенклатур в данные кассового устройства.

Автоматизация работы кассы с системой «Честный ЗНАК» для торговли в соответствии с законодательством

ЧЗ предусматривает достаточно четкий порядок ввода данных о товарах в кассу, поэтому последовательное выполнение всех предписанных действий позволяет осуществить процедуру быстро и корректно.

Организация торговли маркированной продукции через кассу осуществляется в несколько этапов:

Получение УКЭП

УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись. Данная функция является обязательным условием для того, чтобы зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой удаленно, заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных), завести личный кабинет на официальном сайте «Честного ЗНАКа», а также для любых дальнейших операций в рамках системы.

При этом определенные требования предъявляют и к принадлежности УКЭП. Руководитель организации либо индивидуальный предприниматель оформляют на себя подпись для регистрации как в личном кабинете ФНС, так и в ресурсе «ЧЗ». Для всех дальнейших действий, включая заверку УПД, будет достаточно электронной подписи уполномоченного лица.

Обновление ККТ

Для работы с маркированной продукцией в розничных точках их владельцам необходима касса с поддержкой нового формата фискальных данных (ФФД) – 1.2. Кроме того, также важно убедиться, что в устройстве предусмотрен фискальный накопитель ФН-М, а прошивка обновлена до нужной версии. При работе через смарт-терминалы хлопот значительно меньше, так как они обновляются автоматически, однако для большинства кассовых аппаратов необходима утилита, предоставляемая разработчиком ПО.

Если на кассовом устройстве не предусмотрен ФФД 1.2, или работа с 2D-сканером на ней невозможна, выход только один – менять оборудование. Чтобы закупить ККТ с нужным функционалом, достаточно изучить соответствующее письмо ФНС, где предоставлен полный список подходящего оборудования.

Оборудование кассовых узлов 2D-сканерами

Одномерные сканеры штрихкодов не способны распознавать маркировку Data Matrix, поэтому их необходимо заменить. Лучше всего с подобной задачей справляются так называемые имиджевые сканеры – модели, работающие по принципу цифровой фотокамеры. Такие устройства успешно распознают коды любых типов, включая линейные и матричные.

Еще одно обязательное условие для сканеров – совместимость с кассой. Эту возможность предпринимателю необходимо уточнить у производителя устройства или у оптового поставщика. Кроме того, эксперты также рекомендуют серьезно отнестись и к выбору конструкции устройства: для кассовых узлов в небольших магазинах может быть достаточно ручного считывателя, в то время как крупные розничные точки подразумевают установку более габаритных и производительных стационарных моделей.

Выбор оператора фискальных данных и заключение договора

В соответствии с законодательством все чеки, оформляемые онлайн-кассами, должны передаваться в налоговую и для маркированных товаров нет исключения. Для этого ритейлеру необходимо заключить договор с оператором фискальных данных, который является своего рода передаточным звеном между ККТ и Федеральной налоговой службой и осуществляет отправку сведений о совершенных кассовых операциях автоматически и непрерывно в режиме онлайн.

Продавцы маркированных товаров также могут воспользоваться еще одной услугой от ОФД. Оператор вполне можете передавать информацию и в систему «Честный ЗНАК» одновременно с отправкой данных в ФНС.

Подключение к электронному документообороту

Отгрузка продукции в любой розничной точке обязательно подтверждается соответствующим УПД – универсальным передаточным документом. Обмен такой документацией возможен только при регистрации в системе ЭДО – электронного оборота документов. Перед приемкой товара продавец обязательно проводит сверку фактического объема и номенклатуры поставки с данными, указанными в УПД. Если нарушений не было выявлено, документ заверяют электронной подписью и отправляют в систему «Честный ЗНАК».

Внесение данных о маркированном товаре в кассу: варианты в зависимости от типа устройств

Порядок загрузки номенклатурных позиций в базу данных кассы зависит от ее устройства, а иногда и конкретной модели, и установленного ПО. Сегодня маркированная продукция наделяется особым признаком, позволяющим кассовым устройствам распознавать ее принадлежность к системе «ЧЗ» и запрашивать код Data Matrix, так что ритейлеру остается только внести продукцию в память кассы.

Автономная ККТ

Автономная техника представляет собой наиболее простое по сравнению с моделями нового поколения кнопочное устройство. Функционал такой кассы минимален, поэтому сегодня их используют преимущественно в маленьких торговых точках с небольшим ассортиментом. Ввести обширный перечень номенклатур в такую кассу крайне сложно из-за низкой производительности устройств, однако совладать со списком до 30 товарных позиций можно без проблем.

Сделать это можно двумя способами. Первый - набор вручную. Для этого переходят в режим программирования и активируют команду добавления новых товаров. Затем вводят данные о каждом товаре отдельно - в том числе и числовое значение линейного штрихкода, после чего подтверждают ввод в строке «маркировка».

Кроме того, устройство поддерживает функцию загрузки номенклатуры из внешнего файла. Для этого можно воспользоваться программами, разработанными производителями кассовой техники или сторонними компаниями. Благодаря этому ПО можно не только ускорить процесс загрузки, но и редактировать перечни товарных позиций.

POS-система

Кассовые системы предлагаются как полноценные комплекты устройств, включающие POS-компьютеры, фискальные регистраторы, мониторы и клавиатуры. Производители предлагают их как с предустановленным ПО, так и без него – во втором случае владелец может выбрать подходящее для себя программное обеспечение.

Добавление маркированных товаров в POS-систему возможна в ручном режиме или через загрузку внешних файлов. Самое важное в этом случае – не забыть установить соответствующий признак в системе. Сделать это можно как для отдельного товара, так и для целой группы позиций.

Дальнейший порядок действий при загрузке номенклатуры зависит от особенностей программы. К примеру, с «1С» работают в такой последовательности:

• Переходят по ссылке «Номенклатура» в разделе «Администрирование».
• Создают карточку товара или заходят в уже существующую.
• Выбирают категорию «Продукция, маркируемая для ГИСМ» в разделе «Вид номенклатуры».

Смарт-терминалы

Смарт-терминалы – это компактные и эргономичные онлайн-кассы, работающие на основе планшетов с сенсорными экранами. Сегодня их выпускают все крупные производители ККТ, включая POScenter, а их основными покупателями становятся владельцы торговых точек с продажами до 200 чеков в течение смены, что приравнивается к небольшому и среднему клиентопотоку.

Для пользователей смарт-терминалов становятся доступными и облачные сервисы от поставщика и производителя программного обеспечения. «Облако» предлагает огромное количество функций, включая товароучет, аналитику, настройки ККТ и загрузку номенклатуры. Выполнить последнее действие можно вручную или через закачку уже готовых данных.

Добавление номенклатуры вручную

Процесс ручной обработки ассортимента для внесения в кассу может иметь некоторые отличия в зависимости от устройства, однако в целом порядок действий примерно одинаковый:

• переход из главного меню в раздел с товарами или номенклатурой;
• переход к функции добавления с выбором условия «Маркированный товар»;
• выбор товара из предоставленного списка;
• сканирование штрихкода с этикетки продукта.

После этого смарт-терминал выполнит поиск необходимого товара в базе. В случае его обнаружения для него автоматически сформируется карточка образца. Если продукт отсутствует, карточку придется создавать и сохранять самостоятельно.

Приблизительно по такой же схеме выполняется и группировка номенклатур при добавлении. Для этого необходимо произвести еще одну операцию, нажав кнопки «Добавить» и «Группа» в разделе «Товары».

Добавление маркированных товаров в кассу из таблиц Excel

Ряд производителей уже разработали специальные приложения для выгрузки номенклатур в кассовые хранилища данных из товароучетных систем – в первую очередь 1С и Excel. Как правило, передача данных ведется через личный кабинет, зарегистрированный на владельца кассового оборудования – и уже оттуда экспортируется в смарт-терминал. Для некоторых касс также может понадобиться специальное приложение, которые обычно размещены в фирменных магазинах производителей ККТ. В ряде случаев сервисы платные, при этом внести деньги за подписку необходимо на срок не менее трех месяцев.

Когда необходимые приложения загружены, можно начинать вносить номенклатуру в кассу. Общий алгоритм для ККТ выглядит примерно следующим образом:

• вход в личный кабинет;
• зайти в настройки обмена данными через Excel;
• скачать шаблон-таблицу файла Excel для заполнения номенклатуры;
• заполнить файл в соответствии с подсказками;
• выбрать магазин для добавления товаров в кассу через приложение;
• загрузить заполненную таблицу Excel;
• зайти в меню кассы (смарт-терминала) и выполнить загрузку из раздела обмена данными.

Примерно таким же образом можно произвести выгрузку номенклатурных позиций из программы 1С. Правда, в этом случае может потребоваться интеграция с приложениями на платформе «1С: Предприятие 8», доступное в фирменном магазине разработчика. Кроме того, не лишней будет и установка товароучетных сервисов, позволяющих подгружать маркированные товары напрямую в личном кабинете кассы. Приложение обращается к универсальным передаточным документам для получения данных, поэтому добавлять их из каких-либо дополнительных источников или формировать карточки самостоятельно не потребуется.

Как пробить маркированный товар?

Когда товары уже заведены в кассу, остается лишь вести продажи с соблюдением правил отпуска маркированной продукции. Для большинства ККТ характерен следующий алгоритм:

• переход в раздел продаж в главном меню;
• выбор наименования товара в списке или сканирование штрих-кода с этикетки;
• ввод количества товара и его цены;
• активация функции передачи данных в чек;
• сканирование уникального кода маркировки.

Когда Data Matrix отсканирован, покупатель может совершить оплату.

Ритейлерам необходимо неукоснительно соблюдать предусмотренные законодательством правила продажи маркированных товаров. Нарушения в данной сфере могут повлечь за собой наказания в виде штрафов в соответствии со статьей 15.12 КоАП РФ. Его размер для ИП и должностных лиц может составить до 10 тысяч рублей, для юрлиц – до 100 тысяч рублей. Однако если нарушения совершаются систематически или в крупном размере, в отношении предпринимателя могут возбудить уголовное дело. Любых подобных потрясений можно избежать – достаточно наладить полноценное и корректное взаимодействие бизнеса с системой «Честный ЗНАК».