Терминалы сбора данных: зачем использовать их для инвентаризации

Инвентаризация склада - трудоемкий процесс, требующий внимания и значительного уровня компетентности сотрудников. Однако даже при соблюдении всех этих условий работа с товарами на неавтоматизированном складе затрудняется из-за внушительных объемов бумажной работы. Кроме того, в этом случае достаточно сильно влияние человеческого фактора, а потому ошибки в отчетности в этом случае не такое уж редкое явление. Как показывает практика, проведение инвентаризации с помощью терминала сбора данных сводит риск неправильностей к минимуму и экономит немало времени без ущерба для охвата и качества. Рассказываем, как использовать ТСД на складе и какое оборудования для него подойдет в том или ином случае.

Инвентаризация - особенности процесса

В целом, суть инвентаризации заключается в пересчете фактических остатков товаров, изделий на складе, сравнении их объемов или наличия с данными, ранее введенными в товароучетную программу. Основные цели мероприятия:

·        Определить наличие и количество тех или иных товаров на складе.

·        Оценка состояния качества изделий и товарных позиций.

·        Определить излишки и недостачи, понять и проанализировать причины их появления.

При ручном проведении инвентаризации с заполнением бумажных документов пересчет занимает до нескольких дней. Автоматизация с применением терминала сбора данных позволит уложиться в одну рабочую смену даже, если склад большой.

Поводы для проведения инвентаризации

Определять периодичность пересчета товаров или изделий на складе может владелец. В небольших торговых точках может быть достаточно проверки раз в две недели или раз в месяц, однако в крупных магазинах их обычно проводят ежедневно. При этом инвентаризации могут подвергаться как определенные товарные группы, так и целые отделы.

Кроме того, есть ситуации, в которых инвентаризация это обязательное мероприятие. В их числе смена руководителя или ликвидация компании.

Виды инвентаризации на складе

По масштабу инвентаризации выделяют следующие виды мероприятий:

·        Полная ревизия. В этом случае пересчитывают все товарно-материальные ценности, находящиеся на складе.

·        Частичная инвентаризация. Подразумевает оценку запасов и остатков в отдельной товарной группе. При выявлении излишков или недостач, проводится углубленная проверка.

По методу проведения инвентаризационные мероприятия делятся на типа:

·        Сплошные. В этом случае проверке подвергаются все товары и изделия.

·        Выборочные. Пересчет товарно-материальных ценностей, закрепленных за конкретным сотрудником. Проводятся при смене материально ответственного лица или при установлении факта кражи.

Кроме того, инвентаризация может проводиться планово по приказу руководителя и в соответствии с утвержденным им графиком. Внеплановые мероприятия проводятся по необходимости, к примеру в случае порчи имущества.

Руководитель также может установить частоту проведения инвентаризации для каждой товарной группы отдельно, например раз в неделю или 10 дней. Такие проверки называются циклическими.

Что такое инвентаризационная опись

Опись, которую также называют актом инвентаризации, представляет собой документ с перечнем товаров, подлежащих пересчету. В программах автоматизации, включая наиболее известную 1С, ее можно сформировать по готовому шаблону всего за несколько секунд или же создать вручную по форме ИНВ-3.

Инвентаризация на складе: порядок проведения

Регламент складской инвентаризации зависит от определенного руководством плана, для которого часто используют методические указания, предусмотренные Приказом №49 от 13 июня 1995 года. Согласно документу, стандартная проверка проводится в несколько этапов:

1.      Оформление приказа на проведение инвентаризации, распечатка товарной описи, формирование комиссии, подготовка склада к инвентаризации;

2.      Проверка и определения фактического наличия и объема товарно-материальных ценностей;

3.      Заполнение отчетной ведомости;

4.      Анализ полученных данных, их сравнение с цифрами, ранее введенными в «товароучетку»;

5.      Формирование и издание приказа об утверждении результатов проверки.

Последний этап - проведение результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей в бухгалтерской отчетности с использованием специальных обозначений.

ТСД для автоматизации склада: причины использовать

Инвентаризация товарно-материальных ценностей с оформлением обычных бумажных документов требует много сил и времени, не говоря уже о необходимости задействовать значительное количество сотрудников. Однако благодаря ТСД удается сократить процесс до одного рабочего дня и избежать путаницы, ошибок и разночтений.

Кроме того, существует еще минимум пять причин использовать терминал сбора данных для инвентаризации склада:

1.      Отсутствие необходимости переплачивать сотрудникам за переработку или закрывать склад на время инвентаризации.

2.      Автоматический ввод данных и снижение влияния человеческого фактора на правильность информации.

3.      Автоматическая выгрузка данных с устройства непосредственно в бухгалтерскую программу.

4.      Сохранение электронных документов в памяти терминала, можно быстро найти все необходимые отчетные документы.

Процесс инвентаризации на адресном складе с помощью ТСД можно провести еще быстрее, как правило, проверка занимает не более пары часов. При этом устройство фиксирует как список товаров и изделий, так и адреса ячеек, в которых они находятся.

Оборудование и программное обеспечение для инвентаризации склада

Для подготовки склада к инвентаризации необходимо нанести наклейки со штрихкодами на все товары. Для этого используют принтер этикеток. Модель на основе прямой термической или термотрансферной печати.

При подборе терминала для сбора данных также важно обращать внимание на ключевые технические характеристики - емкость батареи не менее 5200 мАч, а также наличие Wi-Fi-модуля и возможность поддерживать мобильный интернет.

Основное преимущество ТСД - возможность обмениваться данными с товароучетной программой, выгружать документы и получать из нее необходимые задания. Для этого на терминал сбора данных устанавливают специальное программное обеспечение для автоматизации ключевых складских процессов - сбор заказов, прием и отгрузку товаров, инвентаризацию и так далее. Многие программы предлагают немало других полезных функций, включая ведение товароучета на адресном складе по ячейкам или серийным номерам, редактирование этикеток и создание упаковочных листов.

Быстрое проведение инвентаризации на складе с использованием ТСД

В целом, принцип сверки с применением терминала сбора данных понятен даже для новичков. Достаточно просто сканировать штрих-коды на товарах и изделиях. Благодаря установленному ПО ведомость заполнится автоматически.

Некоторые программы предлагают два способа пересчета товаров на складе - по факту или по заданию 1С. Рассмотрим подробнее оба варианта.

Проведение инвентаризации по факту: последовательность для выборочных проверок

Если сотруднику предстоит пересчитать определенные группы товаров или изделия в конкретной зоне хранения, инвентаризация также проводится в несколько этапов:

1.      Создание документа «Пересчет товаров» в приложении терминала сбора данных.

2.      Поочередное считывание штрихкодов с товаров и изделий через окно сканирования ТСД.

3.      Отображение реального количества продукции в колонке «ФАКТ» на экране ТСД с возможностью ввести значения вручную.

Когда считывание штрихкодов закончено, документ с полученными данными выгружают в программу 1С. Бухгалтера проводят сверку фактических и плановых значений, излишков и недостач, вводят полученные данные в отчетность через акт списания, либо акт оприходования.

Складская инвентаризация по заданию 1С

В этом случае пересчет проводится в такой последовательности:

1.      Выгрузка списка товаров, подлежащих проверке из товароучетной системы в терминал сбора данных.

2.      Открытие ведомости в приложении ТСД в разделе «Инвентаризация».

3.      Поочередное сканирования штрихкодов с товаров из ведомости с автоматическим заполнением количества в колонке «Факт».

В случае соответствия реального значения плановому в колонке появится отметка «ОК». В случае расхождения цифры в колонке будут обозначены красным шрифтом.

Когда все позиции обработаны, операцию завершают, а ведомость закрывают и отправляют в программу товароучета.

Очевидно, что процесс инвентаризации склада можно значительно облегчить благодаря использованию терминала сбора данных и специального программного обеспечения. Ведение бухгалтерского учета значительно упрощается, риск ошибок сводится к минимуму, а сотрудники и руководство экономят немало времени и средств.