Электронная цифровая подпись для главного бухгалтера: нужна ли для сдачи отчетности

У электронной цифровой подписи свой регламент оформления, однако далеко не все знают его достаточно хорошо. Больше всего вопросов возникает при передаче главному бухгалтеру полномочий на подпись и отправку электронных документов. Именно поэтому важно знать, нужна ли главному бухгалтеру собственная ЭЦП, как ее оформить и для каких операций она используется.

ЭЦП для главного бухгалтера: какие операции заверяются

Вполне очевидно, что максимум полномочий по работе с электронным документооборотом имеет именно руководитель компании: у него есть право подписи любых документов, оформленных на предприятии. В ИП и малом бизнесе работу с ЭДО обычно ведут самостоятельно, однако в крупных и развивающихся компаниях часть задач такого рода приходится передавать ответственным сотрудникам.

Обязанность по подписанию электронных документов руководитель может возложить на любого сотрудника на основании должностной инструкции, доверенности или отдельного приказа. Однако чаще всего это право доверяют главному бухгалтеру, поскольку большинство электронных документов связаны именно с его деятельностью. Однако в этом случае необходимо запланировать и оформление электронной подписи, которая может понадобиться ему в следующих случаях:

• Утверждение первичной документации. Сюда относятся договоры, авансовые отчеты, бухгалтерские справки, накладные, акты выполненных работ и т.д.
• Ведение электронного документооборота с контрагентами при контроле исполнения договорных обязательств.
• Отправка электронных отчетов в государственные органы. Сегодня ЭДО ведется с большинством из них, включая ФНС, ФСС, ПФР и Росстат. Кроме того, подпись также требуется для переписки с муниципальными и государственными ведомствами, а также их должностными лицами.
• Заверка и отправка в банк платежных документов.

Кроме того, наличие ЭП и доверенность генерального директора позволяет главному бухгалтеру решать и другие задачи, в том числе участие в коммерческих тендерах и госзакупках, работу в системе ЕГАИС и документооборот с системой «Честный ЗНАК».

Виды ЭЦП: какая потребуется главному бухгалтеру

Федеральный закон №63-ФЗ предусматривает несколько видов ЭП в зависимости от порядка оформления, юридической значимости и возможностей, которыми они наделены:

Простая электронная подпись (ПЭП)

Данный вид подписи может применяться при наличии соответствующего соглашения между участниками электронного документооборота. Позволяет авторизовываться на портале Госуслуг и различных сайтах. Создать ее можно самостоятельно, пройдя регистрацию в соответствии с инструкциями, в том числе и на сайте ФНС.

При оформлении ПЭП также важно понимать, что ей нельзя подписывать документы, требующие печать для визирования.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)

В отличие от предыдущей подписи, УНЭП создается в удостоверяющем центре (УЦ) с использованием специальных криптографических средств, что гарантирует неизменность документа после его заверки. Усиленная неквалифицированная подпись позволяет вести внутренний электронный документооборот, а также обмениваться данными с контрагентами – правда, в последнем случае необходимо оформить допсоглашение.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Данный тип подписи позволяет заверять документы автоматически, без каких-либо дополнительных соглашений. Владельцу УКЭП доступно совершение любых операций в рамках ЭДО, участие в госторгах, отправка любых отчетов, а также беспрепятственный доступ в государственные информационные системы для работы. Получить усиленную квалифицированную подпись можно только в аккредитованном удостоверяющем центре.

Где и в каких случаях используется электронная подпись

Сегодня электронный документооборот подразумевает использование разных видов ЭП в зависимости от типа документов и вида деятельности. Остановимся на них подробнее.

ЭП для подписания первичной документации

Электронная документация данного вида может быть заверена любой ЭП, в том числе неквалифицированной. Письмо Министерства финансов РФ подтверждает, что документы, подписанные УНЭП и даже ПЭП в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета должны признаваться равнозначными их бумажным эквивалентам, подписанным собственноручно.

Чтобы ПЭП и УНЭП обрели соответствующую юридическую силу и в работе с контрагентами, стороны обязаны заключить соглашение с указанием порядка проверки электронной подписи. При наличии и использовании УКЭП подобных соглашений не требуется.

ЭП для работы со счет-фактурами

Счет-фактуры необходимы для расчета суммы НДС, для выплаты в бюджет продавцом, участвующим в сделке. Они не относятся к первичной документации и могут быть заверены только усиленной квалифицированной подписью.

ЭП для ведения бухгалтерской отчетности

Перечень отчетных документов для главбуха включает:

• баланс;
• отчет о достигнутых финансовых результатах;
• необходимые приложения – отчеты о движении денежных средств и изменении состояния капитала.

Данную отчетность сдают в Федеральную налоговую службу по месту нахождения. При этом закон требует сдачи только в электронном формате независимо от структуры и налогового режима предприятия. Все отчетные документы заверяются исключительно УКЭП.

Таким образом, УКЭП – оптимальный вариант для главного бухгалтера, поскольку она наделена наибольшими возможностями. Как минимум, она необходима для исполнения его ключевой обязанности – ведения и сдачи отчетности, однако позволяет совершать практически любые операции, работать в «Честном ЗНАКЕ» и вести ЭДО с любыми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями без заключения дополнительных соглашений.

Может ли руководитель передать главному бухгалтеру свою электронную подпись?

Прямого запрета на передачу ЭП от одного лица к другому в ФЗ №63 не предусмотрено. Однако статья 10 Закона прямо указывает на обязанность владельца электронной подписи сохранить полную конфиденциальность паролей и ключей и не допустить их использования посторонними лицами без собственного согласия.

Как разъясняют юристы, даже такая формулировка не предусматривает передачу ЭП другому человеку на законных основаниях – скорее, очерчивает техническую возможность. Дело в том, что электронная подпись равносильна обычной на бумажном документе, а это значит, что она служит идентификатором лица, завизировавшего договор или отчет. Использование ЭП третьим лицом фактически означает невозможность определения личности и даже подделку подписи.

Таким образом, передача своей ЭЦП другому лицу, по сути, неправомерна и, кроме того, небезопасна. Если главный бухгалтер решит использовать ее в собственных незаконных интересах, ответственность понесет именно владелец электронной подписи, поскольку она является идентификатором его личности в рамках ЭДО.

У некоторых предпринимателей также может возникнуть мысль передать свою подпись главному бухгалтеру, подстраховавшись с помощью акта приема-передачи, приказа или доверенности. Однако все эти документы не имеют необходимой юридической силы, поэтому при возникновении сложных ситуаций в рамках закона не смогут послужить доказательством мошеннических действий со стороны того, кому была передана ЭЦП.

Именно поэтому рисковать не стоит. Главный бухгалтер – второе в компании лицо после директора и вплотную занимается финансовыми делами предприятия. Оформление им собственной электронной подписи позволит расширить его полномочия на безопасных и абсолютно законных основаниях.

Получение ЭЦП главным бухгалтером

В 2023 году в силу вступили новые правила оформления усиленной квалифицированной электронной подписи:

• Оформление возможно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры России. Владельцы компаний и ИП могут заказать ее только в УЦ ФНС и его учреждениях-партнерах.
• Электронная подпись выпускается на физическое лицо. Указывать реквизиты компании больше не требуется.
• ЭЦП оформляется на основании паспорта, СНИЛСА и ИНН владельца. Доверенность от компании или ИП больше не нужна.

Собственник УКЭП может использовать ее не только для заверения документов в компании, где он работает, но и в личных целях. Чтобы диверсифицировать ее применение и закрепить ответственность сотрудника, предприниматель оформляет отдельный документ – машиночитаемую доверенность.

Машиночитаемая доверенность: для чего используется и кому выдается

Данный документ представляет собой типичную доверенность, выпущенную в электронной форме. Руководитель компании создает ее в файле XML, заверяет собственной УКЭП и передает ее уполномоченному лицу. При этом выпуск МЧД возможен не только на главного бухгалтера, но и на любого сотрудника, которому делегирована обязанность подписывать документы от имени главного лица организации.

Машиночитаемая доверенность оформляется на главного бухгалтера сразу после получения им УКЭП. После этого сдача любой отчетности должна сопровождаться прикреплением файла МЧД. Впрочем, можно обойтись без постоянной отправки доверенности, если присоединиться к блокчейн-платформе ФНС.

Использовать УКЭП нового формата (выпущенную на физлицо) совместно с машиночитаемой доверенностью сотрудники компаний могут с весны 2022 года. С 1 августа 2023 года электронные подписи, оформленные на юрлица, теряют силу и становятся недействительными в соответствии с ФЗ №536 от 19 декабря 2022 года. Все соответствующие требования приведены в приказах №857 и №858 Минкомсвязи, выпущенных 18 августа 2021 года – однако единого рекомендованного образца МЧД по-прежнему не представлено.

Создать машиночитаемую доверенность уже можно в сервисе 1С-ЭДО в рамках информационных систем 1С:Документооборот, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, а также других программ платформы 1С:Предприятие.

Инструменты для работы с электронной подписью

Выпуск электронной подписи осуществляется в среднем в течение дня. Одновременно с ЭЦП удостоверяющий центр передает владельцу следующие средства:

• открытый ключ проверки;
• закрытый (секретный) ключ;
• сертификатор открытого ключа с указанием информации о владельце.

Все эти средства необходимо сохранить, если они будут утрачены, электронную подпись придется оформлять снова.

Хранить ключи можно скачанными на флешку или в файле на ПК, однако наиболее безопасный способ – запись на защищенный носитель или USB-токен, предназначенный специально для ЭП. На российском рынке такие носители уже существуют и на данный момент самыми популярными остаются JaCarta и Рутокен.

Использование электронной подписи также подразумевает установку специального ПО. В перечень необходимых инструментов входят:

• Программа криптошифрования для создания УКЭП. Сегодня большинство сервисов и сайтов, включая сайт ФНС, работают с «КриптоПро CSP», поэтому есть смысл рассмотреть именно ее.
• Драйвер USB-токена. Необходим для хранения ключей к электронной подписи.
• Расширение для браузера. Позволяет работать с ЭЦП непосредственно на веб-страницах. Ряд программ - к примеру, та же «КриптоПро CSP» - предлагает для этого бесплатный плагин.
• Программа электронного документооборота. Требуется для работы с документами и их заверения с помощью ЭП.

Когда весь необходимый софт загружен, остается установить сертификат УКЭП на компьютере, с которого будет вестись работа с документами. После этого можно начинать использование электронной подписи.

Таким образом, ЭП – необходимый инструмент для работы главного бухгалтера в актуальных условиях, поскольку она позволяет не только визировать и сдавать отчетность в нужном формате, но и выполнять ряд других задач наравне с генеральным директором. При выборе типа подписи предпочтение отдают УКЭП, как наиболее функциональной.