Как начать работу с кассой: необходимые документы, порядок регистрации и настройка

Установка онлайн-кассы и правильная работа с ней сегодня являются обязательным условием для успешного ведения бизнеса в различных сферах. Магазины и рынки, рестораны и кафе, интернет-магазины и вендинг, гостиницы и предприятия логистики – все они должны вести расчеты через ККТ с установленным фискальным накопителем и возможностью передачи данных через ОФД. Чтобы избежать сложностей с налоговыми органами и риска подвергнуться серьезным штрафам, важно узнать как можно больше об использовании онлайн-касс – в частности, об их регистрации и настройках.

Кто обязан использовать онлайн-кассы?

За небольшими исключениями – все предприниматели. Реформа по переходу на ККТ нового образца длилась с 2017 по июль 2021 года, и сегодня практически все ИП и юридические лица, а также ведущие коммерческую деятельность бюджетные учреждения обязаны передавать данные о совершенных платежах через оператора фискальных данных независимо от способа внесения денег и вида платежных средства. Карта, наличные, смартфон – как бы ни были оплачены услуги или товары, выдача кассового чека установленного типа строго обязательна.

В некоторых случаях допускается установка кассы удаленно от мест приема расчета. Это касается вендинга, интернет-магазинов, предпринимателей, торгующих товарами на разнос, а также предприятий с курьерской доставкой и городского транспорта.

Разрешено ли кому-либо не использовать онлайн-кассу

Категорий предпринимателей и юрлиц, имеющих право не использовать контрольно-кассовую технику с фискальным накопителем, осталось совсем немного, но все-таки они еще остались, а их права закреплены на законодательном уровне. В их числе:

• кредитные организации;
• владельцы жилья, сдающего его в аренду предпринимателям;
• лица, осуществляющие агентскую деятельность;
• оказывающие услуги нянь и сиделок;
• лица, занимающиеся производством изделий народного промысла;
• организации и фирмы по ремонту обуви и сумок, изготовлению ключей;
• киоски, реализующие печатную прессу;
• лица, торгующие на выставках и ярмарках.

Однако это не все категории ИП, освобожденные от необходимости установки онлайн-кассы. Полный их перечень приводится в статье 2 федерального закона №54-ФЗ.

Что касается предпринимателей, работающих в удаленной местности, где глобальная сеть функционирует с перебоями или отсутствует вообще, то для них в законе предусмотрены определенные уступки. В частности, они могут работать с онлайн-кассой в автономном режиме. предусматривающим печать чеков без постоянной отправки в ФНС посредством интернета. Если же населенный пункт находится на труднодоступной территории, работа без ККТ с фискальным накопителем также разрешена, однако обязательство предъявить покупателю бумажный документ для подтверждения оплаты сохраняется.

Может ли индивидуальный предприниматель работать без кассы?

Планируется ли переход на ККТ онлайн-формата для освобожденных категорий индивидуальных предпринимателей, доподлинно неизвестно. Однако все остальные уже обязаны вести расчеты через кассы с фискальным накопителем. 1 июля 2021 вышло время последней отсрочки для отдельной категории ИП, куда входили бизнесмены:

• торгующие продукцией собственного производства (одеждой, украшениями, кулинарией и т.д.);
• оказывающие населению услуги – репетиторы, юристы, программисты и т.д.;
• выполняющие работы по ремонту и отделке, изготовлению мебели на заказ;
• осуществляющие пассажирские перевозки.

Отсрочка до 1 июля 2021 года ознаменовала начало максимального охвата российского бизнеса в плане использования онлайн-кассы и ведения расчета с покупателями с выдачей кассового чека соответствующего образца. Начиная с этого времени ни одна категория ИП (кроме попавших в исключения) не имеет права работать без кассового аппарата, оборудованного ФН. Единственный шанс обойтись без онлайн-кассы на законных основаниях  - перейти на налоговый спецрежим «самозанятый», однако это возможно только для предпринимателей, не имеющих наемного персонала и с доходом не более 2,4 млн. рублей в год.

Использование кассы на рынке

Рыночная торговля без онлайн-кассы допускается, но только при отсутствии в ассортименте продавца следующих категорий товаров:

• подконтрольных системе маркировки «Честный ЗНАК» (парфюмерия, обувь, кожгалантерея, домашний текстиль, меховые изделия и т.д.);
• электроники и гаджетов – смартфонов, планшетов, ноутбуков, телевизоров и т.д.;
• подакцизной продукции.

Если хотя бы одна товарная единица попадает в любую из перечисленных выше категорий, предпринимателю грозит штраф согласно законодательству – и достигать он может нескольких десятков тысяч рублей.

Кассы в общественном транспорте

Предусмотренные законом №54-ФЗ изменения в сфере ведения расчетов коснулись и транспортных услуг. Сегодня перевозчики (автобусы, трамваи, маршрутки, такси и т.д.) обязаны выдавать пассажирам кассовые чеки. Впрочем, для них предусмотрены альтернативные решения:

• выдача билетов и талонов, на которых указана ссылка для получения чека;
• отправка сведений об оказанной услуге перевозки с ссылкой для скачивания чека на смартфон или электронную почту;
• выдача билетов, на которых указаны реквизиты кассового чека;
• возможность для пассажира отсканировать QR-код с экрана мобильного устройства (специального планшета или смартфона).

Работающие в такси на личном транспорте также обязаны установить мобильную кассу в салоне автомобиля – разумеется, если они не оформлены как самозанятые. В таксопарках (транспортных компаниях) зачастую используют удаленные онлайн-кассы с функцией отправки чеков пассажирам в электронном виде.

Какие документы необходимы для работы с онлайн-кассой

Ключевой особенностью онлайн-кассы является наличие фискального накопителя, на который передаются данные о каждой продаже или проведенном платеже с последующей отправкой электронного чека в федеральные налоговые органы. При этом алгоритм установки контрольно-кассовой техники сегодня достаточно прост: вся процедура от покупки до регистрации в онлайн-режиме может занять не более пары дней. Давайте уточним, какие документы потребуется подготовить для запуска такой ККТ, чтобы подготовиться к ее внедрению в полном соответствии с законодательством, и какие этапы вам предстоит пройти.

Выпуск электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) необходима для постановки онлайн-кассы на учет в ФНС, а также заключения договора с оператором фискальных данных (ОФД) или же перерегистрации уже имеющегося аппарата. Получить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре, а с 1 июля 2022 года ее будет бесплатно предоставлять Федеральная налоговая служба.

В результате обращения по данному вопросу для вас будет выпущена электронная подпись на имя руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Ее наличие будет подтверждено сертификатом ЭП, который необходимо менять или продлевать каждый год.

Установка средств криптографической защиты информации (СКЗИ) на ККТ

Средства СКЗИ необходимы для работы с электронной подписью. Как правило, выбор специалистов падает на отечественное программное обеспечение, однако существует оборудование с предустановленными средствами защиты. По факту приобретения средств криптозащиты вам будет предоставлена лицензия соответствующего образца.

Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД)

ОФД выбирают как обязательного посредника, получающего электронные документы от онлайн-касс и передающих их в органы ФНС. Пользователь в данном случае получает договор, в котором прописаны все условия работы с оператором, включая размер и сроки оплаты выбранного тарифа.

Подключение кассы

Далее вам необходимо заключить договор на обслуживание и предоставление трафика с провайдером и произвести оплату по выбранному тарифу.

Регистрация кассы в ФНС в формате онлайн

Для этого достаточно заполнить заявление в личном кабинете на сайте налоговой службы nalog.ru. Дополнительная загрузка каких-либо документов не потребуется.

Фискализация (ввод ККТ в эксплуатацию)

По завершению процедуры вашей онлайн-кассе присваивается официальный регистрационный номер от органов ФНС.

При правильном проведении фискализации в течение 10 дней на ваш электронный адрес будет отправлена регистрационная карточка, подтверждающая использование вашей ККТ для расчетов с покупателями на законных основаниях. Документ необходимо сохранять на весь период использования онлайн-кассы.

Порядок регистрации онлайн-кассы

Постановка кассового аппарата на учет возможна при личном посещении налоговой инспекции, однако прохождение процедуры онлайн на сайте nalog.ru значительно упростит и ускорит процедуру. В этом случае необходимо сделать всего несколько простых шагов.

• Подать заявление в личном кабинете ИП или юридического лица на сайте nalog.ru

На данном этапе необходимо:

• Посетить раздел «Учет ККТ» и выбрать кнопку «Зарегистрировать ККТ».
• Заполнить все пункты в появившейся анкете, включая данные самой кассы и название ОФД.
• Отправить оформленную заявку на рассмотрение.

В случае успешно пройденной проверки в разделе «Учет ККТ» в столбце «Состояние» появится регистрационный номер, присвоенный вашей онлайн-кассе.

• Ввести в онлайн-кассу данные ККТ и ИНН

Далее в разделе «Регистрация ККТ» потребуется заполнить форму с указанием всех сведений о компании. Крайне важно не ошибиться с вводом полученного ранее регистрационного номера и своего ИНН, иначе фискальный накопитель уже не сможет работать. Порядок ввода зависит от вида и модели кассы и может осуществляться через драйвер торгового оборудования или с подсказками на самом устройстве.

• Завершить регистрацию ККТ на сайте Федеральной налоговой службы

Для завершения процедуры потребуется вернуться в личный кабинет, открыть вкладку «Учет ККТ» → «Отчет о регистрации ККТ» и ввести следующие данные из напечатанного кассой чека:

• время проведения операции;
• порядковый номер документа;
• 10 цифр, указанных в строке «Фискальный признак».

После нажатия кнопки «Подписать и отправить» анкета уходит на проверку в ФНС. При правильном прохождении процедуры на сайте появляется отметка об успешной регистрации, а в течении 10 дней – и регистрационная карточка в личном кабинете. Все это подтверждает постановку кассы на учет и законность ее работы.

• Подключиться к личному кабинету ОФД

Подразумевает настройку канала связи между сервером ОФД и кассой с последующим введением таких данных как хост, данные оператора и другую требуемую информацию. В фискальных регистраторах и кнопочных кассах это делается через драйвер на ПК, в мобильных моделях и смарт-терминалах – через меню настроек.

После подключения вам потребуется посетить личный кабинет на сайте ОФД и добавить аппарат в раздел «Кассы» с указанием всех регистрационных данных. После этого касса доступна для работы.

Порядок работы с ККТ

Работа с онлайн-кассой обязательно должна начинаться с открытия смены – в момент выполнения процедуры техника печатает соответствующий отчет с указанием данных об аппарате, самой смене и открывшем ее кассире. Этот отчет также отправляет в налоговую службу через ОФД. В небольших торговых точках открывать смену рекомендуют в момент обслуживания первого покупателя.

В конце рабочего дня кассиру необходимо закрыть смену и сдать наличность. По факту процедуры также формируется отчет.

Выбор онлайн-кассы

В зависимости от специфики ведения вашего бизнеса вы можете выбрать любую из следующих разновидностей онлайн-кассы:

• Автономные кнопочные аппараты. Бюджетные модели, подходящие для выездной торговли и мелких розничных точек. Рассчитаны на печать около 20-30 чеков в день.
• Мобильные кассы. Отличаются компактностью, оснащены аккумулятором высокой емкости и достаточно большим (до 5 дюймов) сенсорным экраном. Также подходят для работы на выезде (курьерам, таксистам, предпринимателям, оказывающим услуги с выездом к клиенту).
• Смарт-терминалы. Многофункциональные модели ККТ с еще большим сенсорным экраном (7-12 дюймов), широким перечнем опций и соответствующим комплектом интерфейсом для подключения и работы с периферийными устройствами. Могут использоваться в магазинах с небольшим и средним потоком клиентов (примерно 100 человек за смену), а также заведениях общественного питания, автосервисах, отелях и парикмахерских.
• Фискальные регистраторы. Включены в состав POS-систем в торговых точках различного типа и формата, имеют высокую скорость печати чека.

Вся актуальная ККТ адаптируется для торговли товарами системы ЕГАИС и «Честный ЗНАК». Однако в кнопочных кассах работа с ними может быть затруднена из-за долгого ввода номенклатуры в чеки. В том случае на помощь могут прийти специальные решения от известных производителей.

Функции онлайн-кассы

Функционал современных ККТ может варьироваться в зависимости от установленных на устройствах кассовых программ. При этом существует стандартный и обязательный набор функций:

• открытие и закрытие смены;
• прием различных видов платежей;
• формирование и печать чеков всех типов;
• работа со всеми признаками способа расчета;
• отмена покупки;
• продажа по свободной цене (с указанием общей суммы без перечня товаров);
• регистрация списаний;
• передача данных обо всех расчетах в ОФД.

К дополнительным опциям онлайн-касс относятся:

• работа с отложенными чеками;
• прием смешанной оплаты (и по карте, и наличными за одну покупку);
• скидка как на весь чек, так и на отдельные товарные позиции;
• прием подарочных сертификатов для оплаты;
• работа с картами клиента, учет и начисление бонусов;
• создание простых отчетов для статистики.

Также возможно подключение ККТ к облачному сервису. Современные облачные решения позволяют легко формировать и вести подробную аналитику о продажах, загружать сотни товарных позиций в ассортимент всего за несколько минут, а также вести учет товаров и контролировать работу сотрудников в удаленном режиме.

Порядок создания кассового чека

Примерная последовательность формирования кассового чека на современной онлайн-ККТ выглядит следующим образом:

• выбор пункта «Продажа» в главном меню;
• добавление товара (ввод вручную через меню поиска или сканирование штрихкода) с указанием количества;
• подача команды передачи информации о покупке в чек;

• проверка данных о продаже (наименование, количество единиц, стоимость) и передача чека в оплату;
• выбор способа оплаты (наличные, банковская карта, подарочный сертификат, купон);
• ввод принятой от покупателя суммы для расчета сдачи (при оплате наличными);
• подтверждение операции и печать чека.

На распечатанном фискальном документе есть QR-код, позволяющий проверить данные о покупке через специальное приложение ФНС.

Такой порядок оформления и печати чеков достаточно схематичный, и при работе с каждой моделью ККТ есть свои особенности. Именно поэтому перед началом эксплуатации кассы важно тщательно изучить все прилагаемые к устройству инструкции.

Виды чеков

Современные онлайн-кассы могут формировать следующие виды чеков:

• Стандартный кассовый. Формируется при продаже товара в обычном режиме.
• Чек коррекции на неучтенные продажи. Создается в случае отключения онлайн-кассы от интернета или переизбытка наличных средств в кассе на конец рабочего дня.
• Чек возврата. Создается в случае включения в чек лишних позиций или возврата товара. Формируется при наличии соответствующего заявления от клиента, при этом в таком чеке в строке «признак расчета» указывается «возврат прихода».
• Чек предоплаты. Создается при внесении полной суммы за товар или услугу или ее части за определенное время до получения. В таком чека в строке «признак способа расчета» указывается «Предоплата».
• Чек полного расчета. Формируется при передаче предоплаченного товара – в этот раз с признаком «полный расчет» и указанием окончательной стоимости покупки и учетом ранее полученных средств.

Что делать при отключении интернета

Фискальный накопитель ведет непрерывную работу в режиме онлайн, поэтому стабильное подключение к интернету особенно важно. Однако в случае пропадания сети продолжать работу можно: чеки в этом случае сохраняются в самом ФН и будут сразу же переданы в налоговую службу при восстановлении доступа к интернету.

Если проблемы с сетью затягиваются, необходимо знать, что согласно законодательству, сбой необходимо устранить в течение 30 дней с дальнейшей отправкой всех накопившихся чеков через ОФД. По истечении данного срока фискальный накопитель будет заблокирован вплоть до восстановления подключения. Менять его в случае блокировки не потребуется – достаточно просто наладить интернет – однако работать с кассой до снятия запрета будет нельзя, и любые попытки провести платеж будут расцениваться как нарушение законодательства.

Сегодня Федеральная налоговая служба при содействии других законодательных органов сделала все возможное для максимального упрощения подключения и регистрации онлайн-касс. Пройти процедуру можно не выходя из дома и при этом не боясь сделать ошибку: весь процесс контролируется через личный кабинет на сайте ФНС.