ЕГАИС для учета алкоголя в заведениях общественного питания: особенности и нюансы

Оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в Российской Федерации регламентирует закон №171-ФЗ от 22.11.1995 года. Именно в нем содержатся все предписания и обязательства для заведений общественного питания, предлагающих алкогольные напитки. Давайте разберемся подробнее, как работает этот закон, и как реализовывать алкоголь в розницу без возникновения каких-либо нарушений и проблем.

Особенности реализации спиртных напитков в точках общепита в России

Вкратце ключевые моменты закона №171-ФЗ, о которых обязательно надо знать владельцам подобного рода заведений, выглядят следующим образом:

• Организационно-правовая форма имеет значение. Если продажа пива разрешена для всех предпринимателей, то заниматься реализацией крепких алкогольных напитков могут только юридические лица.
• Продажа алкоголя возможна строго в определенных местах. Требования подобного плана в законе прописаны достаточно четко. Так, реализация спиртных напитков возможна только в ресторанах, кафе, барах и буфетах – в кулинариях, столовых и закусочных. Кроме того, точка общепита должна располагать залом для обслуживания посетителей, причем при нахождении заведения рядом с жилым домом его площадь должна быть не менее 20 квадратных метров.

• Получение лицензии обязательно. Документ дает право как на закупку, так и на хранение алкоголя (в том числе и во вскрытой таре), его использование при приготовлении коктейлей или блюд, продажу в розлив или в открытой таре.
• Наличие онлайн-кассы – еще один обязательный момент. Точки общепита подпадают под требования закона №54-ФЗ, поэтому владельцу придется позаботиться о покупке и регистрации техники с подключением к ОФД.

Кроме того, владельцам заведений общественного питания запрещено продавать алкоголь в зданиях школ и медицинских учреждений, под запретом и продажа алкоголя несовершеннолетним – все это регламентирует статья 16 закона №171-ФЗ.

Продажа алкоголя в розницу в баре или ресторане: что потребуется

Владельцу точки общепита необходимо позаботиться о наличии следующих инструментов и оборудования:

• КЭП (квалифицированная электронная подпись) – необходима для регистрации в ЕГАИС, сдачи декларации и работы с документами;
• Регистрации в личном кабинете ЕГАИС;
• УТМ (Универсальный транспортный модуль) – требуется для обмена информации с ЕГАИС, получить можно в личном кабинете;
• ПО для работы в ЕГАИС – необходимо для составления документов и их загрузки и выгрузки в систему;
• Онлайн-кассы для продаж алкогольной продукции в соответствии с действующим законодательством;
• 2D-сканера для считывания акцизных марок на таре с крепким алкоголем при проверке поставленных партий и их списании.

Особенности учета алкогольной продукции в заведениях общественного питания

Оборот спиртных напитков подразумевает несколько этапов – закупку, постановку на баланс, хранение и списание. Каждый из них стоит разобрать подробнее.

Закупка

На этапе закупки важно уточнить не только объем, но и номенклатуру поставленной алкогольной продукции. Для этого используются товарно-транспортные накладные (ТТН), в том числе и электронного формата. В них продавцы крепкого алкоголя перечисляют марки всех бутылок из поставки совместно с количеством, а при реализации пива – только количество единиц товара в кегах, литрах или штуках. Далее электронные версии накладных отправляют в ЕГАИС.

В точке общепита владелец или иное ответственное лицо выгружает отправленные ТТН из ЕГАИС для сравнения с реально поставленной продукцией. В этом случае находит применение сканер: с его помощью сверка и уточнение акцизных марок проходит значительно быстрее. В то же время при приемке пива достаточно сверить наименования, количество и емкость тары.

По итогам проверки товарно-транспортных накладных в ЕГАИС отправляют следующую документацию:

• акты подтверждения закупки как согласие с данными поставщика;
• акты разногласий – в случае расхождений между накладными и привезенной продукцией (в акт должны быть включены лишние или не поступившие марки алкогольной продукции);
• акты отказа – если поставка не принята (в этом случае партию алкоголя готовят к возврату поставщикам).

Уже начиная с 2021 года сроки обработки электронных ТТН сократились до одного дня. Теперь их необходимо подтвердить (или не подтвердить) и отправить соответствующие акты в день приемки товара и постановки отметки в бумажной накладной.

Также с февраля 2021 года ЕГАИС контролирует сроки прохождения отгрузочных документов. Если они не достигнут адресата в течение 60 дней, то будут возвращены обратно на баланс отправителя. При подаче отправителем жалобы на отсутствие обработки документов получателем в Федеральную службу регулирования алкогольного рынка (ФСРАР), на последнего будет наложен штраф по статье 14.19 КоАП РФ в размере:

• 10-15 тысяч рублей – для должностных лиц и ИП;
• 150-200 тысяч рублей – для организаций.

Именно поэтому так важно соблюдать сроки проверки накладных и не затягивать с отправкой актов – во избежание проблем с законом и сложностей с партнерами.

Приемка крепкого алкоголя по упрощенным алгоритмам

Даже при наличии производительного сканера, достаточного опыта и небольшой партии продукции избежать ошибок можно не всегда. Вероятность отсканировать одну и ту же бутылку дважды, необходимость фиксации марок алкоголя для внесения в акт разногласий и оперативной отправки данных в ЕГАИС - при ручном выполнении всех этих операций может возникнуть путаница.

Избежать ее можно при использовании современного товароучетного ПО или сервиса. Многофункциональные и удобные в использовании программы предупредят при повторном сканировании одной товарной единицы, выявят все несовпадения и автоматически сформируют акт разногласий. Кроме того, в некоторых из них есть и такие опции как приемка алкоголя без сканирования (в случае доверительных отношений с поставщиком), приемка агрегированными партиями (со сканированием штрихкода на общей таре) и кассовая проверка документов с их загрузкой непосредственно в точке общепита.

Постановка алкогольной продукции на баланс

Когда товарно-транспортные накладные подтверждены, полученную продукцию необходимо оприходовать. При этом марочный алкоголь прописывается в регистры №1 (партии) и регистр №3 (где указаны коды марок), по завершению количество бутылок на регистрах должно совпасть. При постановке на баланс пива (а также пивных напитков, сидра, медовухи) приход осуществляется только на первый регистр.

При использовании некоторых товароучетных сервисов провести приемку можно агрегированными партиями (в этом случае сканируется только штрихкод на коробке) крепкий алкоголь встает на баланс автоматически.

Хранение

У крепких алкогольных напитков и пива правила хранения несколько различаются. Рассмотрим подробнее.

Крепкий алкоголь

1 августа 2021 ЕГАИС перешла на поштучный учет алкогольной продукции. При этом был полностью закрыт второй регистр для крепкого алкоголя, и был введен запрет на перенос запасов алкоголя со старыми акцизными марками в третий и первый регистры.

Теперь же согласно ЕГАИС 3.0, каждая товарная единица алкоголя маркируется отдельным идентификатором с «предустановленным» кодом ЕГАИС, и ее оборот осуществляется только через первый и третий регистры. До августа 2021 еще можно было избавиться от старых запасов – правда, без перемещения на второй регистр.

Пиво

Пиво, пивные напитки и сидры ставятся на баланс по старым правилам – через первый и второй регистры. Приход продукции осуществляется на регистр №1 (склад), а при продаже ее перемещают на регистр №2 (торговый зал).

Сверка остатков

И по пивным напиткам, и по марочному алкоголю остатки сверяют в ЕГАИС и точке общепита. Делать это необходимо регулярно, иначе даже небольшие расхождения могут со временем увеличиться – а это верный риск получить штраф.

Сверку проводят в такой последовательности:

• загружают данные из ЕГАИС;
• сравнивают реальные остатки алкогольной продукции в точке общепита с цифрами, заложенными в систему;
• при необходимости и при выявлении расхождений выравнивают запасы через акты постановки на баланс или акты списания.

Сверка остатков вручную – процесс довольно трудоемкий, поэтому рациональным решением станет использование товароучетных программ, которые запрашивают данные из ЕГАИС и готовят соответствующие акты автоматически. После подготовки документов их останется только провести в ЕГАИС должным образом.

Списание

Как правило, списание алкоголя на балансе осуществляется за счет продажи, однако возможно и по другим причинам – таким как недостача, бой бутылок и т.д.

Продажи

Реализация алкогольной продукции через общепит значительно отличается от розничных продаж через магазины – в первую очередь обязательством передавать клиентам только вскрытую тару и отсутствием необходимости сканировать марки для запроса в ЕГАИС разрешения на продажу.

После вскрытия бутылки продажа ее содержимого возможна и порциями. В этом случае формируют чек, в котором штучные единицы переводят в объемные (миллилитры, граммы, литры и т.д.). Способ перевода может зависеть от установленной кассовой программы, причем в некоторых из них создают акт вскрытия тары - хотя сегодня у продавцов нет такого обязательства. Более современные программы уже располагают функциями подтверждения вскрытия тары, благодаря чему штуки переводятся в объемы непосредственно на кассе.

Для списания алкоголя необходимо передать в ЕГАИС акт на списание, в котором в качестве причины указана «реализация». В соответствии с приказом службы регулирования алкогольного рынка (РАР_ №397 от 17.12.2020 акт должен быть отправлен в систему не позднее следующего рабочего дня после его составления.

Кроме того, в акте на списании должны быть указаны марки всех вскрытых бутылок, даже если алкоголь в них еще остался. В этом случае бутылка уходит из оборота и снимается с баланса в системе ЕГАИС, однако еще может быть использована до конца. Кроме того, фасованную продукцию необходимо списывать поштучно, а нефасованную (к примеру, пиво в кегах) – в декалитрах.

Составлять акты о списании алкоголя можно также через товароучетную программу. В некоторых из них достаточно отсканировать акцизную марку при вскрытии, и касса сразу сформирует xml-файл, автоматически отправит его в ЕГАИС, где бутылка спишется с учета автоматически. Работа с таким ПО значительно экономит время и повышает точность работы с алкогольной продукцией.

Что касается пива, то здесь товароучетная система также составляет акты о списании автоматически, ориентируясь на информацию о продажах, полученную из онлайн-кассы.

Вплоть до 2021 года от собственников точек общепита требовали ведение журнала учета розничных продаж алкоголя и спиртосодержащей продукции – эту обязанность регламентировал Приказ РАР №183 от 04.06.2020 года, и документ действительно являлся неплохим подспорьем для составления актов о списании. Однако с прошлого года ведение этих журналов отменено, поэтому куда удобнее пользоваться товароучетными программами.

Списание по иным причинам

При обнаружении недостачи или боя бутылок также составляется акт о списании, однако основание для данного действия выбирается другое - это может быть пересортица, недостача, уценка, потеря, проверка, порча, производственные потери, арест или иные цели. Кроме того, для крепкого алкоголя необходимо указать марку, для пива или пивных напитков – количество бутылок в штуках или литры.

Отчетность для ФСРАР

Владельцы заведений, реализующих алкогольную продукцию, обязаны раз в квартал подавать соответствующие декларации в электронном виде через сайт Федеральной службы регулирования алкогольного рынка. С 2021 года установлена новая форма подачи алкодекларации - №7 вместо формы №11.

Сегодня формировать такие декларации также можно в автоматизированном режиме, что значительно удобнее и безопаснее. Ряд программ составляют документ на основе приходных и расходных операций за квартал в формате xml. После этого достаточно подписать ее электронной подписью и отправить через сайт ФСРАР.

Автоматизация бухучета при работе с алкоголем

Случается, что остатки алкоголя, указанные в бухгалтерской отчетности не совпадают с данными, указанными в ЕГАИС. Дело в том, что в автоматизированной системе вскрытая бутылка списывается целиком – а в бухучете идет списание только проданного объема.

К примеру, при вскрытии сотрудником бара бутылки виски объемом 0,7 литра она тут же будет включена в акт о списании, подлежащий проведению в ЕГАИС. В тоже время, если клиенты заказали из нее только 300 мл, на остатках в бухгалтерской отчетности останется еще 400 мл.

Такое явление называют двойным учетом, и контролировать его необходимо очень тщательно, чтобы избежать путаницы и досадных ошибок, чреватых нарушениями и штрафами.В то же время напитков в меню заведения может быть много, а реализовываться они могут по-разному – отсюда и необходимость ввода в программу бухучета огромного количества данных.

Сегодня специалисты советуют автоматизировать столь рутинные и сложные процессы. Существуют товароучетные сервисы, которые не только передают данные в ЕГАИС, но и интегрируются с бухгалтерскими программами. Установив соответствующие настройки, можно одновременно передавать данные о реализации алкоголя в государственную систему и бухучет, что очень удобно, экономит время и помогает избежать ошибок.

Если объяснить это на примере выше, то представим, что 300 мл виски были проданы как 6 порций по 50 мл. Каждая из них была проведена через кассу, при этом в ПО по бухгалтерии отразится 6 списаний по 50 мл виски. Если списание было проведено ошибочно, оформляется чек возврата с фиксацией данных все в той же программе бухучета – и это делает отчетность намного прозрачнее. Кроме того, информация о поставках алкоголя, выдаваемая в онлайн-режиме, также попадает в программу, и все движение хорошо отслеживается на балансовых счетах.

Заведения общественного питания также относятся к розничному сегменту рынка по реализации алкоголя. Однако в этом случае у процесса продаж есть свои особенности – от разрешения на продажу алкоголя круглосуточно до обязательств передавать клиенту алкоголь только во вскрытых бутылках. Нюансы есть и в плане ведения отчетности – когда акты на списание при продаже крепкого алкоголя и пива обязательно передаются в ЕГАИС.

Для упрощения работы с алкоголем в заведениях общепита, передачи данных в систему и ведения отчетности стоит использовать товароучетную программу, помогающую автоматизировать многие процессы – включая приход, сверку с ЕГАИС, передачу данных в ПО для бухучета и списание реализованной или утраченной по иным причинам продукции.