Онлайн-кассы для юридических лиц и ИП: особенности применения в 2022

Широкомасштабное внедрение онлайн-касс уже неоднократно признавалось полезным как для самого бизнеса, так и для его взаимодействия с органами Федеральной налоговой службы в России. Предприниматели, соблюдающие закон в отношении установки и применения ККТ, ведут свою деятельность в более комфортных условиях и в большинстве случаев застрахованы от проблем с налоговой. Тем не менее, важно постоянно следить за новостями, касающимися контрольно-кассовой техники, и своевременно реагировать на все изменения.

Онлайн-касса для ИП и юрлиц: что это

В соответствии с Федеральным законом №54-ФЗ, принятым 22 мая 2003 года, онлайн-касса представляет собой устройство для ведения расчетов с клиентами и учета всех проходящих через нее платежей, как наличных, так и безналичных расчетов, а также полностью соответствующее всем требованиям законодательства. Все онлайн-кассы обязательно вносят в реестр ФНС, в противном случае применять ее не разрешается.

Для передачи данных напрямую в налоговую техника оборудуется фискальным накопителем (ФН), модулем связи (Wi-Fi, 2G/3G/4G или Ethernet), обеспечивающим стабильное интернет-соединение, а в большинстве случаев и принтером чеков. ФН является обязательным элементом, поскольку именно он отвечает за сбор, шифрование и передачу электронных чеков и отчетов оператору фискальных данных, которые отправляет их в органы ФНС. Что касается чековых принтеров, то их нет разве что у автоматических устройств самообслуживания (АУС), к которым относят терминалы для оплаты услуг, вендинговые автоматы и т.д.

Изменения в правилах использования онлайн-касс в 2022 году

Коррективы для закона о применении ККТ были разработаны еще осенью прошлого года. В 2022 году предприниматели должны принять во внимание несколько весьма важных изменений.

Уточнение правил проверок онлайн-касс и объема учтенной выручки

Начиная с 1 марта 2022 года плановые проверки контрольно-кассовой техники отменены. Однако на полное освобождение от контрольных мероприятий рассчитывать не приходится: на основании Федерального закона № 170-ФЗ от 11 июня 2021 года налоговые органы могут организовывать их внепланово и не уведомляя об этом ни ИП, ни компании и предприятия. При этом проверка может проводиться как по месту ведения деятельности предпринимателем, так и по адресу установки онлайн-кассы, даже если там расположено жилое помещение.

Новые образцы заявлений на перерегистрацию, регистрацию и снятия с учета контрольно-кассовой техники в ФНС

На основании приказа Федеральной налоговой службы России № ЕД-7-20/799 от 08 сентября 2021 года с 1 марта 2022 года необходимо указывать применение ККТ для продажи маркированных товаров. Дополнения внесены в раздел два, где теперь присутствует строка 120.

Кроме того, предприниматели обязаны вносить реквизиты ОГРН/ОГРНИП, ИНН и КПП на каждую страницу заявления при снятии контрольно-кассовой техники с налогового учета. При этом обособленные подразделения фирм должны указывать в документе свои КПП. В то же время теперь у юрлиц и ИП нет обязательств о постановке печати в заявлениях – в новых формах для них просто нет места.

В соответствии с приказом, обновленные формы остаются действительными до 1 марта 2028 года.

Новые формы заявлений о соответствии модели кассы и фискального накопителя требованиям законодательства

Особенности новых форм регламентируются приказом ФНС ЕД-7-20/800 от 8 сентября 2021 года. В соответствии с документом изменения также вступают в силу с 1 марта 2022 года.

Послабления в оформлении кассовых чеков при доставке

С 20 апреля 2022 года вступает в силу постановление Правительства РФ №1139 от 8 июля 2021 года. На основании постановления в чеках разрешено не указывать код маркированного товара в следующих случаях:

• дистанционные продажи и продажи по образцам;
• торговля через курьерские или почтовые службы, в том числе располагающие пунктами временного хранения и выдачи товаров (постаматами);
• продажи через вендинговые аппараты.

Переход на новый формат фискальных данных

В соответствии с письмом Федеральной налоговой службы России № ПА-4-20/15207 от 28 октября 2021 года все ИП и юрлица должны были перейти на формат фискальных данных версии 1.2 (ФФД 1.2) еще до 1 февраля 2022 года. Тому, кто не успел это сделать, придется регистрировать кассу в налоговой службе заново.

Обновление перечня документов для размещения в ЛК контрольно-кассовой техники

Правила пользования личным кабинетом изменились так же, как порядок доступа к нему предпринимателей и компаний. Все подробности отражены в приказе ФНС № ЕД-7-20/798 от 8 сентября 2021 года.

Изменение сроков подачи отчета о регистрации кассы

Теперь отчет о регистрации онлайн-кассы через личный кабинет на сайте ФНС необходимо подавать не позднее одного рабочего дня после присвоения устройству регистрационного номера. Новые сроки установлены приказом ФНС № ЕД-7-20/673 от 19 июля 2021 года, вступившим в силу 1 марта 2022 года.

Принцип работы онлайн-касс в 2022 году

В особенностях работы контрольно-кассовой техники как таковой ничего не изменилось. Владелец по-прежнему должен приобрести ККТ, установить фискальный накопитель, зарегистрировать оборудование в ФНС и подключить к интернету. Далее все происходит по привычной схеме:

• Клиент оплачивает покупку через кассу. Кассир проводит данные о транзакции через кассу и выдает чек.
• Данные о платеже шифруются в фискальном накопителе и сохраняются в памяти онлайн-кассы.
• Техника посредством накопителя отправляет сведения оператору фискальных данных, который обязан передать их в налоговые органы по запросу.

Сегодня продавец по-прежнему обязан выдавать покупателю бумажные чеки, однако наряду с этим все больше растет популярность электронных документов, которые отправляют на мобильный телефон или электронную почту. Цифровой чек имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, и может быть предъявлен для возврата или обмена товара.

Даже если при проведении платежной операции соединение с интернетом будет утеряно кассой, данные сохранятся в фискальном накопителе и будут отправлены ОФД сразу же при восстановлении сигнала. Однако при отсутствии связи с интернетом свыше 30 дней ФН будет автоматически блокирован, и использовать кассу для проведения платежей будет нельзя.

Особенности применения ККТ в 2022 году

ИП и юрлица, занимающиеся продажей товаров и услуг, по-прежнему обязаны использовать ККТ при расчетах с физическими лицами – как наличных, так и безналичных. Исключение составляют торговые точки, расположенные в отдаленной местности, где невозможно обеспечить стабильное или же вообще какое-либо интернет-соединение.

В этом случае кассы используют в автономном режиме без передачи данных в ОФД в соответствии с пунктом 7 статьи 2 ФЗ №54. На основании приказа Министерства цифрового развития №616 от 5 декабря 2016 года такое допустимо на территориях, где проживает менее 10 тысяч человек. Перечень населенных пунктов, как правило, публикуют региональные администрации на своих сайтах.

Кроме того, работа кассы в автономном режиме разрешена юрлицам и ИП, которые ведут деятельность на объектах военной инфраструктуры, государственной охраны, ФСБ и внешней разведки. Однако в соответствии со статье 4.7 ФЗ №54 они все же обязаны выдавать бланки строгой отчетности по требованию покупателей.

Кому разрешено работать без онлайн-кассы в 2022 году

Контрольно-кассовую технику с ФН для передачи данных в онлайн-формате разрешено не использовать кредитным организациям и продавцам ценных бумаг, сдающим свое жилье в аренду и самозанятым, а также при продажах:

• газет, журналов и иной печатной продукции в киосках, если ее доля в ассортименте составляет не менее 50%;
• мороженого, молока, прохладительных напитков и питьевой воды в розлив;
• живой рыбы, растительного масла, овощей в развал;
• керосина из автоцистерн;
• товаров в разнос (за исключением продукции с маркировкой DataMatrix);
• продуктов и товаров на ярмарках, розничных рынках, выставочных комплексах (за исключением непродовольственных товаров, включенных в список Распоряжения Правительства РФ №698-р от 14 апреля 2017 года);
• изделий художественных народных промыслов.

Подробный перечень продукции, продажа которой разрешена без онлайн-кассы, приведен в статье 2 Федерального закона №54-ФЗ.

В некоторых случаях работать без онлайн-кассы разрешено ИП и юрлицам, оказывающим следующие услуги:

• ремонт обуви, изготовление ключей и иной металлической галантереи;
• прием стеклотары и утильсырья (исключение – драгметаллы, драгоценные камни, металлолом);
• сиделки и патронажные сестры;
• обеспечение питанием учащихся и сотрудников в образовательных учреждениях;
• носильщики багажа на вокзалах, аэропортах, морских и речных портах;
• распилка дров, вспашка огородов.

Что касается организаций, то от применения ККТ освобождаются:

• аптеки при фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах (ФАП), амбулаториях и центрах общей врачебной практики в сельской местности;
• страховые агенты;
• религиозные организации;
• компании и ИП, ведущие расчеты по безналу без предъявления электронных средств платежа;
• государственные и муниципальные библиотеки;
• предприниматели, реализующие продажу билетов и абонементов в муниципальные и государственные театры.

Расчеты без применения онлайн-касс возможны:

• для ТСЖ и иных жилищных, строительных и специализированных кооперативов, в том числе при приеме платы за ЖКУ;
• для образовательных организаций, оказывающих услуги в рамках своей сферы деятельности;
• для физкультурно-спортивных учреждений при оказании услуг в сфере спорта и физической культуры;
• для дворов культуры, народного творчества, центров культурного развития, клубов по интересам.

Кроме того, разрешены расчеты без кассы за услуги по эксплуатации парковок на автомобильных дорогах общего пользования местного и регионального значения. Допустима и оплата за пользование земельными участками, находящимися в собственности муниципальных образований субъектов РФ – при условии, что все полученные средства будут перечислены на расчетный счет в территориальном органе Федерального казначейства в течение 5 рабочих дней после их передачи.

Нарушения применения контрольно-кассовой техники: ответственность и штрафы

Привлечение к ответственности за нарушение кассовой дисциплины регламентируется статьей 14.5 КоАП РФ. В соответствии с ней за работу без кассы соответствующего образца предусмотрены штрафы в следующем размере:

• для должностных лиц – 25-50% от суммы расчетов вне кассы, но не менее 10 тысяч рублей;
• для компаний – 75-100% от нелегальных внекассовых доходов, но не менее 30 тысяч рублей.

В случае повторно выявленного нарушения, а также при сумме нелегальных расчетов свыше 1 миллиона рублей применяются более жесткие меры воздействия:

• дисквалификация сотрудников на срок 1-2 года;
• приостановка деятельности ИП или компании на срок до 90 суток.

Если предприниматель использует онлайн-кассу, не соответствующую требованиям ФЗ №54, с него будет взыскан штраф в размере 1,5-3 тысячи рублей (с организации – 5-10 тысяч рублей). В случае невыдачи чека покупателю, как бумажного, так и электронного, штраф составит:

• 2 тысячи рублей – для сотрудника;
• 10 тысяч рублей – для компании или предпринимателя.

В некоторых случаях представители налоговой могут ограничиться предупреждением, однако на это могут рассчитывать разве что представители малого бизнеса и некоммерческих организаций.

Можно ли избежать штрафов за нарушения при работе с ККТ

Если по каким-либо причинам онлайн-касса использовалась с нарушениями или не использовалась вообще, предотвратить привлечение к административной ответственности все-таки можно. Для этого необходимо самостоятельно уведомить налоговую службу об уклонении от кассовой дисциплины и приложить к уведомлению чек коррекции на сумму платежей, не прошедших через кассу.

Если налогоплательщик предоставил все необходимые данные в полном объеме и сделал это раньше, чем нарушения выявили инспекторы ФНС, административная ответственность к нему не применяется.

В 2022 году онлайн-кассы продолжают активно применяться в большинстве сфер торговли и оказания услуг. Знание актуальных нормативных актов и отслеживание текущих изменений позволит применять ККТ и взаимодействовать с налоговой службой в комфортном режиме и с пользой для себя.