Что такое ОФД: связь оператора фискальных данных с онлайн-кассами

Приобретение онлайн-кассы, функционал которой полностью соответствует законодательству и задачам вашего бизнеса – только половина пути. Следующий этап – заключение договора с оператором фискальных данных, регистрация техники в ФНС и правильное ее подключение. Нередко у предпринимателей возникают сложности именно с ОФД, а потому необходимо подробнее разобраться в особенностях его работы и возможных проблемах.

ОФД: что это такое и для чего требуется

1 июля 2021 года завершился переход предпринимателей на онлайн-кассы. С этого времени розничная реализация товаров и услуг физлицам возможна только через данный вид оборудования, причем как в магазинах и организациях традиционного формата, так и онлайн.

Помимо технического функционала онлайн-кассы обеспечивают выполнение актуальных сегодня требований, закрепленных соответствующими законами и нормативными актами. Первое – обязательное предоставление чека покупателю. Передача платежного документа осуществляется как посредством печати бумажного чека устройством, так и отправкой электронного на почту покупателя.

Второе требование – это передача данных о реализации товаров и услуг и полученной с нее прибыли в органы Федеральной налоговой службы, а также их хранение. Именно для этого и необходимо обязательное и постоянное взаимодействие онлайн-кассы с оператором фискальных данных.

Принцип работы оператора фискальных данных

Во всех современных моделях онлайн-касс есть фискальные накопители, которые отвечают за связь оборудования с ОФД. При совершении покупки и совершении оплаты любым способом (наличными, по карте и т.д.) продавец проводит операцию через кассу, в результате чего та печатает чек для передачи покупателю или же отправляет его по SMS либо на электронную почту.

Вся информация об операции, включая данные на чеке, шифруется фискальным накопителем, после чего сразу передается в ФНС через оператора фискальных данных. Процесс осуществляется посредством интернета. Если связь отсутствует, фискальный накопитель сохраняет данные, а при восстановлении соединения сразу же передает их в ОФД.

Можно ли работать без ОФД сегодня?

Подавляющее большинство индивидуальных предпринимателей сегодня все же обязаны заключать договор с операторами фискальных данных. Однако сегодня по-прежнему возможны ситуации, когда даже при всем желании ИП работа онлайн-кассы с ОФД невозможна.

В первую очередь это касается удаленных районов страны, где есть определенные проблемы с интернетом – соединение может быть нестабильным или же отсутствовать вовсе. В этом случая обязательство использовать онлайн-кассу с передачей данных через ОФД сохраняется только для ИП, реализующих подакцизные или маркированные товары – остальные могут не беспокоиться по поводу поиска и заключения договора с оператором фискальных данных.

Еще одна достаточно распространенная ситуация – работа магазина в маленьком населенном пункте. Согласно законодательству, при численности населения в поселке, деревне или ПГТ не более 10 тысяч человек предпринимателю разрешено не отправлять фискальные данные через ОФД.

Однако в обоих случаях стоит обратить внимание на важный момент: обязательства по выдаче покупателю чека со всеми установленными реквизитами для ИП сохраняется. При этом платежный документ может быть напечатан или написан от руки.

Требования для оператора фискальных данных

Обязательными для ОФД являются следующие функции:

• Передача данных в ФНС в реальном времени. Задержка допускается только в случаях потери соединения онлайн-кассы с интернетом и на определенный срок.
• Защита всех передаваемых в ФНС данных от взлома и доступа третьих лиц. Все данные шифруются фискальным накопителем онлайн-кассы, однако и ОФД несет ответственность за ее защиту.
• Сохранение переданной информации на определенный период времени. Сегодня он составляет 5 лет.
• Информирование ФНС при совершении предпринимателями какого-либо нарушения. Во всех случаях, когда чек не был напечатан или отправлен покупателю, ОФД тут же передает информацию об этом в налоговую.
• Предоставление сотрудникам ФНС доступа к базе оператора при получении соответствующего запроса.

Еще одно обязательство, которое должен выполнить оператор фискальных данных – регистрация в специальном реестре ФНС. Если заинтересовавший вас ОФД в нем не числится, заключать договор с ним нельзя: это значит, что оператор не уполномочен передавать фискальные данные в налоговые органы. Именно поэтому необходимо избегать любых рисков и отдавать предпочтение достаточно известным ОФД.

Выбор оператора фискальных данных: основные критерии

Наиболее важными критериями для выбор ОФД сегодня остаются:

• наличие оператора фискальных данных в реестре ФНС;
• возможности и функционал личного кабинета;
• наличие и возможности технической поддержки, в том числе экстренной.

Еще один важный критерий - стоимость обслуживания. Перед заключением договора необходимо выяснить, нужна ли оплата такой услуги как отправка электронных чеков покупателям, а также требуется ли приобретение фискального накопителя – в некоторых случаях он может быть включен в оплату.

Стоимость подключения к ОФД

Сумма оплаты за обслуживание зависит в том числе и от срока, на который вы заключаете договор с ОФД. Сегодня есть возможность выбрать тарифный план с наиболее подходящим сроком – это может быть 36 и 15 месяцев, полгода или год. В некоторых случаях ОФД соглашается заключить договор даже на один месяц.

Если тариф вам не подошел или работа с данным оператором не устроила, вы всегда можете сменить как план обслуживания, так и ОФД.

Как подключиться к ОФД

Подключение к оператору фискальных данных осуществляется в несколько этапов.

Оформление УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи)

Благодаря УКЭП вы можете подписать договор с оператором фискальных данных, а также зарегистрировать онлайн-кассу, не посещая ФНС. Приобрести ее можно в удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию. Ее средняя стоимость около 2 тысяч рублей.

Заключение договора с ОФД

Если вы уже нашли оператора с подходящим тарифом, необходимо подписать с ним договор и только после этого приступать к регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Регистрация онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе

Чтобы сделать это онлайн, необходимо зайти в личный кабинет на сайте ФНС и выбрать вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Далее потребуется выбрать пункт «Зарегистрировать ККТ», затем – «Заполнить параметры вручную».

После этого откроется форма заявления о регистрации ККТ, где необходимо заполнить следующие поля:

• адрес установки кассы;
• наименование организации;
• сфера деятельности организации;
• модель и заводской номер ККТ;
• название оператора фискальных данных;
• режим использования ККТ;
• модель фискального накопителя (ФН);
• номер фискального накопителя.

После заполнения необходимо подписать заявление УКЭП и отправить на проверку. Если проверка прошла успешно, онлайн-кассе присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Ввод индивидуального регистрационного номера

После присвоения номера его необходимо ввести в ККТ в течение суток. В случае опоздания заявление о регистрации придется отправлять повторно. Если номер введен верно, касса напечатает чек.

Формирование отчета о регистрации ККТ

После печати чека вам потребуется вернуться в раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и указать время операции в форме «Отчет от регистрации ККТ» напротив онлайн-кассы. После этого отчет подписывают электронной подписью и отправляют.

Получение карточки регистрации ККТ

Если оформление ККТ прошло успешно, и отчет принят, то ИП получает карточку регистрации, подписанную электронной подписью.

Подключение ККТ к оператору фискальных данных

Для этого необходимо зайти в личный кабинет ОФД и внести данные онлайн-кассы, после чего осуществится синхронизация с оператором. После этого ККТ готова к работе.

Возможные проблемы с ОФД

Стабильная работа оператора фискальных данных – один из ключевых показателей его надежности. Однако возникновение сбоев в работе ОФД все-таки возможно, поэтому стоит знать о наиболее частых.

Касса не отправляет чеки в ОФД

Причин прекращения передачи может быть две – отсутствие доступа к сети или поломка самой ККТ. В обоих случаях есть свой алгоритм действий.

• Отсутствует соединение с интернетом

В этом случае необходимо проверить настройку соединения, сетевой кабель и маршрутизатор, убедиться в своевременной оплате услуг, после чего перезагрузить ККТ. Если соединение не появилось, необходимо обратиться к провайдеру. Пока восстанавливается соединение, работать с онлайн-кассой можно: когда связь будет восстановлена, все данные с ФН будут переданы оператору фискальных данных.

• ККТ сломалась или настроена неправильно

При поломке или ошибках в настройках лучше всего обратиться в сервисный центр или к техническому специалисту. Однако необходимо быть готовым к оперативной замене ФН или всей онлайн-кассы. Чтобы такие сбои не нарушали работу, есть смысл подключить круглосуточное техническое обслуживание: в этом случае любые проблемы будут решаться в максимально короткие сроки.

Сервер ОФД временно недоступен

Если на напечатанном кассой чеке появляется надпись «ОФД не отвечает», это означает, что с сервером оператора возникли проблемы, и необходимо определить, с чьей стороны случился сбой. Для этого необходимо зайти в меню онлайн-кассы и провести ее диагностику. Оборудование должно распечатать бумажный отчет с указанием проблемы. Если сбой на стороне ОФД, он должен устранить его самостоятельно.

Работа с онлайн-кассой невозможна без правильного выбора и корректного подключения ОФД. При возникновении сложностей с поиском и работой с оператором фискальных данных стоит обратиться к специалистам.