Онлайн-касса

По мере развития торговли и сферы услуг совершенствуется и кассовое оборудование, которое не только регистрирует платежи, но и должно передавать данные о полученных средствах в налоговые органы. Для максимального упрощения этого процесса и были разработаны онлайн-кассы – устройства с фискальным накопителем и выходом в интернет. Давайте узнаем подробнее о том, как они работают, в чем их преимущества и как выбрать их правильно.

Онлайн-кассы: особенности и принцип действия

Как уже говорилось выше, онлайн-кассы представляют собой оборудование, оснащенное фискальным накопителем и модулями для выхода в интернет. Принцип ее работы заключается в определенном алгоритме действий:

• При покупке кассир формирует чек с указанием всех необходимых данных.
• Устройство печатает бумажный чек для покупателя и сохраняет информацию с него в электронном виде.
• Полученная информация шифруется и отправляется в фискальный накопитель.
• Из фискального накопителя информация передается оператору фискальных данных (ОФД).
• Оператор фискальных данных передает полученную информацию в налоговые органы.

Таким образом, все данные о совершенных платежах передаются в ФНС в режиме онлайн практически сразу же. Это избавляет предпринимателей от необходимости посещать налоговую и заниматься бумажной отчетностью за каждый налоговый период. Даже при разрыве интернет-соединения все данные сохраняются в фискальном накопителе и при необходимости или появлении связи передаются автоматически либо изымаются.

Кто должен установить онлайн-кассы

С 2017 законодательство РФ, в частности, 54-ФЗ, обязало предпринимателей перейти с кассовых аппаратов с ЭКЛЗ на онлайн-кассы. Если сначала это обязательство касалось лишь некоторых категорий ИП и организаций, то сегодня оно распространилось почти на все виды торговли и оказания услуг, а также практически все существующие режимы налогообложения. Сейчас проще сказать, кто по-прежнему может работать без онлайн-касс – и в этом списке остаются:

• работающие в режиме «Налог на профессиональный доход» (самозанятые);
• сдающие квартиры в аренду;
• ИП и юрлица, осуществляющие мелкие розничные продажи и оказание услуг (микробизнес);
• ИП и юрлица, работающие в труднодоступной местности (за исключением владельцев вендинговых автоматов);
• владельцы аппаратов, принимающих монеты в качестве оплаты (аппараты для бахил, жвачки, конфет и т.д.);
• аптеки в сельской местности;
• торговцы на рынках и ярмарках.

Преимущества онлайн-касс

Технологии в сфере производства оборудования для торговли и оказания услуг активно развиваются – и в первую очередь это касается все той же контрольно-кассовой техники. Дизайн, устройство и функционал онлайн-касс обеспечивают серьезные преимущества для всех, кто задействован как в бизнес-деятельности, так и контроле над ней – самих предпринимателей, покупателей и налоговых органов.

Преимущества и недостатки для предпринимателей

При установке онлайн-касс становится очевидным, что плюсы значительно перевешивают минусы. Как правило, в числе преимуществ называют:

• Экономию времени на отчетности. Теперь вам нет необходимости тратить время на составление подробных и детальных отчетов, собирать пакеты документов, ездить в налоговую и сидеть в очередях, а также пугаться и паниковать, если где-то не сходятся цифры. Теперь вся информация о транзакциях напрямую передается в ФНС посредством оператора фискальных данных, а владельцы бизнеса избавляются от большей части бумажной работы и потребности посещать отделения налоговой службы в условиях ограниченного времени.
• Максимум необходимой информации о товарах и услугах. На чеках нового образца содержатся все данные, позволяющие подтвердить факт продажи или оказания услуги во всех подробностях. Кроме того, благодаря возможности выдачи и электронного, и бумажного чека, можно более тщательно отслеживать транзакции, что исключает обман со стороны покупателей.

• Простая и комфортная работа. По сравнению с кассами с ЭКЛЗ десятилетней и более давности онлайн-кассы более удобны, надежные и производительны, то позволяет избежать очередей и задержек из-за слишком медленной работы устройства. Кроме того, производители оснащают оборудование интуитивно понятным и комфортным интерфейсом – а это значительно сокращает расходы и время на обучение кассиров.
• Больше дополнительных опций. Контроль эффективности работы сотрудников, анализ продаж, ведение товароучета, разработка и внедрение бонусных и акционных программ – вот лишь часть возможностей, которыми располагают новые кассы.
• Широкий выбор оборудования. Сегодня российские и зарубежные производители выпускают онлайн-кассы различного дизайна, производительности и функционала, что позволяет обустроить рабочее место кассира в соответствии со спецификой решаемых задач.

Из недостатков - причем весьма условных – можно назвать разве что затраты на новое оборудование и ПО для него, а также необходимость в обучении персонала. Впрочем, преимущества онлайн-касс настолько очевидны и многочисленны, что эти минусы можно рассматривать скорее как дополнительные и достаточно кратковременные хлопоты.

Преимущества для покупателей

Работу торговой точки или предприятия с онлайн-кассой позитивно отмечают и клиенты, для которых особенно важны следующие преимущества:

• Снижение риска покупки контрафактной продукции. Онлайн-кассы работают только с товарами, прошедшими маркировку.
• Оплата картой. Подключенный к ККТ эквайринговый терминал или касса с интегрированной банковской частью обеспечивают простую и быструю оплату по безналу.
• Отсутствие необходимости хранить бумажные копии чеков. Все они сохраняются в электронном виде, поэтому решение любых вопросов, включая возврат и замену товара, возможно даже без предъявления чека на бумажном носителе.

Все эти плюсы обеспечивают повышенную лояльность покупателей – а, следовательно, и рост продаж.

Преимущества для ФНС как представителя государственных интересов

Для ФНС внедрение онлайн-касс также несет очевидную пользу, которая заключается в следующих аспектах:

• Более четкий контроль предпринимательской деятельности, выведение бизнеса из тени.
• Сокращение количества налоговых проверок для бизнеса. Впрочем, в данном случае польза обоюдная, поскольку предприниматели могут не отвлекаться на взаимодействия с представителями налоговых служб. Исключение составляют разве что случаи, когда чеки зависли в ФН, а данные по операциям свыше 30 дней не поступают в ФНС.
• Создание системы так называемого «народного контроля». Теперь покупатели даже по чеку могу отследить, насколько законна деятельность продавца, и в случае возникновения сложных ситуаций обратиться в соответствующие органы.

Очевидно, что переход на ККТ, передающую фискальные данные в режиме онлайн, абсолютно оправдан и удобен как для предпринимателя и клиента, так и для контролирующих организаций. В случае честного ведения бизнеса кассы такого типа становятся настоящими помощниками, способными решать самые разные задачи, причем в кратчайшие сроки.

Типы онлайн-касс

В зависимости от функционала и особенностей работы выделяют три типа онлайн-касс. Также в качестве четвертого типа нередко называют фискальные накопители, поскольку они вполне могут заменить кассовый узел при условии работы в тандеме с компьютером. Остановимся подробнее на каждом типе оборудования.

Автономные онлайн-кассы

Наиболее простые устройства для выдачи чеков и передачи фискальной информации. Представляют собой терминал с кнопками и небольшим экраном. При этом они способны печатать бумажные чеки, могут работать с картами и оснащены фискальным накопителем. К плюсам автономных устройств можно отнести:

• компактность;
• наличие аккумуляторов, позволяющих устройству долго работать без сети;
• надежность работы в любых условиях и при перепадах температуры и влажности;
• возможности для подключения к сети различными способами – по Wi-Fi, Bluetooth или посредством сим-карты.

В числе недостатков оборудования можно назвать низкую скорость печати чеков и отсутствие автоотреза, невозможность подключения к компьютеру, а также работы в торговле, где число товарных позиций превышает сотню. Однако для выездной торговли и курьерских служб автономные онлайн-кассы остаются вполне эргономичным решением.

POS-системы

Представляют собой комплекс оборудования для полноценной работы кассового узла. Как правило, сюда входит функционал онлайн-кассы, сканер штрих-кодов и весы. В числе преимуществ POS-систем можно назвать:

• беспроблемную работу в крупных магазинах с большим ассортиментом и соответствующим потоком покупателей;
• автоматизацию многих функций и задач – от загрузки цен и товаров и отслеживании печати ценников до закрытия и открытия смен, добавления акций, распродаж и бонусных программ;
• возможность быстрого обновления ПО, в том числе и при внесении изменений в законодательство.

Стоит такое оборудование достаточно дорого, однако существуют и более доступные смарт-терминалы, которые представляют собой уменьшенные версии POS-систем – при этом почти с таким же обширным функционалом. Именно их можно использовать в торговых точках меньшего масштаба, пользуясь всеми их преимуществами.

Облачные кассы

Подобное решение – из разряда виртуальных технологий. Проще говоря, вам нет никакой необходимости покупать какое-либо оборудование – достаточно заключить договор с компанией, предоставляющей услуги облачных сервисов, а также подключиться к какому-либо платежному агрегатору. Далее касса размещается в центре обработки данных (ЦОР) в облачном хранилище, откуда впоследствии в ФНС и поступает информация о транзакциях. При этом покупатели получают чеки на телефон или по электронной почте.

Преимущества таких касс решений очевидны – это и отсутствие затрат на оборудование, и необходимости искать место для размещения онлайн-кассы. Даже с фискальным накопителем не потребуется совершать никаких действий: все это берет на себя арендодатель.

Правда, без недостатков не обходится и здесь. Во-первых, облачную кассу можно открыть только для онлайн-магазина, а, во-вторых, с ней невозможна печать бумажных чеков. Правда, последнее уже перестало быть недостатком, поскольку все данные о платежах остаются в облачном хранилище и доступны в любой момент.

Фискальные регистраторы

Представляет собой аппарат из трех ключевых составляющих – фискальный накопитель, вычислительно-коммуникационный модуль и принтер чеков. Устройство не имеет ни клавиатуры, ни дисплея, однако они ему не требуются, поскольку оно может работать только при подключении к ПК или ноутбуку.

От онлайн-касс фискальные регистраторы отличает необходимость установки кассовой программы и возможность печатать чеки различной ширины. Также специалисты отмечают возможность использования большего объема памяти и более высокую производительность за счет компьютера, к которому он подключен, что делает оборудование подходящим решением для крупных магазинов.

Установка и регистрация онлайн-кассы

Сегодня регистрация онлайн-кассы – процедура достаточно упрощенная и осуществляется в несколько этапов:

• Заключение договора с оператором фискальных данных.
• Получение электронной подписи (если уже есть, получать новую не нужно).
• Подача заявления на регистрацию онлайн-кассы на сайте ФНС (если заявление принято, кассе будет присвоен регистрационный номер).
• Введение регистрационного номера в онлайн-кассу.
• Формирование отчета о регистрации на сайте ФНС.
• Получение карточки регистрации онлайн-кассы.
• Добавление кассы в личном кабинете на сайте ОФД.

Онлайн-кассы: особенности выбора

Первое, что вам необходимо учесть при покупке ККТ данного типа – она обязательно должна быть зарегистрирована в реестре контрольно-кассовой техники на сайте ФНС. Только в этом случае вы можете быть уверены, что выбранное вами оборудование соответствует требованиям 54-ФЗ. Если модель не включена в реестр, то зарегистрировать ее не получится, а при установке кассы налоговая не получит никаких данных, что приравнивается к грубому нарушению законодательства.

В остальном же подбирать онлайн-кассу стоит исходя из следующих факторов:

• объем ассортимента и масштабы торговой точки;
• среднее количество покупателей;
• соответствие функционала оборудования специфике бизнеса;
• необходимость подключения дополнительного оборудования;
• особенности установки и обновления ПО для выбранной ККТ;
• размеры кассовых узлов и возможности размещения в них всего необходимого оборудования;
• возможности и эффективность технической поддержки.

Грамотно выбранная онлайн-касса обеспечит более комфортное ведение бизнеса и удобное взаимодействие с налоговыми органами, уменьшит риск штрафов и проверок и поможет решать текущие задачи в торговле и сфере услуг с максимальной оперативностью. Если вы не уверены, что сможете подобрать оборудование правильно, наши специалисты обязательно вам помогут!